Bajo el título Gestión del momento, gestión del talento, el pasado 6 de noviembre se celebró —en las oficinas de NTT DATA en Madrid— una interesante jornada que reunió a más de medio centenar de profesionales representando a cerca de una veintena de empresas. El interés alrededor de la digitalización de la gestión de recursos humanos —y más específicamente en torno a cuestiones como la gestión del talento o de la nómina— se dejó notar a lo largo de toda la jornada.
“SAP on-premise era una gran solución para los noventa, pero las necesidades del mercado nos imponen un paradigma diferente”
De hecho, según dato aportados por la propia SAP, una buena cantidad de la base instalada aún no ha migrado a SAP SuccessFactors, a pesar de que en 2027 terminará el período de mantenimiento y soporte de Business Suite 7, R/3 y ECC.
Desde el punto de vista de Pablo Zendrera, Business Development director para EMEA en SAP SuccessFactors, ya no se trata solo de una cuestión de discontinuidad, sino de innovación. “SAP on-premise era una gran solución para los noventa”, apuntó, “pero las necesidades del mercado nos imponen un paradigma diferente”.
Zendrera explicó que las evoluciones tecnológicas que se han ido sucediendo desde entonces han facilitado que SAP desarrolle una solución que responde mejor a las expectativas que tienen las organizaciones en general y los usuarios en particular.
Uno de los problemas que se derivan de las soluciones on-premise es que, según indicó el responsable de SAP, “no permiten entregar innovación a una velocidad no ya suficiente, sino tolerable por nuestros clientes”. Plantear actualizaciones, como sucede con las soluciones cloud, dos o más veces al año es, sencillamente, imposible en los desarrollos on-premise que, además, pierden el tren de innovaciones como la inteligencia artificial (IA) que aporta SAP Joule.
Para Vanessa Solana, Head of ES HXM en NTT DATA Spain, “el momento sí importa”, apostando por acometer la migración a SuccessFactors cuanto antes para no perder ese tren de la innovación.
De hecho, según los datos de una encuesta a nivel de España, las prioridades estratégicas de los C-levels para este año son avanzar en la transformación digital, el desarrollo de talento (upskilling y reskillng), mitigar los efectos de la inflación e impulsar la sostenibilidad y las cuestiones relacionadas con ESG.
Es más, según Vanessa Solana, las prioridades de inversión en el año 2024 se centran en el binomio digitalización y talento, teniendo además en cuenta que tecnologías como la IA generativa está precisando de nuevas competencias y capacidades.
La importancia de partner experto
En este escenario, la mala noticia es la necesidad de la migración de un entorno tan crítico como es el de RRHH; la buena es que ya hay más de mil empresas, españolas o extranjeras, que gestionan sus empleados en España con SAP SuccessFactors, lo que evidencia que no resulta un proceso tan traumático ni complejo. Tal y como quedó patente a lo largo de la mañana, uno de los factores decisivos que favorecen esta migración es el papel que juega el partner que acompaña en este viaje.
David Lancharro, manager en NTT DATA, indicó que su acompañamiento se extiende a lo largo de todo el proyecto. De hecho, en buena parte de las migraciones de sistema core de RRHH (Administración de Persona, Nómina, Evaluación del Tiempo y Gestión de Viaje), NTT DATA permanecen, porque es un proceso en evolución continua.
Tal y como se detalló durante el evento, la experiencia de NTT DATA en este tipo de proyectos le ha llevado a complementar las herramientas que facilita SAP (SAP ROI Calculator, Readiness Check…) con otras propias como Allabory (ver Cuadro).
Según apuntó Vanessa Solana “SAP SuccessFactors es el único ERP ahora mismo en España que hace el end-to-end del ciclo de vida del empleado, incluyendo el core (recruiting, onboarding, nómina…), en su propia plataforma”.
