Volverse paperless (no utilizar papel en el trabajo) ha sido un tema recurrente desde hace cuarenta años. Durante este tiempo hemos enviado (dos veces) un robot a Marte, hemos aterrizado en un asteroide, hemos decodificado el genoma humano, sumado tres mil millones de seres humanos a la población… Y todavía usamos papel, y cada día más.

La oficina paperless no es un mito, es muy posible hoy. En las escuelas francesas no se usan ya los libros de texto impresos; este año, todos serán digitales. En España, aunque el número de personas que leen el periódico en papel ha descendido, un empleado medio de oficina sigue utilizando una escalofriante cifra de 10 000 hojas de papel copiado al año.

¿Por qué todavía usamos papel? Las respuestas del tipo “solemos leer documentos en papel” o “por cumplimiento legal” se quedan cortas para explicarlo. Las pantallas e-paper y HD están superando la calidad de la impresión. Gobiernos e instituciones están trabajando para eliminar la necesidad legal de imprimir. La principal razón va más allá: es una cuestión de confianza.

Por poner un ejemplo, un proceso que utiliza gran cantidad de documentos es la solicitud de un préstamo hipotecario. La solicitud del préstamo puede hacerse por Internet, algunos documentos pueden llegar por fax, otros por correo electrónico y otros en papel. En algún punto, un empleado del banco y el solicitante necesitan sentarse frente
a frente y firmar unos documentos en papel. ¿Por qué documentos en papel? Porque la naturaleza física establece una relación de confianza entre las partes. Una hoja de papel asegura la transacción. Un papel firmado es el equivalente a estrechar la mano.

Blockchain elimina intermediarios y afectará a muchos modelos de negocio

Por otro lado, en cualquier proceso de negocio que requiera un amplio uso de papel, el eslabón más débil es siempre el propio papel. Los errores ocurren más a menudo cuando la información está en este formato: los papeles se pierden, puede haber errores en la transcripción, puede haber falsificaciones…

Con la tecnología actual, el mejor enfoque es el de digitalizar o producir los documentos lo más cerca posible. Las impresoras multifunción inteligentes pueden imprimir, escanear y “entender” la información digitalizada; y comprobar si los documentos que se solicitan para una transacción específica están presentes y si contienen la información solicitada. Además, la información transmitida desde estos MFP puede cifrarse, protegiendo los documentos a lo largo de todo el proceso.

Esta “necesidad de confianza” es también la razón por la que, por ejemplo, a pesar de que los billetes de vuelo incorporan ya un código QR, la mayoría de los viajeros todavía imprimen sus billetes. También imprimimos y guardamos con cuidado los documentos que necesitaremos durante muchos años, los diplomas universitarios o los resultados médicos.

Una necesidad de confianza que ha sido la génesis de la tecnología disruptiva blockchain, que se encuentra detrás del bitcoin, donde el registro distribuido se actualiza cada vez que un elemento del proceso cambia.

Blockchain es la mayor disrupción tecnológica desde que Tim Berners-Lee publicó un artículo en el que describía su idea para la World Wide Web en 1991. Esta tecnología elimina el intermediario en muchas transacciones y asegura que todos los documentos, sin importar si son papeles o registros electrónicos, sean auténticos.

Todavía es pronto para comprobar el impacto que tendrá sobre los documentos en papel, pero nosotros ya podemos prever que muchos trabajos y modelos de negocio se verán afectados. Esta tecnología eliminará los pasos de validación, que conllevan mucho tiempo y esfuerzo, y mejorará la seguridad del proceso en general.