La adopción de la RPA no está relacionada solo con elegir los procesos más sencillos o mejor adaptados para poder automatizarlos, los denominados quick wins. Esta tecnología promueve un cambio en la compañía con un alcance mucho más profundo del que se espera: proporciona la capacidad de adaptarnos a un mercado en constante evolución.
Es innegable que la RPA es una de las tendencias más evidentes a la hora de competir con garantías en esta sociedad global en constante evolución, en la que la digitalización ha irrumpido con fuerza y en la que constantemente aparecen nuevos actores que exprimen las nuevas tecnologías para ser mucho más competitivos.
Aunque en estos momentos es tendencia, la automatización robótica de procesos (RPA) no es algo nuevo. Sus beneficios, son indudables: ahorro de tiempos y costes, aumento de la productividad trabajando de forma conjunta con las personas, mayor calidad y nivel de compliance, o sus posibilidades de integración, incluso con todo tipo de herramientas legacy.
El proceso de adopción de la RPA debe involucrar a toda la compañía, e impactará a todos los stakeholders
Son un conjunto de tecnologías fantásticas, que no solo se integran con los equipos humanos y herramientas de negocio, sino que, además, permiten hacer uso de otras tecnologías, en muchas ocasiones, de forma ágil, sin necesidad de rehacer esos aplicativos que todavía se utilizan y en los que se ha invertido mucho esfuerzo y dinero. A través de la RPA resulta más sencillo integrar en los procesos de negocio diversas tecnologías: machine learning, plataformas de desarrollo low-code, modelos cognitivos para el reconocimiento de imágenes o de voz, detección de cambios de formatos en documentos, analíticas de textos y sentimientos, etc.
La RPA como estrategia
En cualquier caso, cuando se aborda un proyecto de este tipo el verdadero objetivo debe ser ir más allá de automatizar con éxito uno o varios procesos, de los que se obtendrá un valor limitado. Para que la RPA se convierta en una verdadera palanca que permita incrementar la competitividad de la organización es necesario verla como parte de la estrategia de la compañía.
La adopción de la RPA no es solo un proyecto tecnológico. Aunque el área de TI es uno de los actores fundamentales en este escenario, no es el único. Por otra parte, su aplicación tampoco debe estar ceñida a un área de negocio concreta, ya que, invariablemente, existen dependencias cruzadas con otras áreas empresariales. El proceso de adopción de la RPA debe involucrar a toda la compañía, e impactará a todos los stakeholders, tanto internos (empleados, procesos…) como externos (clientes o proveedores).
El gobierno de este escenario de automatización será una pieza clave a la hora de integrarlo de forma adecuada en toda la organización
De esta forma, es importante prestar mucha atención al gobierno de este escenario de automatización, ya que será una pieza clave a la hora de integrarlo de forma adecuada en toda la organización. Este aspecto debe ser algo relevante desde el momento en el que se toma la decisión de apostar por la RPA.
Modelos de gobierno
A la hora de preparar un plan de gobierno para la RPA existen tantas estrategias y aproximaciones como compañías: centralizado vs. descentralizado, ownership vs. sponsorship, target operation model, etc. En cualquier caso, en todos estos modelos se aconseja la creación de un centro de excelencia (CoE) que aglutinará la mayor parte de las tareas relacionadas con el desarrollo y operación de los robots. En este CoE deberán participar todos los roles expertos en las diferentes áreas relacionadas con la automatización robótica de procesos.
A la hora de implantar un CoE habrá que tener en cuenta el grado de madurez actual en cuanto al gobierno de la RPA, y también el deseado. Lo habitual es comenzar pensando en una de las siguientes aproximaciones:
- Centralizada. Un centro de excelencia RPA para todas las unidades de negocio.
- Hibrida. Se crea un RPA CoE principal, encargado de coordinar el trabajo de otros CoE deslocalizados en diferentes unidades de negocio.
- Descentralizada. Se establecen CoE totalmente independientes para cada una de las unidades de negocio.
En cualquier caso, este modelo podrá ir evolucionando con el tiempo en función del grado de implantación de la RPA y de la madurez en los procesos de gobierno en la compañía.
Una vez que se ha elegido la aproximación más adecuada, habrá que asegurar la representación de todos los expertos necesarios en el CoE. Lo habitual es que, al menos en un principio, no se disponga de expertos en automatización robótica. En este punto será recomendable contar con la colaboración de un partner estratégico que proporcione las capacidades que no están disponibles en la compañía.
Bests practices
A la hora de poner en marcha un plan de gobierno de la RPA hay toda una serie de pasos que es importante cuidar. Antes de nada, hay que tener en cuenta que el plan de gobierno no busca solo establecer reglas y guías sobre la utilización de la RPA. Se trata más bien de permitir a las organizaciones adaptarse rápidamente a las nuevas pautas que marca el negocio, potenciando las capacidades de los equipos humanos y técnicos, al tiempo que se facilita la toma de decisiones.
La RPA no es una isla: interactúa con el resto de las tecnologías y servicios de la compañía
De hecho, uno de los primeros pasos es contar con un espónsor que pueda aportar una visión corporativa de todos los procesos de negocio de la organización. Debería contar con el necesario nivel de responsabilidad y visión como para ayudar al equipo de gobierno de la RPA en ámbitos como:
- Alinear el plan de gobierno de la RPA con la estrategia de la compañía y los procesos de negocio en los que se sustenta.
- Aportar una visión organizativa y facilitar el apoyo de la alta dirección.
- Facilitar mecanismos internos para la evolución de los procesos de negocio y su optimización, todo ello teniendo en cuenta este camino hacia la automatización.
- Construir el necesario business case y explicando el valor para el negocio que genera.
Además, es importante que se identifiquen de forma clara los actores que intervienen en los planes de gobierno, prestando una especial atención a la posible superposición de roles entre negocio y TI. Este es un aspecto que debe contemplarse desde el primer momento, permitiendo a cada uno de los actores aportar su visión y fortalezas.
Por otra parte, hay que tener en cuenta que la RPA no es una isla: interactúa con el resto de las tecnologías y servicios de la compañía. De hecho, los cambios en cualquiera de las soluciones afectarán al resto de los componentes con los que interactúa. De este modo, es importante establecer métodos de control y auditoria que permitan conocer no solo la marcha y desempeño de las infraestructuras de la RPA desde un punto de vista técnico, sino también cómo afecta a los procesos automatizados.
Por último, además de tener en cuenta consideraciones regulatorias y legales, habrá que evaluar los riesgos operacionales, y el impacto, para establecer planes de acción con los que mitigarlos.
