Hoy más que nunca, las organizaciones basan sus operaciones en el software. Este elemento se ha convertido en el epicentro de la revolución digital. De hecho, aparece entre las tres principales inversiones que realizan la mayoría de las empresas.

Sin embargo, bajo esta euforia superficial se esconde una realidad que comparte buena parte de las organizaciones: su incapacidad para controlar los costes de TI, o, por lo menos, para tenerlos tan controlados como quisieran sus directivos. Esta complejidad radica, principalmente, en el éxito del consumo del software como servicio a través de la nube, cuyo coste es difícil de predecir ya que se establece según el uso que se haga de él.

De este modo, muchas empresas han comprobado que su experiencia en cloud no está siendo tan satisfactoria como preveían. Cuadrar las cuentas en las organizaciones siempre es fundamental, pero más aún en estos tiempos de cambios continuos. Por eso no sorprende que hayan saltado las alarmas y que, cada vez más, las empresas busquen optimizar el retorno de su inversión en TI.

De media, la reducción de costes directos e indirectos que se consigue se podría situar en torno a un 30%

Los costes en tecnología se han disparado desde la pandemia y la subida de precios por la inflación también se ha dejado notar. De hecho, un estudio realizado este año por SAPIO Research para Crayon apunta que el 89% de las empresas españolas considera que la optimización de los costes de TI es una prioridad para su negocio. En concreto, el 50% de los profesionales españoles encuestados sitúan la optimización cloud como punto prioritario en sus tácticas de reducción de costes, seguido de la negociación con proveedores de servicios en la nube y de software.

Pero para alcanzar ese objetivo hay que salvar una serie de obstáculos. Ese mismo estudio identifica la falta de conocimiento, de visibilidad de los gastos de la organización y de tiempo de los profesionales como las principales barreras.

SAM (software asset management)

Estas dificultades se acrecientan en los actuales entornos híbridos TI, que aúnan las soluciones locales (on-premise)con las basadas en la nube. Por esta razón resulta especialmente necesario recurrir a la implantación de metodologías SAM (software asset management) para ayudar a respetar los presupuestos y conseguir ahorros mediante el control de la adquisición de activos, su uso y el despliegue óptimo de las licencias de software.

Una política activa y continua de gestión del ciclo de vida de las soluciones permite recortar gastos y convertir esos ahorros en inversiones.

Poner en marcha una estrategia SAM conlleva varias fases que deben desarrollarse de forma continua y retroalimentarse. Como primer paso, es necesario auditar todo el software existente en la organización, se use o no. Obtendremos así información clave respecto a su modelo y ubicación (cloud, físico, híbrido), estado temporal (si son soluciones nuevas, si su retirada está próxima, etc.), la cantidad existente, los usuarios asignados a su uso y el coste. Además, es necesario conocer al detalle sus derechos de uso, es decir, las condiciones del fabricante y el tipo de licenciamiento (código abierto, por volumen…). Por supuesto, es imprescindible valorar la utilización que se hace del software para decidir su pertinencia o no.

Toda esta información permite normalizar y estandarizar el ciclo de vida del software necesario en la organización. Esta base es fundamental para agilizar los procesos de compra, despliegue, uso y mantenimiento, y hasta para decidir su retirada.

Administración de activos

Los pasos descritos son de incalculable valor para controlar las licencias de software y así poder optimizarlas. Esto, junto con la detección de soluciones infrautilizadas, o directamente no utilizadas, aporta una gobernanza vital para identificar potenciales ahorros de costes.

Ahora bien, recopilar toda esa información es prácticamente imposible sin la ayuda de una plataforma de SAM que automatice los procesos. El problema es que la elección de la idónea, así como adquirir la formación adecuada para obtener de ella todo el valor, se traduce en otra complicación más para los profesionales TI de las empresas.

De este modo, una de las alternativas disponibles es delegar las estrategias SAM en proveedores externos, los denominados servicios software & cloud economics. En este caso, es fundamental conocer la experiencia de estas empresas en el uso de plataformas SAM, además de su capacidad para aplicar tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático que garanticen su evolución futura.

Ahorros directos e indirectos

Con una estrategia SAM adecuada, el software se puede gestionar como un activo financiero. Este enfoque permite poner en práctica metodologías FinOps, que integran a los departamentos de negocio en las decisiones de gasto basadas en datos. De esta forma, el ahorro transciende la esfera de TI y es posible ver su impacto transversal en toda la organización.

Esto permitirá, además, instaurar una responsabilidad compartida en la gestión de los recursos, de manera que haya personas que los demandan y consumen, y otras que velan por que esos recursos se consuman adecuadamente.

Con una estrategia SAM adecuada, el software se puede gestionar como un activo financiero

Es importante apuntar que los ahorros que aportan las herramientas SAM no son solo directos, sino también indirectos. Por una parte, al reducir los riesgos en el uso del software, ya sea por incumplir condiciones contractuales o por realizar accesos que ponen en peligro la seguridad corporativa. Por otra parte, una buena gestión de los activos de software favorece la eficacia de los procesos vinculados a ellos.

Hablamos de una reducción de costes directos e indirectos que, de media, cabría situar en torno a un 30%. Un ahorro que se puede reinvertir en innovación en el área de TI, imprescindible para continuar siendo competitivos.