Tradicionalmente, las empresas han estado obsesionadas con el objetivo de ofrecer un servicio de alto valor a sus clientes y han volcado prácticamente todo su esfuerzo en mejorar la calidad de sus productos y servicios. Esto las ha llevado a reforzar todas las áreas de las que se derivaba un contacto directo con el ámbito exterior de la empresa, aquel que tenía que ver con la esfera de los clientes, dejando quizás en un segundo plano aquellos procesos de índole administrativa a los que se suponía una menor contribución al objeto empresarial.

Sin embargo, el proceso de digitalización que están experimentando las empresas, favorecido por el desarrollo de herramientas tecnológicas de última generación, ha hecho posible que determinadas áreas “grises” de las organizaciones, como podría considerarse a los servicios administrativos encargados de la gestión de pedidos y de la facturación, se hayan convertido en auténticos nichos de oportunidad para reducir costes en las organizaciones y abaratar su financiación mediante una mejora del flujo de caja. 

Ayuda a generar ahorros de entre el 30 y el 40% en las actividades administrativas

Automatización

Dentro de este contexto, la automatización representa un papel crucial a la hora de mejorar la competitividad de las empresas mediante la introducción de innovaciones en sus procesos. La gestión automatizada de facturas evita duplicidades en el trabajo, evita errores de ejecución, aporta un completo control al proceso, genera gráficos y analíticas y dota de completa visibilidad a los flujos de entrada y salida de dinero.

La propuesta de Techedge en este sentido se desarrolla en torno B+ supplierPortal, un portal de facturas y proveedores completamente integrado con SAP, y que forma parte de la familia de aplicaciones B+.

Si hubiera que subrayar tres beneficios fundamentales de esta solución, serían la gestión de pedidos y facturas, la habilitación de un canal profesional y automatizado de comunicación con los proveedores, así como un ahorro sustancial de los costes administrativos. Ventajas todas ellas que redundan en la posibilidad de agilizar los procesos con toda la órbita de empresas colaboradoras de una organización, mejorando al tiempo la relación con todas ellas.

Pero, además de esto, es posible generar importantes ahorros de costes en las tareas relacionadas con la gestión de estos procesos. A este respecto, resulta interesante reseñar que las empresas pueden lograr ahorros en sus actividades administrativas que pueden oscilar entre el 30% y el 40%, dependiendo del tamaño de empresa y de la estructura que tuviese dedicada a estas tareas.

Integración con SAP

Asimismo, desde el punto de vista técnico, resulta relevante indicar que esta solución se integra completamente con los sistemas de gestión de SAP. Esta característica deriva en la posibilidad de que la información generada por esta área esté a disposición de los responsables de la empresa, pase a formar parte del cuerpo de datos que se necesitan para tener una visión de 360º sobre la organización y, por tanto, la complemente en el proceso de toma de decisiones de forma fundamentada.

Por su parte, los proveedores de la compañía disponen de un canal web donde gestionar sus datos maestros y poder acceder a un flujo de información que resulta relevante para la gestión del propio negocio. Por ejemplo, les ofrece la posibilidad de visualizar las facturas expedidas y el estado dentro del proceso de gestión, conocer los plazos previstos para el cobro, así como el número y naturaleza de los pedidos abiertos con un cliente. Estos son aspectos fundamentales para mejorar el control administrativo y planificar la gestión financiera de la empresa.

Otras características que podemos reseñar del portal de gestión de facturas y pedidos B+ en cuanto al uso e implementación son:

Puede ser “consumido” en modo servicio a través de un modelo cloud, o bien a través de la fórmula on-premise, incorporando la propia herramienta al sistema de gestión de la compañía.

El plazo de implementación oscila entre uno y tres meses, dependiendo de la carga administrativa de la empresa en cuestión y de la mayor o menor disponibilidad que se tenga de los datos maestros.

Por otra parte, ha sido desarrollado sobre HTML5, que se ha convertido en el estándar usado para estructurar y presentar contenidos para los proyectos más innovadores en la web. Esto le permite ofrecer múltiples posibilidades desde el punto de vista del usuario, empleando muy pocos recursos, y le confiere una gran agilidad y enorme sencillez de operación.

La información sobre pedidos y facturas complementa la visión 360º sobre la empresa

Funcionalidades

En la actualidad, B+ supplierPortal incorpora aquellas funcionalidades administrativas que son más demandadas por los clientes. En cualquier caso, cada tres meses,
Techedge incorpora nuevas funcionalidades a B+ supplierPortal, que responden a nuevas necesidades identificadas por los propios clientes o a la monitorización sistemática que la compañía realiza sobre todos sus productos. De hecho, se considera que un 70% de estas mejoras tienen su origen en la propia información que proporcionan los usuarios, mientras que el 30% restante corresponde al proceso de innovación y mejora continua que introduce Techedge en todos sus desarrollos.

Actualmente, se está trabajando en una nueva aplicación que va a favorecer el proceso de gestión y homologación de proveedores. Se trata de una plataforma automatizada que facilitará la presentación de documentos acreditativos, la aplicación de la normativa de calificación y el proceso de flujo interno dentro del cliente. Además, permite también generar un modelo de análisis de riesgo que resulta clave para la selección de proveedores.

Se calcula que esta nueva aplicación estará en el mercado en septiembre de 2016.