En este sentido, la propuesta de NTT DATA se agrupa en cuatro áreas de conocimiento para poder dar esa cobertura transversal y hacer que la tecnología esté al servicio del proceso:
- HCM Strategy. Análisis previo del escenario y roadmap de sistemas para ayudar a las empresas a abordar estos procesos de migración desde una perspectiva técnica.
- Talent Management. Es la parte más soft, donde se gestiona todo el ciclo de vida del empleado, desde el onboarding hasta el recruiting, incluyendo aspectos como la formación, performance & goals o talent analytics.
- CORE HR. En este apartado se tratan temas relacionados con administración de personal, nómina, evaluación de tiempos o incluso travel management.
- Experience Management. Incluye programas de voz del empleado o del cliente que abordan este aspecto de una forma holística.
El objetivo, según Vanessa Solana, es poner a la tecnología al servicio del proceso, reimaginar el área de HCM (human capital management) e ir hacia una solución de recursos humanos que proponga una escalabilidad global a través de un ecosistema robusto y flexible, que permita llevar la conectividad más allá del área de gestión de personas y facilite la integración de las nuevas capacidades relacionadas con la inteligencia artificial.
SAP SuccessFactors en MASORANGE
Uno de los momentos más interesantes de la jornada fue la mesa redonda en la que participaron dos empresas que ya han apostado por SAP SuccessFactors Employee Central Payroll. Por un lado, el operador MASORANGE, cuyo proceso de migración ya ha culminado consolidando los diferentes sistemas de RRHH de sus últimas adquisiciones (incluido Meta4 con el que trabajaba Grupo Euskaltel); y, por otro, el fabricante de piezas para vehículos Gestamp, que cuenta con un escenario especialmente complejo debido a presencia en más de veinticuatro países y alrededor de doscientas sociedades.
Óscar Gómez, senior HR Product Analyst en MASORANGE, relató cómo la consolidación de sistemas fue uno de los motivos principales para apostar en 2020 por SAP SuccessFactors y el entorno cloud, con una clara mirada a las innovaciones futuras.
Gómez destacó la necesidad de prestar mucha atención a la gestión del cambio, especialmente en el área de la nómina. Por este motivo, involucraron al equipo desde el inicio y aprovecharon el proyecto para introducir mejoras en el proceso y hacer el cambio más atractivo a los usuarios.
Una de estas mejoras llegó de la mano del reporting, “no tanto a nivel de analytics, sino para disfrutar de más visibilidad y poder compartir esa información con los managers, ganando en agilidad”.
En el salto a SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, el responsable señaló que “lo principal era garantizar la consistencia, la coherencia y que la nómina iba a funcionar exactamente igual”. Estos criterios fueron precisamente los que se tuvieron muy presentes a la hora de seleccionar a NTT DATA como partner para facilitar la migración, en la que remarcó el papel que juegan los denominados “paralelos”, que permiten comprobar que la nómina se ejecuta correctamente.
«En el salto a SAP SuccessFactors, lo principal era garantizar la consistencia, la coherencia y que la nómina iba a funcionar exactamente igual»
Según relató Gómez, “hubo una criba técnica muy seria y, aparte del know how, una de las partes más determinantes fue que el partner tuviera herramientas facilitadoras, los aceleradores”, en el caso de NTT DATA, Allabory, “prácticamente era como arrastrar archivos de una carpeta a otra”.
En el capítulo de las integraciones, el senior HR Product Analyst en MASORANGE expuso las bondades de muchos de los integradores nativos entre SAP SuccessFactors Employee Central Payroll y el sistema financiero; en su caso, incluso con SAP Concur. En el caso de las que no eran nativas, también se facilita el proceso con Integration Center incluido en SAP SuccessFactors.
El responsable no pudo ocultar su satisfacción con la migración pues, a pesar de haber introducido modificaciones en algunos procesos, destacó la potencia de la herramienta, con nuevas funcionalidades como disponer de un headcount de empleados y de posiciones.
