Cuando en 1946, Soichiro Honda comenzó a construir bicicletas motorizadas en una pequeña cabaña, pocos podían pensar que, décadas más tarde, Honda Motor Co. Ltd. emplearía a más de 170.000 trabajadores a nivel mundial y sería una multinacional pionera en el campo de las tecnologías de la información (TI). Prueba de ello es que Honda Motor Europe (North) GmbH gestiona desde Alemania los sistemas SAP de todas las sociedades de Honda conectadas.

Este SAP Customer Competence Center de Honda Motor Europe (North) GmbH se enfrentaba a numerosos problemas, ya que tenía que enviar varios miles de faxes diariamente desde los diferentes sistemas SAP de Honda, ya que este es el sistema que se utilizaba para asegurar que los concesionarios recibieran los avisos de cargo a tiempo y, al mismo tiempo, que las distintas posiciones les llegaran desglosadas.

Además, según los análisis previos, pudimos comprobar que en horas punta, los servidores de fax que se utilizaban se sobrecargaban con frecuencia y se producían largos períodos de espera.

Comunicación con concesionarios

El envío puntual de los documentos en la comunicación con los concesionarios es un elemento de vital importancia para Honda y por ello era necesario buscar una solución. Al mismo tiempo había que mejorar los costes. En este sentido se hacía necesario tener en cuenta que los avisos a todas las sucursales europeas se enviaban a través de la red telefónica pública alemana, por lo que no había posibilidad de reducir los costes de transmisión internacional con un LCR (least cost routing).

Honda quería, además, estar preparado para eventuales cambios en la norma jurídica sobre el envío de correspondencia comercial vinculante, particularmente en el caso de permitirse, en algún momento, el envío de avisos de cargo vía correo electrónico.

La instalación de servidores de fax dedicados no era la solución, ya que hubiera significado que, si era necesario realizar un cambio posterior hacia el correo electrónico, resultarían innecesarios. La flexibilidad requerida solo puede obtenerse con un servicio de fax gestionado que, al mismo tiempo, permita ayudar a reducir costes y esfuerzos administrativos.

Por estos motivos, Honda optó por el servicio de Retarus Faxolution for SAP, que cuenta con interfaz certificada por SAP y que permite los envíos en modo batch incluyendo una respuesta inmediata sobre el estado del envío en el sistema SAP. Esto resulta especialmente importante en el caso de una externalización de componentes de la comunicación empresarial que sean críticos para el negocio.

Desafíos especiales

Con el fin de cumplir los elevados requisitos de seguridad de Honda, Retarus configuró, en colaboración con los técnicos de Honda, el cortafuegos, el router y una VPN (virtual private network). Tras una fase de prueba de 30 días, en que la configuración garantizó los niveles de seguridad y fiabilidad requeridos, el servicio se implementó en todas las sucursales europeas.

Otro elemento que me gustaría destacar del proyecto es que los documentos generados en las sucursales europeas de Honda se transmiten electrónicamente a los centros de datos redundantes de Retarus. De esta forma, gracias a la tecnología NeverBusy de Retarus y a un carrier-management altamente eficaz, no se generan cuellos de botella, ni siquiera en el caso de tener que procesarse varios miles de documentos a la vez. La entrega correcta de los documentos se confirma automáticamente al sistema SAP de Honda.

La infraestructura que alberga este servicio posibilita una entrega rápida y sin errores, y cuenta con:

• Seis centros de datos a nivel mundial.
• Infraestructura de diseño redundante con sincronización en tiempo real.
• Gestión activa de líneas y proveedores para máximos niveles de disponibilidad y seguridad transaccional.
• Capacity on demand. Sin problemas de sobrecarga en momentos pico en envíos transaccionales o campañas de fax.
• Tecnología NeverBusy que garantiza tasas de entrega de hasta el 99,9%.
• Algoritmos inteligentes de reintentos.

Múltiples beneficios

La implantación del proyecto fue todo un éxito. Se puso a disposición de Honda un sencillo modelo de costes de modo que, aparte de la tarifa básica del servicio, se facturan solo las páginas de fax que se han enviado con éxito.

Además, a través de un informe mensual se adjudican los costes operacionales a las respectivas organizaciones de cada país.

En este sentido, el portal de los Enterprise Administration Services (EAS) de Retarus ofrece amplias funciones de análisis con evaluaciones detalladas de todos los servicios de comunicación que se prestan. Esta herramienta permite conocer la cantidad exacta de documentos enviados por el sistema y saber si fueron entregados correctamente a través de su sistema de monitorización en tiempo real, las estadísticas de envíos diariamente actualizadas o los resúmenes mensuales de todas las conexiones realizadas.

Con todo ello, se consiguió que Honda no necesitara de hardware adicional ni se generaran costes de mantenimiento y administración. En este sentido, es importante destacar que Retarus Faxolution for SAP es libremente escalable, de modo que si se generan volúmenes adicionales de trabajo, se gestionan sin problema alguno.

Otro de los puntos que se ha de tener en cuenta es que Retarus Faxolution for SAP es el único servicio de fax a nivel mundial certificado por SAP como Unicode ready desde el año 2001. Documentos empresariales redactados en los más diversos juegos de caracteres pueden enviarse y recibirse directamente en los sistemas SAP, integrándolos de forma sencilla en los procesos empresariales internacionales.

Para Honda esta característica significaba una simplificación del intercambio de datos internacional, así como una presentación uniforme de documentos y textos en todos los idiomas. Sin duda, se trata de algo de enorme valor para Honda y para otras muchas grandes empresas de todo el mundo.

Por último, podemos asegurar que, dado que para Honda es absolutamente crucial poder enviar sus documentos de fax sin problema alguno, al utilizar Retarus Faxolution for SAP la carga de trabajo del departamento informático se redujo de forma evidente.