BentoSpace materializa el contexto ideal para que un empleado pueda desarrollar todo su potencial dentro de una organización: desde el onboarding, la cultura o la personalización respecto a roles, tareas y modelos de trabajo, hasta el soporte o la gestión de los dispositivos. Además, tiene en cuenta aquellos parámetros que afectan de forma transversal a toda la empresa, como los relativos a la seguridad, el gobierno o incluso la gestión de espacios”. Equipo de BentoSpace.

Hablan de él como el espacio donde se puede “tocar” el puesto de trabajo del futuro, “diseñado para conectar el talento con la tecnología”. BentoSpace es un nuevo concepto que ha puesto en marcha IECISA junto a firmas como Apple, BMC, Citrix, Epson, Extreme, Google, HP, Intel, Jamf, Lenovo, Microsoft, Samsung, Smart o VMware. Un espacio físico, situado en sus oficinas de Madrid, que permite experimentar el nuevo digital workplace.

Para profundizar en esta idea, que es ya una realidad, hemos hablado con parte del equipo humano que hay detrás de BentoSpace, en concreto con Paloma Bello, responsable del espacio, y Jesús Alonso, desarrollo de negocio Intelligent Workplace en IECISA, para que nos hablen de este espacio y de su planteamiento: “Herramientas, tecnologías, servicios y procesos para desarrollar un entorno de trabajo vivo, seguro y colaborativo, poniendo a las personas en el centro”.

“Herramientas, tecnologías, servicios y procesos para desarrollar un entorno de trabajo vivo, seguro y colaborativo, poniendo a las personas en el centro”.

La idea surgió en octubre de 2018. “El objetivo que nos marcamos como equipo era crear un entorno real, nada de cartón piedra o showrooms, en el que se pueda mostrar nuestra visión en torno a todo lo que rodea a la modernización del puesto de trabajo o a las diferentes soluciones que existen en el mercado para el desarrollo de la experiencia del empleado”.

Dentro de BentoSpace se han diseñado diferentes journeys que se pueden explorar a lo largo de un recorrido en el que se reproducen muchas de las experiencias que un empleado puede vivir en su día a día cuando llega a la oficina. En este camino por el puesto de trabajo del futuro se van sucediendo distintos casos de uso relacionados con el onboarding digital, las taquillas inteligentes, los modelos de colaboración, la virtualización…

Hablamos de experiencias

Pero, más que mostrar tecnologías, servicios o dispositivos, el objetivo es hacer vivir experiencias. “En muchos casos no se muestra todo lo que hay detrás de estas innovaciones. Simplemente, las cosas suceden, y los visitantes pueden vivir este nuevo concepto, probar cómo sería el día a día de los empleados en relación con el puesto de trabajo inteligente”.

De hecho, los perfiles de visitante de BentoSpace son precisamente el CXO (chief experience officer) o los responsables de la función de recursos humanos de las organizaciones. Básicamente, lo que se busca es que el empleado pueda llevar al ámbito empresarial todo aquello a lo que está acostumbrado a nivel personal.

En mi casa, yo no tengo que esperar sentado a que venga un técnico y me arregle el equipo. Hablo con el soporte y busco el mejor medio para realizar las consultas, gestionar la reparación o el cambio de dispositivo, incluso en modo autoservicio… La persona está en el centro, es el punto de referencia para resolver las incidencias. El trabajo no es un lugar, es una actividad”.

BentoSpace se ha organizado en torno a una serie de áreas de interés, integrando todas aquellas tecnologías y soluciones que están ya disponibles y en el mercado, llegadas de la mano de IECISA y de las empresas colaboradoras, y que van a formar parte del puesto de trabajo en un futuro a medio y largo plazo.

Líneas de innovación

BentoSpace se configura en torno a una serie de “rutas” que afectan a la experiencia del usuario en su día a día. Hablamos de temas relacionados con el soporte, la modernización del puesto de trabajo y su gobierno, la gestión de espacios o la sostenibilidad (green workplace).

Provisión y modernización. Aquí aparece todo lo relacionado con la provisión del servicio de puesto de trabajo desde un punto de vista más tecnológico, integrando aspectos como la virtualización y el escritorio remoto, la automatización del despliegue (en local o en remoto) o todo lo relativo a simplificar el uso de estos dispositivos por parte del usuario.

