El mundo laboral ha experimentado cambios significativos en los últimos años. Ha sido este un tiempo en el cual hemos visto la adopción de nuevas políticas de flexibilidad y nos hemos esforzado por dar respuesta a las necesidades de movilidad de los profesionales. Ambas cosas han sido posibles gracias a la tecnología.

En su momento, la pandemia obligó a acelerar los modelos de trabajo a distancia, pero, sobre todo, evidenció la necesidad de desarrollar las herramientas corporativas, los modelos de trabajo y la cultura empresarial.

Nos encontramos, pues, ante una nueva realidad que está planteando retos claros de eficiencia, agilidad y sostenibilidad, desafíos a los que respondemos con espacios digitales más interactivos y avanzados. El objetivo: mejorar la experiencia del empleado y facilitar su día a día en ámbitos clave como la comunicación, la colaboración, el conocimiento y los procesos.

Experiencia del empleado

Según el 8.º Estudio en España de Transformación Digital en RRHH, elaborado por INCIPY, solo un 34% de las empresas en nuestro país han avanzado en modernizar sus tradicionales intranets (en muchas ocasiones obsoletas) hacia un digital workplace: espacios sociales, interactivos y más avanzados que permiten mejorar la experiencia del empleado en una serie de ámbitos.

El digital workplace es un gran aliado para ganar eficiencia y productividad en los nuevos modelos de trabajo

Por un lado, estos nuevos espacios mejoran de forma evidente la comunicación interna. Desde un único punto de entrada, y a través de una vista unificada, se puede acceder a información sobre todo lo que pasa en la compañía: noticias, eventos, conversaciones, comunicados…

Para ello se utilizan formatos visuales, más modernos y atractivos, y se potencia la comunicación bidireccional, a través de contenidos que puedan recibir comentarios o likes; además, estos contenidos, que pueden compartirse, incluyen segmentación por audiencias o subscripciones a canales de temáticas específicas, contenidos adaptados al móvil, etc.

El digital workplace es asimismo un claro potenciador de la colaboración entre los profesionales de la compañía. Facilita el trabajo transversal con grupos, equipos y comunidades en red para compartir y colaborar a partir de temáticas, proyectos, iniciativas globales o locales…

Estos workplaces pueden incluir también funcionalidades de cocreación para iniciativas de innovación, de crowdfunding de ideas o de gamificación. Por otro lado, al ser espacios de trabajo digitales, con funcionalidades avanzadas y tecnologías como la inteligencia artificial, permiten que cada empleado tenga customizado y automatizado su escritorio, su actividad, sus comunidades, sus grupos o sus tags de mayor interés.

También se convierten en auténticos centros de conocimiento de la organización, de sus políticas internas, normativas, plantillas, documentación departamental… Pero el conocimiento no solo está en los contenidos: reside también en las personas de la organización.

Por esta razón, los espacios de trabajo facilitan conectar con expertos internos filtrados por departamentos o zonas geográficas, o por habilidades y conocimientos. Sus potentes buscadores avanzados se convierten en el mejor “Google interno” de la empresa, para encontrar noticias, documentos, conversaciones… Y, de nuevo, la inteligencia artificial y el machine learning actúan en estas plataformas para facilitar un aprendizaje continuo y automatizado de la organización y de los empleados. Esto resulta clave para conocer mejor los intereses, las relaciones o las necesidades internas.

Por último, los digital workplaces fomentan también el acceso centralizado —desde un mismo espacio digital— a todas las aplicaciones, herramientas o servicios corporativos. Es fácil imaginar la mejora de la eficiencia que esto supone: desde workflows inteligentes que se personalizan según el empleado y le permiten recibir los mensajes y listados de tareas propios de su trabajo, así como validar procesos internos y personales con un simple clic, a chatbots que responden a peticiones, preguntas o dudas internas. Sin olvidar que la analítica favorece la recolección de datos accionables, lo que permitirá conocer mejor los intereses y comportamientos de la organización y de los empleados.

Cultura digital

Estos espacios digitales son claves y actúan como una verdadera palanca de transformación para alcanzar nuevos modelos de trabajo más eficientes y productivos, pues potencian la colaboración y comunicación entre los empleados para fomentar la innovación y el aprendizaje continuo. Ayudan a las empresas a adquirir una serie de atributos, característicos de la cultura digital, que las convierten en organizaciones:

• Innovadoras, flexibles y ágiles, que se adaptan a escenarios desconocidos o inciertos, y lo hacen con rapidez.
• Transparentes, abiertas, cercanas y horizontales.
• Conectadas a través de herramientas digitales, generando equipos que saben trabajar en red de forma cocreativa, colaborativa y productiva.
• Sostenibles, en las que se reduce el consumo de papel, los viajes y las emisiones de CO2, y en las que, por tanto, se cuida el medio ambiente.

Transformación cultural

Abordar un proyecto de digital workplace va más allá de abordar un simple cambio tecnológico. No cabe duda de que la tecnología es el gran facilitador, pero llevarlo a buen puerto exige también una transformación cultural y la adopción de nuevas formas de trabajo. Este modelo rompe barreras, silos y jerarquías, y ha de abordarse de forma transversal: su éxito requiere, por un lado, que la alta dirección esté implicada, y, por otro, contar con el sponsoring de agentes clave. Además, ha de ser vivido como un proyecto común y estratégico.

No hay duda de que este tipo de proyectos impactan en los departamentos y en los procesos, pero el peso de la transformación cae especialmente sobre los empleados. Por eso es clave poner a las personas en el centro y acompañar el cambio de forma adecuada. Tras más de catorce años ayudando a organizaciones de todo tipo en estos procesos de transformación, hemos concluido que los siguientes son los puntos clave que se deberían tener en cuenta:

• Diagnóstico. Identificar necesidades, frenos o barreras de los diferentes departamentos, negocios, países, perfiles… Definir bien requisitos, alcance y oportunidades.
• Plataforma. Concretar funcionalidades y realizar un benchmark de plataformas del mercado.
• Estrategia. Definir la gobernanza y los roles estratégicos, las fases, la metodología y los recursos necesarios.
• Acompañar la implementación. Crear equipos de trabajo transversales y acompañarlos en la definición del proceso (naming, tags, categorías, secciones, decisión de contenidos que se van a migrar…).
• Change management. Acompañar a los diferentes roles, equipos o mánagers involucrados, tanto durante el lanzamiento como en las fases previas y posteriores.
• Comunicación y adopción. Realizar campañas y acciones para empoderar el proyecto, trasladar los beneficios y la aportación de valor a todos los empleados; elaborar guías, videotutoriales o infografías para facilitar el uso y la adopción.

En conclusión, el digital workplace es un gran aliado para ganar eficiencia y productividad en los nuevos modelos de trabajo. Favorece la sostenibilidad y mejora la experiencia del empleado, además de acelerar la transformación de la organización hacia una cultura más ágil, innovadora, conectada y flexible, que le permita afrontar con éxito los retos futuro