El big bang de Gestamp en doce países
El proyecto de Gestamp, todavía en desarrollo, entraña una mayor complejidad, dado que combina los sistemas de nómina de más de una docena de país, con sus respectivas peculiaridades. Partiendo de SAP on-premise, la compañía aprovechó un cambio de dirección hace unos tres años para transformar sus RRHH incorporando algunos procesos de performance and goals y de talento.
“De manera natural nos fuimos a SuccessFactors en la parte de talento”, recordó María José de Francisco, SIRH Head for Project Management en Gestamp. Según explicó, durante un tiempo la compañía funcionó con una replicación desde on-premise a Employee Central Payroll, pero no cubría todas las necesidades de personal administration, aunque sí sirvió como pilar para poder contar con una base de datos única en HANA, que era su objetivo.
Se fueron incorporando módulos progresivamente hasta que, de forma conjunta con toda el área de TI, se optó por la migración a cloud. “Entre otras cosas”, precisó la responsable, “porque, en un sector como el nuestro, hacer participar a un empleado o a un supervisor de los procesos de talento es imposible si no incluyes su hoja de tiempos y su nómina”.
Aunque podría haberse planteado de un modo más gradual, la empresa apostó por un proyecto de big bang: comenzando en mayo de 2024, los planes pasan por finalizar en octubre de 2025, algo que no es baladí considerando que implica a doce países o, lo que es lo mismo, el 75% de los empleados de Gestamp.
De cara a la gestión del cambio, De Francisco ha preferido no involucrar técnicamente a los usuarios hasta que no se produzca un paso previo a salir a producción, intentando así garantizar un proceso lo más transparente posible. Básicamente, se trata de que la nómina funcione como antes, pero en cloud. Aunque sí hay cambios significativos, como que el empleado tiene ahora una participación en la base de datos de RRHH, de manera que un manager puede ver a todo su equipo en un organigrama que no es un PDF, o que alguien puede consultar su hoja de tiempos en una planta.
Ahora, un manager puede ver a todo su equipo en un organigrama que no es un PDF, o los empleados pueden consultar su hoja de tiempos
De Francisco también valoró muy positivamente la aportación del acelerador Allabory al proceso de migración del primer grupo de países del proyecto. La responsable resumió lo que ha aportado esta herramienta asegurando que “los resultados de los paralelos han estado en un 99%, lo que indica que la migración a través de ese acelerador ha sido la adecuada”.
Uno de los puntos más críticos del proyecto de Gestamp se encuentra en las integraciones y, precisamente por ello, la multinacional apostó por NTT DATA, que ya había trabajado con ellos en ese tipo de integraciones en la etapa on-premise. Más allá de que se haya intentado mantener una plantilla, tanto a nivel de país como global, la complejidad para la compañía reside en que las integraciones se multiplican por una docena de países, con su respectivo escenario en cuanto a Seguridad Social, Agencia Tributaria, entidades financieras, etc.
De Francisco llamó la atención sobre SAP Readiness Check, que ayuda a identificar los desarrollos a medida antes de acometer la migración
Asimismo, De Francisco también llamó la atención sobre herramientas como SAP Readiness Check, que ayuda a identificar todos los desarrollos a medida antes de acometer la migración. Esto ha resultado especialmente útil para Gestamp dada su naturaleza multinacional y que, en la medida de lo posible, ha propiciado no salirse del estándar de SAP. El plan trazado pasaba, en primer lugar, por hacer funcionar en cloud todo lo que antes funciona on-premise y, posteriormente, hacer limpieza.
Otras de las mejoras destacadas que seducen a los usuarios es el capítulo de reporting. “Tenemos al área de Control de Gestión muy satisfecha porque, por primera vez, no tiene que esperar a que finalice el periodo de nómina con la evaluación de tiempos para ver un KPI, prácticamente lo ven on-line”, indicó la experta. Además, se ha pasado de un tiempo de replicación de la nómina de una hora a apenas cinco minutos, lo que permite no interrumpir la labor de RRHH.
