Por su complejidad y dimensiones, la Administración Pública tiende a caminar varios pasos por detrás del sector privado en cuanto a modernización tecnológica. Ahora, gracias a tecnologías como la automatización y el low-code, esta distancia se ha reducido.
Aunque el sector público en España ha avanzado mucho en materia de transformación digital, no es menos cierto que todavía resta mucho camino por recorrer. Nuestro país entra este año en la recta final de su Plan de Digitalización de las Administraciones Públicas 2021-2025.
Además, a finales del año pasado, el Consejo de Ministros aprobó la creación de la Agencia Estatal de Administración Digital (AEAD), que viene a sustituir a la Secretaría General de Administración Digital. Su principal cometido es impulsar la transformación digital de las Administraciones Públicas (AAPP) en España, coordinando las TIC y mejorando la ciberseguridad.
Tal y como indica la propia AEAD, entre los desafíos que tiene ante sí se encuentra la transformación hacia una Administración basada en datos que esté plenamente preparada para aprovechar todo el potencial de la inteligencia artificial (IA), utilizando y reutilizando eficientemente la información.
Uno de los últimos informes que abordan esta cuestión es el de Amazon Web Services (AWS), NTT DATA, Genesys y Salesforce, titulado La digitalización al servicio de la ciudadanía. Entre los principales desafíos que se destacan, además de la adopción de la IA, se encuentra la necesidad de avanzar en la gestión del dato y su seguridad, así como en la interoperabilidad de los sistemas que facilite la integración y colaboración entre diferentes plataformas y bases de datos, más aún cuando en un mismo proceso intervienen diferentes AAPP.
Low-code para reducir la deuda técnica
El sector privado ha elevado extraordinariamente el nivel de la experiencia del cliente, mejorando los niveles de rapidez y transparencia prácticamente en tiempo real. Como es natural, en la misma proporción han crecido las expectativas y exigencias del ciudadano en lo que a su experiencia digital con la Administración se refiere.
Sin embargo, el sector público continúa anclado a sistemas y procesos obsoletos. Esto no solo tiene un impacto negativo en la eficiencia y calidad del servicio que se presta a la ciudadanía, sino que puede suponer riesgos para la ciberseguridad.
Aunque algunos organismos públicos —como la Agencia Tributaria o la Tesorería de la Seguridad Social— han sabido modernizar sus sistemas, otros se ven ahora penalizados con procesos personalizados o flujos de trabajo predefinidos que no les permiten adaptarse a los nuevos requisitos a medida que cambian las necesidades organizacionales. En los niveles autonómicos y, sobre todo, en el ámbito municipal, esta realidad se hace todavía más patente.
La plataforma de Appian permite implementar rápidamente aplicaciones que aborden sus requisitos específicos e integrarlas con sus sistemas heredados
En su análisis de 2024 sobre las principales tendencias tecnológicas para el sector público, Gartner ya avanzaba que cada vez más las AAPP están apostando por soluciones basadas en plataformas, con un marcado protagonismo de la nube y las aplicaciones de low-code. Gracias a ello, están consiguiendo superar las limitaciones que plantean los sistemas heredados o legacy, adaptándose a las demandas de servicio de los ciudadanos.
Por otra parte, esta tecnología reporta un mayor control de costes y una generación de valor mucho más rápida. Según Gartner, más del 60% de los organismos públicos priorizarán la inversión en la automatización de procesos para 2026, frente al 35% en 2022.
Simplicidad reutilizable
Así pues, la solución pasa por acometer una modernización que contemple capacidades de acceso e intercambio de datos sin fisuras, rompiendo los silos de información con aplicaciones sencillas de utilizar para ir adaptándose a los requerimientos que vayan surgiendo y escalar. Plataformas como la de Appian, basada en low-code, simplifican esta modernización al proporcionar niveles de automatización de procesos manuales que disparan la eficiencia.
La plataforma de Appian permite que las AAPP puedan implementar rápidamente aplicaciones que aborden sus requisitos específicos e integrarlas con sus sistemas heredados. La tecnología low-code¸ que no requiere conocimientos de programación, descarga de trabajo a los departamentos de TI y permite que participen más estrechamente quienes conocen mejor los procesos objeto de automatización, por formar estos parte de su día a día. Todo ello puede desarrollarse mientras se implementan iniciativas de modernización de mayor envergadura, con la consiguiente reducción de la deuda técnica.
Otra de las grandes ventajas de esta tecnología es la oportunidad de disponer de aplicaciones y componentes reutilizables, lo que allana el camino para que los nuevos desarrollos se adapten rápidamente a necesidades cambiantes. No solo eso, también es posible almacenar y gestionar las mismas reglas de negocio y modelos de procesos en Appian para reutilizarlos en otros sistemas legacy.
La última versión de la plataforma incorpora novedades tales como Appian Autoscale y análisis mejorados con IA, que permiten gestionar seis millones de procesos por hora, es decir, multiplica por diez la capacidad de la versión anterior. Al contar con IA y búsqueda semántica, la plataforma detecta y consolida automáticamente tablas de varias páginas, agilizando la extracción de datos automática sin intervención manual. Implementable on-premise, en entornos cloud o híbridos, la plataforma de Appian abre la puerta a la automatización inteligente a Administraciones de cualquier tamaño.
Caso práctico
La experiencia de Appian en este tipo de proyectos es tal que está participando activamente en el proceso de modernización TI que está llevando a cabo un departamento tan crítico en EEUU como el de Defensa (DoD), así como sus agencias asociadas.
Cuando Appian comenzó a trabajar con el DoD, una de las prioridades era poner a su disposición una plataforma low-code flexible con la que crear los flujos de trabajo y las automatizaciones de procesos que mejor se adaptaran a sus requisitos, sin atarse a estructuras de procesos predefinidas y codificadas. Este planteamiento incluía, además, una democratización de los datos tal que permitiera acceder a ellos desde distintas fuentes sin necesidad de moverlos.
La última versión de la plataforma incorpora novedades tales como Appian Autoscale y análisis mejorados con IA
Entre los casos prácticos del trabajo llevado a cabo por Appian para el DoD destaca cómo reemplazó siete sistemas de redacción de contratos distintos en el Programa de Tecnología de la Información y Contratación (CON-IT) de la Fuerza Aérea, o el Proyecto de Modernización de Datos Técnicos (TDM) – CATALYST del Cuerpo de Marines (USMC).
En este último proyecto, en tal solo dieciocho meses, Appian desarrolló en su plataforma una aplicación capaz de gestionar y automatizar todo el ciclo de vida de los sistemas y equipos de armas del USMC, reemplazando un sistema de TI externo y cinco internos independientes.
El nuevo sistema CATALYST, con base de datos en la nube, ha aumentado la eficiencia significativamente al reducir el tiempo dedicado a la catalogación y el aprovisionamiento, lo que repercute de forma notable en el campo de batalla. Para muestra un botón: si antes era necesario actualizar hasta doce sistemas distintos e invertir cerca de 6-8 meses para validar los números de existencias, ahora es posible consolidar todos los datos en una única vista, proceso que se puede completar en 24-48 horas, y, además, sin los riesgos de extravíos o errores que se producían antes.
