Gestionar una organización global descentralizada cuyos activos se desplazan constantemente entre noventa países representa un desafío logístico de primer nivel. Con más de 365 millones de espectadores acumulados desde 1984, Cirque du Soleil opera bajo un modelo de negocio que no se puede tachar de convencional: desplazamientos constantes, compras locales urgentes, contratación multilingüe…
La transición hacia un entorno integrado en la nube y la IA agéntica les permite centrarse en la innovación creativa
Para evitar que la burocracia administrativa frene la actividad artística, la compañía canadiense ha respaldado su crecimiento en la plataforma tecnológica de SAP. La transición hacia un entorno integrado en la nube y el despliegue reciente de inteligencia artificial en la gestión de cuentas por pagar demuestran cómo la estructura de datos corporativos se convierte en la palanca indispensable para proteger la agilidad operativa y centrar los recursos de la empresa en la innovación creativa.
Cirque du Soleil o cómo consolidar lo efímero
Cirque du Soleil, que comenzó en 1984 como una compañía de veinte artistas callejeros en Quebec, se ha consolidado como el líder mundial del entretenimiento en vivo. Detrás de su puesta en escena, donde brilla la creatividad humana, lo etéreo, trabaja una estructura operativa cuya complejidad supera a la de muchas industrias tradicionales.
Podríamos decir que la organización opera bajo un modelo de extrema movilidad, con miles de empleados que se desplazan continuamente entre residencias permanentes y giras internacionales para visitar cientos de ciudades al año. No solo hablamos de artistas (cerca de 1300), sino también de un amplio equipo técnico que les acompaña.
Por poner un ejemplo, la compañía mantiene en uso más de 18.000 trajes hechos a medida. Si una prenda o elemento decorativo se daña durante una función, el equipo local debe localizar y adquirir de inmediato los materiales adecuados a través de un proveedor de la zona, cumpliendo con la normativa fiscal local.
La organización trabaja con una red de 16.000 proveedores en todo el mundo, con un aprovisionamiento abarca desde piezas de ingeniería para las estructuras acrobáticas hasta suministros de mercería especializada.
A la movilidad del personal se añade una complejidad adicional. Con una media de 7000 desplazamientos anuales repartidos en más de 50 países, la liquidación de gastos de viaje y la gestión de permisos de trabajo convirtió la digitalización de compras y viajes en un requisito crítico.
De la infraestructura rígida a la nube
La colaboración entre Cirque du Soleil y SAP comenzó en 2001 con la implantación de un sistema ERP para unificar contabilidad, presupuesto y facturación. Con la expansión internacional, la infraestructura inicial basada en servidores físicos locales instalados en la sede central comenzó a mostrar limitaciones frente a un modelo tan disperso geográficamente como este.
Para superar este reto, la organización trasladó su núcleo de gestión a la nube mediante la estrategia RISE with SAP. La migración a SAP Cloud ERP ha permitido integrar en un único repositorio digital los procesos financieros, el aprovisionamiento global con SAP Ariba, la gestión de viajes con SAP Concur y la administración de la plantilla con SAP SuccessFactors.
SAP Ariba ha permitido a los empleados acceder a catálogos de compra centralizados, acelerando las tareas de adquisición. SAP Concur les proporciona visibilidad sobre las notas de gastos y billetes de viaje generados por los itinerantes, facilitando la negociación de tarifas globales. Por su parte, SAP SuccessFactors centraliza la información de los empleados, permitiéndoles consultar nóminas o gestionar permisos desde dispositivos móviles en cualquier país.
Otro elemento clave ha sido la integración sobre SAP Business Technology Platform (SAP BTP), que ha solucionado la fragmentación operativa y ha consolidado un lago de datos corporativos estructurados.
SAP BTP ha solucionado la fragmentación operativa y ha consolidado un lago de datos corporativos estructurados
Jorge Pérez, head of BTP, BDC & Artificial Intelligence en SAP Southern Europe, destacó los beneficios obtenidos como resultado de este proceso de migración: “Para aligerar lo que antes tenían en servidores físicos, llevaron su sistema de gestión a la nube. Esto les permitió ganar flexibilidad en los procesos y automatizarlos lo máximo posible”.
La estandarización de procesos ha evitado que el crecimiento de la compañía exigiera un incremento proporcional de la plantilla administrativa, permitiendo a los departamentos de finanzas asumir el soporte de los 38 espectáculos manteniendo una estructura corporativa ajustada.
Inteligencia artificial en cuentas por pagar
El volumen de actividad global genera una carga administrativa considerable en el departamento de cuentas por pagar, que tramita más de 70.000 facturas anuales emitidas por sus 16.000 proveedores. Alrededor del 40 % de los correos recibidos correspondían a proveedores que solicitaban información sobre el estado de cobro de sus facturas. Investigar cada incidencia implicaba revisar manualmente distintas herramientas y redactar una respuesta individualizada, un proceso que consumía una media de 30 minutos por correo.
En enero de 2025, los equipos de tecnología de Cirque du Soleil y del centro de innovación SAP AppHaus se reunieron en Montreal para diseñar una solución automatizada. El resultado ha sido el despliegue del Asistente de Facturas basado en SAP Business AI, desarrollado sobre SAP BTP, SAP HANA Cloud y SAP AI Core.
Este despliegue ha reducido el tiempo medio de gestión de 30 minutos a solo dos minutos por consulta
El sistema captura los correos entrantes —en inglés y francés— y examina adjuntos extrayendo números de factura y conceptos. Después evalúa la urgencia de la consulta y detecta el tono emocional del remitente para priorizar los casos críticos. Por último, consulta el estado de la factura en SAP Cloud ERP y redacta un borrador de respuesta bilingüe con el estado del pago y la fecha estimada de liquidación.
Este despliegue ha reducido el tiempo medio de gestión de 30 minutos a solo dos minutos por consulta, lo que representa una reducción del 93% en la carga de trabajo manual.
João Carvalho, director de SAP Finance and Spend Management para el Sur de Europa de SAP destacó el estado de evolución al que ha llegado Cirque du Soleil en cuanto a sus procesos de gestión internos, facilitándoles ahora la integración de la inteligencia artificial en los flujos de trabajo de la compañía:
“Es inspirador ver cómo la tecnología optimiza las operaciones permitiendo a la organización centrarse en ofrecer experiencias inolvidables. Es el ejemplo perfecto de datos e IA impulsando la creatividad”.
La automatización ha reforzado la relación con la red de proveedores externos, garantizando la puntualidad en los pagos y eliminando barreras lingüísticas.
Datos estructurados para alimentar los agentes de IA
La experiencia de Cirque du Soleil demuestra que la implantación efectiva de inteligencia artificial requiere una base de datos corporativa unificada tras años de uso del ERP. En lugar de aplicar modelos sobre infraestructuras fragmentadas, la inversión sostenida en estandarizar transacciones y migrar a la nube ha constituido el requisito previo indispensable para que los agentes inteligentes operen con precisión.
Cirque du Soleil ha construido un lago de datos que alimenta soluciones de automatización sin reestructurar su información
Al integrar los módulos de gestión bajo una misma plataforma en la nube, la compañía ha construido un lago de datos que alimenta soluciones de automatización sin necesidad de reestructurar su información.
En un modelo caracterizado por la movilidad global, la automatización del back-office está permitiendo liberar a la organización de tareas administrativas repetitivas. El grado de evolución en su ERP es lo que les ha permitido construir el soporte indispensable para proteger la agilidad operativa y consolidar el liderazgo en las artes escénicas a escala mundial.
