Principios #DataFirst por diseño

La necesaria aceleración de los procesos de transformación digital está empujando a los departamentos de TI a ejecutar múltiples iniciativas, haciendo que la estrategia data driven pase del ámbito teórico a convertirse en una de las prioridades de la compañía.

Sin embargo, una encuesta a los miembros del Club CDO muestra que solo el 15% de las empresas cuenta con un programa para abordar el gobierno y la gestión del dato en las iniciativas tecnológicas, y solo el 6% lleva a cabo este programa en todas las nuevas iniciativas.

Los responsables en este ámbito tienen que esforzarse aún más a la hora de vender internamente el valor de negocio que puede aportar una gestión eficiente de los datos.

Datos e iniciativas tecnológicas

No gestionar de forma eficiente los datos puede derivar en costes económicos y redundar en falta de capacidad competitiva o pérdida de oportunidades de negocio que podrían surgir a partir de la monetización de los datos.

Es muy importante que las áreas de TI tomen un rol más relevante en la estrategia data driven de la compañía

En cada iniciativa tecnológica, desde su conceptualización, se le debería conceder al dato la relevancia que merece. De lo contrario se pueden dar situaciones como, por ejemplo, que en el formulario de registro de un potencial cliente no se haya validado el correo electrónico y que, por un error al introducir esta información, no le estén llegando las notificaciones o las campañas comerciales; o que no se haya incluido un proceso de calidad de las direcciones postales y no le estén llegando los pedidos; o que, en un intento de no aburrir a los clientes solicitando más datos de los estrictamente necesarios, no se les pueda aplicar hiperpersonalización en un proceso de segmentación posterior.

Es por esto por lo que resulta esencial que las áreas de TI asuman un rol más relevante en la estrategia data driven de la compañía, para dejar de centrarse en las aplicaciones y enfocarse más en los datos. Aquí es donde cobran especial importancia los principios #DataFirst por diseño, cuyo objetivo es generar una función dentro de la compañía que garantice que los datos se gestionan adecuadamente desde la conceptualización de cada iniciativa tecnológica.

Principios #DataFirst por diseño

Los principios #DataFirst por diseño son las pautas que se deben seguir en el momento en el que se genera una iniciativa para garantizar una cultura centrada en los datos. Este enfoque está basado en cinco grandes categorías (ver Figura):

• Estrategia. Se centra en la identificación de los datos y en la monitorización del valor que aportan a cada iniciativa de negocio.
• Gestión del dato. Consiste en la definición de las acciones para la correcta gestión de los datos (ciclo de vida, catálogo, metadatado, trazabilidad, tratamiento de duplicidades, determinación de fuentes reputadas y de propietarios).
• Calidad. Implementación de reglas y políticas para asegurar la calidad de los datos.
• Acceso y uso. Establecer estándares para el uso de los datos (acceso, disponibilidad, explotación, visualización y clasificación).
• Seguridad y protección. Garantizar la seguridad (políticas específicas de acceso a los datos) y la protección de los datos personales, así como las de su uso y procesamiento.

Factores de éxito

La incorporación de este enfoque supone un cambio metodológico y cultural dentro de las organizaciones, por lo que no tendría sentido hacer un big bang y aplicarlo a todos los proyectos desde el comienzo. Además, incorporar más burocracia puede suponer una barrera adicional.

De este modo, uno de los factores críticos para el éxito de este enfoque sería empezar por un caso de uso que sea relevante para el negocio, y con un patrocinio suficiente para que tenga la visibilidad necesaria. Existen varios colectivos dentro de las organizaciones en los que es esencial generar confianza y a los que se les debe garantizar que se crea valor:

• Alta dirección. Patrocinador principal de la transformación digital y de cada una de las iniciativas tecnológicas.
• Directores y gerentes. Responsables de la ejecución de las iniciativas. Es tan importante convencer a este colectivo como a la alta dirección. Si ven los principios #DataFirst solo como burocracia adicional, habremos fracasado en lo que debería ser uno de los pasos principales de instaurar una cultura centrada en el dato.
• La propia función de TI. Son los catalizadores de la transformación. Las empresas están impulsando muchas iniciativas que les permitan volver a los niveles de productividad prepandemia. Sin embargo, los presupuestos no crecen proporcionalmente, lo que deriva en que la capacidad de los equipos de TI esté al límite.

Además, es importante trazar una estrategia centrada en aportar valor a los tres colectivos antes mencionados. Un valor que habrá que monitorizar a lo largo de todo el ciclo de vida.

Por otra parte, la incorporación de perfiles profesionales especializados en datos debe tener en cuenta la conceptualización de la iniciativa tecnológica, lo que incluye un punto de vista relacionado con el negocio. Es por ello por lo que cobra especial importancia incorporar los perfiles denominados data champion, que inspiren al resto a enfocarse en la gestión y el diseño de los datos necesarios, a verificarlos e incorporarlos a sus conversaciones. Por ejemplo, en una reunión de equipo, un data champion podría cuestionar decisiones de diseño o de negocio que no sean compatibles, o hacer ver riesgos que no hayan sido tenidos en cuenta.

La incorporación de profesionales especializados en datos debe tener en cuenta la conceptualización de la iniciativa tecnológica

En cuanto a esta primera iniciativa, es importante trabajar en la incorporación de los cinco principios de #DataFirst por diseño, poniendo el foco en el primero de ellos, la estrategia, que es el que va a permitir establecer KPI al valor que aportan los datos desde la definición de la iniciativa.

A continuación, tras probar el éxito de esta primera iniciativa, se podría escalar al resto de las iniciativas tecnológicas, teniendo en cuento los siguientes aspectos:

• Priorizando las iniciativas a partir del análisis del coste frente al valor que aporta incorporar el enfoque #DataFirst. Con el tiempo, debería convertirse en algo intrínseco a cualquier iniciativa tecnológica.
• Definiendo y publicando estándares sobre los datos que permitan incorporar las experiencias previas.
• Además, es importante tener en cuenta que la implantación de #DataFirst por diseño va a conllevar un proceso de gestión del cambio, lo que implica tener que definir e implantar un programa de transformación cultural.

En definitiva, la incorporación de principios #DataFirst por diseño, desde la conceptualización de cualquier iniciativa tecnológica, permitirá acelerar el proceso de implantación de una cultura data driven dentro de las organizaciones.