La tecnología RPA está en auge, y no solo en el ámbito de las grandes empresas con abundantes recursos TI. También tiene mucho que aportar a organizaciones que, con independencia de su tamaño, se caracterizan por su innovación. De hecho, integrada con el concepto de social business, se constituye en una gran aliada de las empresas 4.0.
Automatización, robótica, inteligencia artificial, aprendizaje automático… son tecnologías que ya están más cerca de la realidad que de la ciencia ficción. El objetivo de que los sistemas informáticos puedan replicar, sin errores, las acciones de los humanos ha sido una de las palancas clave del avance de las TIC desde sus orígenes. De hecho, las nuevas posibilidades de automatización que están surgiendo han abierto desafíos que las empresas han de asimilar y convertir en oportunidades.
La RPA (robotic process automation) comprende el conjunto de herramientas de desarrollo de software que permite, sin necesidad de contar con conocimientos profundos de ingeniería informática, construir robots de software, más conocidos como bots, para automatizar tareas y reemplazar así el esfuerzo y el tiempo que los humanos destinan a su ejecución.
Este reemplazo, que se traduce en una serie de mejoras importantes, no significa la eliminación de puestos de trabajo, sino una transformación enfocada a lograr que las diferentes funciones en la empresa aporten el máximo valor. La consultora financiera Merrill Lynch estima que la adopción de estas tecnologías puede incrementar la productividad en un 30%. Si a ello sumamos, como apunta PwC, que alrededor del 45% de las actividades manuales en las empresas puede automatizarse, el potencial de la RPA es claramente enorme.
De hecho, y de acuerdo con la firma analista Forrester, el mercado de RPA registra una tasa de crecimiento interanual del 50% y alcanzará, en el plazo de un lustro, un volumen de negocio de 2800 millones de dólares.
Empresas 4.0
La innovación, la agilidad, la apertura y la colaboración son señales de identidad de las empresas 4.0, y todo ello se cimenta y expande mediante el uso de tecnologías en el ámbito del social business. La integración de RPA en este tipo de soluciones, como por ejemplo el sistema de mensajería instantánea Corporate Messenger by aggity o la red social corporativa Corporate Social Network, permite multiplicar la eficiencia en un buen número de tareas.
Los bots o robots de software están diseñados para imitar acciones repetitivas e intensivas en procesos que están relacionados con el capital humano. Pensemos, por ejemplo, en el inicio de sesión en un determinado sistema para extraer ciertos datos y transferirlos a otro entorno, la codificación del tipo de incidente en una aseguradora, la cumplimentación de un formulario de onboarding en una entidad financiera o la verificación, en un entorno industrial, de las órdenes de fabricación.
Se trata de acciones que, en muchos casos, desencadenan un determinado proceso o constituyen acciones validadoras para dar luz verde a su continuidad. Lo mismo se aplica a las acciones repetitivas y de gran volumen en el back-end, desde la gestión de la contabilidad y las finanzas hasta la de los recursos humanos, la cadena de suministro o la atención y el servicio al cliente.
La automatización socializada permite extraer el valor del diálogo colaborativo entre personas, máquinas, robots, sistemas y procesos
Ecosistemas social business
La RPA automatiza estas acciones, con las consiguientes mejoras en términos de agilidad, reducción de tiempos y costes. Pero, si integramos estos bots en las herramientas colaborativas, podemos ir mucho más allá.
Contrariamente a lo que sucede con otro tipo de soluciones de automatización, la integración de RPA en este ámbito requiere un esfuerzo mínimo, mientras que su capacidad de mejora es notable. Además, permite liberar ese tiempo que los profesionales destinan a tareas repetitivas —puramente transaccionales y de poco valor— para centrarse en el ámbito del negocio.
Si la tecnología RPA ya es nuclear en la gestión, por ejemplo, de fondos financieros de miles de millones de dólares, un bot también puede encargarse de solicitar al sistema correspondiente un informe del estado financiero de la empresa, de permitir a los huéspedes el checkin en un hotel o de controlar el estado de cumplimiento de las órdenes de fabricación en una planta industrial, así como de poner toda esta información a disposición de personas, procesos o sistemas a través de una herramienta de mensajería corporativa.
Estas bondades han situado a la tecnología RPA en un primer plano, tanto para los gestores de negocio como para los departamentos de TI, y cada vez son más las organizaciones que están integrado bots en sus flujos de trabajo. Además, la automatización es una oportunidad para alertar de cualquier error que pueda perturbar el flujo de información y el correcto desarrollo de los procesos en una organización, así como para redefinir funciones operativas, reinventar modelos de negocio o consolidar nuevas ventajas competitivas.
RPA y social industry
Las empresas industriales se mantienen en vanguardia en la integración de robots para ensamblar, probar, empaquetar y mover sus productos en las plantas de fabricación, pero la industria manufacturera continúa luchando para elevar el control de sus procesos operativos y administrativos.
En el sector industrial, son muchos los espacios en los que se realizan tareas repetitivas, aquellas en las que un error humano puede tener un impacto muy negativo. Podemos mencionar, por ejemplo, la fabricación defectuosa o alejada de los estándares de calidad, pérdidas o mermas de materias primas o, por supuesto, tiempos de inactividad no planificados con sus costes adicionales. Según un estudio de la consultora Vanson Bourne, el 23% del tiempo de inactividad no planificado en las plantas de fabricación es consecuencia de errores humanos.
Ante esta realidad, la tecnología de la RPA permite a las plantas de fabricación automatizar todo tipo de acciones e integrarlas, en forma de bots, en el ecosistema social de la empresa. Por ejemplo, a través de la solución Social Industry by aggity, básicamente un sistema MES (manufacturing execution system) con una capa social integrada.
Además, el potencial de RPA en el sector industrial va mucho más allá del ámbito puramente fabril, también se aplica a otro tipo de procesos que incluyen desde las compras hasta la comunicación con el cliente, pasando por la gestión del inventario o la tramitación de pagos. En todos estos procesos, las empresas industriales pueden, a través de la automatización socializada, extraer el valor del diálogo colaborativo entre personas, máquinas, robots, sistemas y procesos propios de la Cuarta Revolución Industrial.
