El tamaño de una organización no tiene por qué estar relacionado con sus necesidades de gestión e impresión de documentos. Sin embargo, la escasez de recursos y, en ocasiones, de conocimientos técnicos hace que las pequeñas empresas precisen una solución sencilla e intuitiva que, por un lado, simplifique la puesta en marcha y configuración de los sistemas de impresión, y, por otro, haga prácticamente transparentes tareas como el pedido de suministros o el mantenimiento de la seguridad.
Tras el parón económico que supuso el COVID-19, la actividad emprendedora reciente (TEA) ha recobrado su ritmo, volviendo a situarse en una tasa prepandémica del 5,5 % de la población. Eso es lo que se desprende del Informe GEM (Global Entrepreneurship Monitor) España 2021-2022, que revela que, aunque seguimos lejos del 15 % de la media de la Unión Europea, ha aumentado la cantidad de personas con intención de emprender en los próximos tres años, que hoy roza el 10 % de la población.
Buena parte de las microempresas ignoran cuánto gastan en tareas de impresión
Sin embargo, se da la circunstancia de que más del 70 % de las iniciativas emprendedoras se constituyen con menos de 30.000 euros de capital, y la mayoría de las iniciativas son microempresas de menos de cinco empleados. Esta magnitud da una idea muy clara de la necesidad que estas micro-/pequeñas empresas tienen de optimizar los recursos, de hacer más con menos.
Dirigida a pequeñas empresas
La impresión de documentos se antoja crucial para estas organizaciones, pero al mismo tiempo puede convertirse en un lastre si no se gestiona adecuadamente. Ya no es solo una cuestión técnica, que resuelva los problemas de impresión lo más rápidamente posible, sino también de coste. Buena parte de las microempresas ignoran cuánto gastan en tareas de impresión y pierden el control de una partida en la que existe un amplio margen de mejora.
El quid de la cuestión es afrontar esta problemática con mínimos recursos y de un modo simplificado. En este escenario, HP plantea la nueva serie HP LaserJet Pro mediante la que se ofrece una solución todo en un uno, con modelos como HP LaserJet Pro serie 4000 (impresiones de alta calidad a 42 ppm) y la HP LaserJet Pro serie 3000 (35 ppm).
Sencillez desde el minuto uno
A través de HP+, las pequeñas empresas acceden a la última innovación en impresión de un modo cómodo y sencillo. No se trata de una suscripción, sino de un complemento sin costes específicamente asociados más allá de la compra inicial de la impresora. La sencillez es la máxima que persigue, buscando hacerle la vida más fácil al empresario y restarle preocupaciones.
La sencillez es la máxima que persigue, buscando hacerle la vida más fácil al empresario y restarle preocupaciones
Para ello, entre las soluciones que aporta la serie HP LaserJet Pro destaca el panel de control de HP Smart Admin. Se trata de un portal web centralizado a través del cual se pueden administrar impresoras, usuarios, soluciones y suscripciones de servicio de un modo intuitivo, y todo ello sin necesidad de mayores conocimientos técnicos. Desde este portal, tareas como invitar a usuarios a acceder a una o más impresoras de la cuenta de la empresa se realizan a golpe de clic, de una manera rápida y segura.
Por otro lado, es relevante la incorporación de la app HP Smart, que se puede instalar tanto en dispositivos Android como iOS. Incluye una serie de prestaciones que resultan especialmente interesantes para aquellos emprendedores cuyas exigencias de movilidad son máximas, ideadas para ayudarles a incrementar su productividad.
Entre sus funcionalidades más interesantes hay que destacar la posibilidad de imprimir desde cualquier lugar y en cualquier momento, o la de digitalizar documentos con la cámara del dispositivo móvil para subirlos a la nube, enviarlos por correo electrónico o por fax desde el smartphone o la tablet. La propia HP Smart optimiza la imagen y se encarga de realizar todo el proceso de forma sencilla.
Sin preocuparse de los consumibles
Aunque la suscripción a Instant Ink es opcional, se presenta como una propuesta muy atractiva para las pequeñas empresas. De hecho, en las nuevas HP LaserJet Pro de las series 4000 y 3000 se incluyen tres meses de suscripción gratuita a través de HP+.
El primer beneficio de Instant Ink pymes es la comodidad, puesto que el emprendedor tiene garantizado el suministro de tóner. La tecnología de las impresoras HP LaserJet Pro se encarga de todo: cuando los niveles van bajando, la impresora avisa a HP y se activa automáticamente el envío a domicilio de más tóner original. Por tanto, el usuario puede despreocuparse, liberado de la necesidad de controlar si el tóner está a punto de agotarse.
Instant Ink trae consigo ahorros de costes de hasta el 50 % en los planes de tóner
Además, el plan es totalmente flexible: puede modificarse en función de las necesidades de impresión o incluso cancelarse en cualquier momento. Hablamos de un abanico de opciones que comienza con tan solo 7,99 euros al mes (para un volumen mensual de 200 páginas) y llega hasta 39,99 euros mensuales cuando se imprimen 3000 páginas al mes.
Desde el punto de vista económico, Instant Ink también puede traer alivio a las cuentas de muchas pequeñas empresas, puesto que representa ahorros de costes de hasta el 50 % en los planes de tóner, según se desprende de un reciente estudio realizado por Keypoint Intelligence.
Una de las claves de Instant Ink radica en que se contrata un plan por suscripción basado en el número de páginas impresas al mes y no en la cantidad de tóner utilizado. Las ventajas son evidentes, puesto que permite realizar impresiones sin que el precio de la suscripción se vea afectado por la cantidad de tóner que se utiliza en cada página impresa.
Más sostenible
Dado que las empresas, también las pequeñas, están cada vez más alineadas con las estrategias ESG (environmental, social, governance), apostar por servicios como los de Instant Ink contribuye positivamente a la sostenibilidad. Al tratarse de un consumo bajo demanda de los consumibles, ya no es necesario comprar cartuchos extra que puedan permanecer en la estantería durante mucho tiempo.
En esta misma línea, la generación de residuos se minimiza al tiempo que se maximiza su reciclaje, pues el servicio de entrega de los insumos se encarga también de la recogida de los cartuchos agotados para llevarlos a una planta de reciclaje.
La seguridad importa
Por otro lado, y dado que las impresoras HP LaserJet Pro están conectadas a internet, HP no ha querido descuidar la seguridad informática. De hecho, en una reciente encuesta realizada por Morning Consult, la mayoría de quienes toman decisiones TI apuntan a las conexiones a Internet de las impresoras como una de las mayores fuentes de vulnerabilidad. Por ejemplo, el 57 % de la muestra destaca que la privacidad y la seguridad de la impresión corren más peligro ahora que nunca.
Las conexiones a Internet de las impresoras son una de las mayores fuentes de vulnerabilidad
Para aumentar la seguridad de las micro- y pequeñas empresas, y evitar que sean víctimas de ciberataques, la propuesta que plantea HP pasa por HP Wolf Pro Security. Se trata de un servicio de seguridad avanzada con un modelo de protección continua, integrada directamente en el hardware de la máquina, que ayuda a mantener la seguridad de los dispositivos a través de funciones como el arranque seguro con verificación de firmware, actualizaciones automáticas o incluso memoria protegida contra escritura.
Todo ello hace que el emprendedor se vea descargado de este tipo de tareas y no tenga que preocuparse por el blindaje de su organización. En cualquier caso, siempre podrá estar al tanto de cuanto sucede; de ello se encarga HP Wolf Security Controller, que emite informes y alertas en tiempo real a las pequeñas empresas acerca de dispositivos no protegidos, o información sobre posibles amenazas.
