Hay un dato que debería incomodar a cualquier responsable de tecnología: en determinados entornos, una pequeña parte de los tickets puede concentrar más del 80% del tiempo perdido por los usuarios. La cifra es llamativa, pero todavía es más importante lo que revela: una incidencia puede estar registrada, clasificada, atendida e incluso cerrada dentro del plazo previsto y, aun así, haber generado desgaste, interrupciones y pérdida de productividad. XLA forma parte de la solución.
Durante años, la calidad de la gestión de las plataformas en producción se ha medido con una lógica muy operativa: disponibilidad, tiempos de respuesta, volumen de incidencias y cumplimiento de SLA. Precisamente el SLA (service level agreement) es el acuerdo que fija los compromisos técnicos de un servicio: qué nivel de respuesta debe ofrecerse, cuánto tiempo puede tardarse en resolver o qué disponibilidad debe garantizarse.
Todo eso sigue siendo necesario. Nadie quiere sistemas inestables ni compromisos ambiguos. Pero la cuestión clave debe ir más allá de si el proveedor ha cumplido el plazo estipulado. La pregunta realmente relevante es si el usuario ha podido terminar su trabajo sin tener que pelearse con la tecnología.
Ahí entra el concepto de XLA, experience level agreement. Si el SLA mide si la tecnología cumple, el XLA está relacionado con valorar si la tecnología sirve. No sustituye al SLA, sino que lo completa. Añade una dimensión que durante mucho tiempo ha quedado fuera de los cuadros de mando: la percepción del usuario, el esfuerzo que le exige resolver una incidencia, la confianza que tiene en el servicio y el impacto real que la tecnología genera en su día a día.
XLA: más allá del SLA
El cambio es más profundo de lo que parece. Durante mucho tiempo, el mantenimiento de aplicaciones se ha entendido como una función orientada a resolver incidencias y garantizar la continuidad técnica. Esa visión sigue siendo válida, pero ya no es suficiente. En un entorno cada vez más digitalizado, la calidad del servicio no depende únicamente de que una aplicación funcione, sino de que realmente permita trabajar mejor.
La primera fase de esa experiencia del usuario no ocurre cuando se resuelve el ticket, sino que lo hace mucho antes: cuando el usuario intenta pedir ayuda. Y en muchas organizaciones, ese primer paso sigue siendo una carrera de obstáculos. El usuario tiene que elegir una categoría, interpretar el lenguaje interno de TI, describir técnicamente lo que ocurre o decidir si su problema es una incidencia, una petición, una consulta funcional o una autorización.
XLA escucha al usuario, mientras que la DEX y el APM ayudan a escuchar a la máquina
Pedir ayuda no puede convertirse en una barrera adicional. Si una persona necesita soporte para poder trabajar, el sistema no debería obligarla a aprender el idioma de TI antes de atenderla. El usuario debería poder explicar lo que ocurre desde el canal que ya utiliza y en lenguaje natural. A partir de ahí, el servicio debe ser capaz de interpretar la necesidad, contextualizarla y dirigirla de forma adecuada.
Este punto es clave porque la experiencia no empieza en la resolución, sino en la fricción inicial. Si abrir un ticket requiere demasiado tiempo o un buen número de pasos, el problema ya no es solo técnico. Es también organizativo. Por eso, indicadores como el tiempo medio de apertura de ticket ayudan a detectar cuánto esfuerzo exige la compañía antes incluso de empezar a resolver.
Medir mejor y personalizar la respuesta
La segunda gran evolución está en medir mejor. Preguntar al usuario si está satisfecho después de cerrar una incidencia puede aportar información útil, pero no basta. La experiencia debe analizarse desde varias dimensiones. El CSAT mide la satisfacción con una interacción concreta. El CES mide el esfuerzo que ha tenido que hacer el usuario para conseguir lo que necesitaba. El NPS permite observar la confianza acumulada en el servicio.
Combinados con otros datos, como reaperturas, tiempos perdidos, comentarios cualitativos o percepción de productividad, estos indicadores permiten construir una imagen mucho más completa. Ya no se trata solo de saber si el ticket se cerró dentro del plazo, sino de entender si el usuario puede realizar su trabajo diario con normalidad.
La tercera evolución es personalizar la respuesta. Un usuario no es un ticket. Es una persona con un rol, unas aplicaciones críticas, unos permisos, un historial y un contexto operativo concreto. Un mantenimiento de aplicaciones avanzado debería reconocer ese contexto desde el primer contacto. Cuanto más sabe el servicio sobre la situación del usuario, menos preguntas innecesarias necesita hacer, menos escalados genera y más rápido puede resolver.
Esta personalización no tiene que ver solo con mejorar la atención, sino con proteger la productividad. No es lo mismo una incidencia menor en una aplicación secundaria que un bloqueo en un proceso crítico de negocio. El servicio debe ser capaz de distinguir esos contextos y priorizar en función del impacto real.
Experiencia del empleado
Ahora bien, escuchar al usuario no es suficiente. La experiencia también debe contrastarse con lo que revela la propia tecnología. Ahí entran capacidades como DEX, digital employee experience, y APM, application performance monitoring. La primera permite observar la experiencia digital desde el puesto de trabajo del empleado, detectando lentitud, bloqueos, errores recurrentes o tiempos de espera. La segunda analiza el comportamiento interno de las aplicaciones, sus tiempos de respuesta, errores, trazas, transacciones y dependencias entre sistemas.
Dicho de forma sencilla, el XLA escucha al usuario, mientras que la DEX y el APM ayudan a escuchar a la máquina. Solo cuando ambas señales se cruzan aparece una visión completa de la experiencia.
Si un colectivo declara más frustración, la organización puede, por ejemplo, comprobar si existe una degradación real en una aplicación concreta. Si aumentan las quejas sobre un proceso del ERP, puede analizar si una transacción crítica está tardando más de lo habitual o si una integración se ha convertido en un cuello de botella.
El servicio de TI debe ser capaz de interpretar la necesidad del usuario, contextualizarla y dirigirla de forma adecuada
Esta mirada cambia la conversación sobre el mantenimiento de aplicaciones. El objetivo ya no es únicamente cerrar incidencias, sino reducir la fricción que la tecnología genera en el trabajo diario. No se trata solo de responder más rápido, sino de entender mejor dónde se pierde tiempo, dónde se rompe la confianza y dónde el servicio deja de aportar valor.
Los SLA seguirán siendo necesarios. Pero cumplir un SLA no siempre significa prestar un buen servicio. Cerrar una incidencia no siempre significa resolver el problema. Automatizar una respuesta no siempre significa mejorar la experiencia.
La próxima frontera del mantenimiento de aplicaciones estará en pasar de una lógica centrada en el cumplimiento a una lógica centrada en la experiencia. Porque las personas no trabajan dentro de un indicador técnico, sino que lo hacen alrededor de una experiencia digital que puede ayudarles a avanzar o convertirse en una barrera más.
