El valor escondido de los datos fiscales

Control fiscal preventivo

5247
En España contamos con una Administración Tributaria pionera en el mundo en lo que se refiere a la utilización de técnicas de analítica masiva de información. Desde la perspectiva del departamento fiscal de una compañía, la tecnología actual de análisis masivo de datos permite a estos equipos aportar valor al negocio, gestionar los riesgos y oportunidades fiscales, responder en tiempo y forma a las inspecciones, etc.

Un lunes cualquiera de un caluroso julio, 9:00 de la mañana. Con el segundo café del día entre las manos, un inspector de Hacienda analiza en su ordenador los datos que una gran empresa ha facilitado a través del Suministro Inmediato de Información (SII) y que están relacionados con todas las facturas emitidas y recibidas. Algo llama su atención: la empresa indicó en su declaración de IVA del mes de mayo que tenía derecho a deducirse 3 millones de euros y, sin embargo, en los datos suministrados a través del SII (envío diario de información) el total asciende a 2,5 millones de euros. Hay una diferencia de 500 000 euros que la empresa se ha deducido y que no ha incluido en sus libros de registro, un requerimiento indispensable para poder deducirse el IVA. Tras el último sorbo de café, pulsa el botón en el que pone: “Abrir inspección automática”.

Este breve relato puede sonar a ciencia ficción, pero recoge una realidad actual. Hasta mediados de 2017, los libros de registro de IVA eran confeccionados dentro de las empresas y quedaban a disposición de la inspección bajo petición y, con cierto margen de tiempo, para ser revisados antes de ser entregados.

Ahora, los libros de IVA se llevan en sede electrónica y sin margen para revisión manual alguna. Las empresas tuvieron que hacer un enorme esfuerzo para conseguir facilitar la información requerida por el SII en tiempo y forma, mejorando la calidad de la información y migrando de un modelo de control fiscal detectivo a un modelo de control fiscal preventivo.

No podemos olvidar que nuestra Administración Tributaria es pionera en el mundo, lleva años invirtiendo en tecnología y acometiendo acciones encaminadas a aumentar la recaudación y a facilitar la labor inspectora. Nuestra Administración Tributaria ha recorrido el manido proceso de “transformación digital”, ha cambiado el paradigma de la relación entre contribuyente y recaudador, y está obteniendo resultados muy interesantes.

Esta información puede ayudar a tomar una serie de decisiones, no solo en el ámbito de la función fiscal

Mayor control de los datos

Recientemente encuestamos a los responsables de la función fiscal de algunas grandes empresas españolas, y la encuesta arrojó dos conclusiones muy notables. En primer lugar, consideran que el principal beneficio de la digitalización para su función es tener un mayor control de los datos para así evitar riesgos. En segundo lugar, el 60% de los encuestados son conocedores del concepto data analytics, pero no lo utilizan en su día a día.

Es innegable que estamos ante una tendencia imparable: la explotación inteligente de los datos fiscales. La Administración ha tomado ventaja y ahora las empresas están en ello. Hay principalmente dos factores que facilitan esta tendencia: la democratización de la tecnología y la facilidad para disponer de good data (en este caso, por motivos regulatorios).

Tecnología

La proliferación del uso de metodologías ágiles por las organizaciones, así como la adopción generalizada de la nube, favorece que realizar pruebas de concepto que aporten valor desde el primer momento no suponga un elevado coste. Se acabaron los dilatados desarrollos de software cuyo resultado se aleja de las expectativas del negocio. Las tecnologías existentes de visualización de datos no requieren grandes inversiones y, en muchos casos, ya se encuentran presentes en las organizaciones, aunque con otras finalidades distintas al valor de los datos fiscales.

Es más, ni siquiera es necesario desarrollar interfaces de comunicación entre los ERP o facturadores y la plataforma de visualización que se utilice, ya que esta información se está enviando a Hacienda prácticamente en tiempo real. Puesto que habitualmente los análisis de contenido fiscal se realizarán con una periodicidad mensual (y la información está disponible), se puede optar por una solución táctica para la alimentación de la plataforma de visualización.

Good data

La llegada del Suministro Inmediato de Información que comentaba al principio supuso un esfuerzo importante para las grandes empresas, que tuvieron que apresurarse para conseguir generar y enviar de manera automática información relacionada con todas las facturas emitidas y recibidas. Estamos hablando de más de 40 posibles campos por registro, con sus correspondientes reglas de validación tanto de formato como de negocio.

Este requerimiento hace que tanto el volumen como la calidad de los registros sean suficientemente buenos como para realizar analítica. Por ello, no es tan relevante que no se hayan abordado iniciativas formales relacionadas con el Gobierno del Dato en el ámbito fiscal. No importa tampoco que una organización no cuente con políticas y procedimientos relacionados con la calidad de la información. Los datos están ahí, estandarizados y esperando a ser explotados de manera inteligente.

En definitiva, para encontrar el valor escondido de los datos fiscales, debemos tener en cuenta principalmente dos ámbitos: control fiscal y conocimiento del negocio.

Control fiscal

Habitualmente, los criterios fiscales que deben aplicarse a las operaciones están claros más allá de algunas operaciones poco comunes, que pueden requerir un análisis más detallado. El problema surge cuando se ponen en producción los criterios dictados por la función fiscal y surge la siguiente cuestión: ¿están siendo correctamente aplicados en todos los casos?

Hasta ahora, la realización de muestreos podía ser una opción para realizar algunas comprobaciones, pero en la realidad actual esto ya no vale: Hacienda lo ve todo. Poder explotar de manera inteligente los datos fiscales permite una mejor visión, tanto de los riesgos fiscales a los que la empresa se enfrenta como de las potenciales oportunidades de las que podría sacar partido.

Conocimiento del negocio

Tradicionalmente, los equipos que componen la función fiscal no han podido disponer de toda la información valiosa de negocio que está recogida entre los campos que se han de suministrar en el SII. Por esta razón, en muchos casos no han tenido visibilidad sobre aspectos puramente de negocio. Esta información puede ayudar a tomar una serie de decisiones, no solo por parte de la función fiscal, sino por parte de la función financiera o de negocio, permitiendo responder a preguntas tan interesantes como las siguientes: ¿quiénes son mis principales clientes o proveedores?, ¿cómo está evolucionando la facturación con estas empresas?, ¿cuál es mi prorrata en este momento del año?, ¿me interesa realizar algún tipo de operación corporativa?

Un lunes cualquiera de un caluroso julio, 9:00 de la mañana. Con el segundo café del día entre las manos, el responsable fiscal de una empresa analiza los datos que ha suministrado durante el mes de junio al sistema del Suministro Inmediato de Información. Tras navegar por su herramienta de visualización de datos, que le permite realizar comprobaciones de manera automática de la bondad de la información facilitada, no detecta ninguna incoherencia. Tras el último sorbo de café, pulsa el botón en el que pone: “Generar declaración automática de IVA”.