El proceso debería ser tan sencillo como cuando te compras un móvil: simplemente introduces tus datos de autenticación y en pocos minutos se restaura con tus aplicaciones y tus datos. Pues se trata de trasladar todo esto al puesto de trabajo”.

Ahora las empresas no quieren activos, buscan un modelo de servicios en el cual se les proporcionen todos los dispositivos

En este ámbito se incluye el concepto de device as a service en cuanto a la gestión completa de todo el ciclo de vida de los dispositivos como servicio: personalización, mantenimiento, soporte, reparación o entrega y recogida, en las oficinas de la empresa o en el domicilio del empleado.

Ahora las empresas no quieren activos, buscan un modelo de servicios en el cual se les proporcionen todos los dispositivos, con una renovación tecnológica pactada, además de todos los servicios asociados”.

Gobierno y gestión. Esta es una capa que va por encima y que se encarga de ofrecer cuadros de mando y modelos de eficiencia a las capas de gestión y dirección, modelos tales como las oficinas técnicas de calidad. “Además, en este apartado solemos incluir también procesos relacionados con la gestión del cambio, acompañando a los usuarios en ese proceso”.

Soporte. En este ámbito, el mensaje se centra sobre todo en la experiencia de usuario en relación con el puesto de trabajo. Aquí toman una especial relevancia, por un lado, su centro de excelencia #365Experience, que da servicios de implantación y modificación de operativas o procesos de gestión del cambio y servicios continuos, así como la figura del IT corner. “Con este concepto cambiamos el modelo de soporte tradicional. Se trata [IT corner] de un espacio habilitado en las oficinas para que el usuario pueda acercarse, a petición, y resolver sus problemas”.

Gestión del espacio. Este IT corner, junto con otras tendencias como las taquillas inteligentes (tanto dentro de las instalaciones como en el exterior) o el desarrollo de ambientes colaborativos, propone una línea específica para ayudar a las empresas a gestionar sus espacios (reserva del puesto de trabajo), así como a fomentar los modelos colaborativos y el autoservicio.

Sostenibilidad. Otra de las líneas clave de trabajo se enfoca en la tendencia green workplace, en aspectos como la gestión inteligente y óptima de la impresión (papel cero), sostenibilidad energética o economía circular.

Personas

Es muy importante tener claro que primero somos personas, después somos empleados y, finalmente, somos usuarios de los sistemas de información de las compañías“.

Cuando hablamos del puesto de trabajo del futuro, desde IECISA BentoSpace le damos mucha importancia a todo lo que tiene que ver con el empleado, con la persona, y su experiencia. Si los empleados se implican realmente en los proyectos, y los hacen suyos, terminan siendo más exitosos”.

La verdadera transformación digital en las organizaciones se consigue a través de la capacitación de las personas, haciendo lo posible para que se sientan cómodas y desarrollen mejor su trabajo“.

Llega para quedarse

Esta aceleración hacia los modelos de trabajo en remoto fue fruto de algo puntual y muy brusco: el confinamiento debido a la pandemia. Pero, a partir de aquí, ¿cómo van a evolucionar las empresas?

Durante estos últimos meses nos hemos encontrado todo tipo de casos, desde empleados que han tenido que llevarse la torre a casa hasta entidades como el Gobierno de Aragón, con el que hemos desplegado 1 500 puestos de trabajo virtuales en dos semanas”.

Según algunos analistas, las inversiones en TI durante este 2020 van a caer más de un 8%, aunque todo parece indicar que las relacionadas con el digital workplace se van a mantener. De hecho, los esfuerzos dedicados a estas políticas durante los últimos meses van a permitir a las empresas analizar con muchos más datos el escenario y desarrollar una hoja de ruta adecuada.

En los contactos que estamos teniendo con clientes vemos que esto es algo que se va a acometer de forma inminente. De hecho, incluso antes de la llegada de la COVID-19, muchas organizaciones estaban ya pensando de forma decidida en el teletrabajo para un 20% de su plantilla, estimando los beneficios que ofrece y también los importantes ahorros derivados de esa reducción en la ocupación de espacios físicos”.