A lo largo de los últimos años, un buen número de organizaciones han venido adoptando la minería de procesos para impulsar la eficiencia, mejorar la excelencia operativa y mantenerse por delante de la competencia.

Hoy, los retos de un panorama empresarial impredecible y el complicado contexto macroeconómico actual requieren aún más precisión a la hora de obtener información crítica y optimizar los procesos empresariales.

Las empresas no conseguirían nada sin la gestión adecuada de sus procesos. Sin embargo, examinarlos, documentarlos y mapearlos puede resultar bastante complicado, incluso en el caso de los más comunes. La buena noticia es que, en este sentido, la minería de procesos es un gran aliado para cualquier compañía.

Esta disciplina analítica ayuda a las organizaciones a descubrir, controlar y mejorar los procesos, para lo cual extrae conocimientos valiosos de los registros de eventos que producen los sistemas de información. Por otra parte, permite que los usuarios comprendan de manera completa cómo se ejecutan sus procesos empresariales principales, además de encontrar ineficiencias que puedan interferir en el rendimiento.

Una radiografía de los procesos

Un enfoque clásico de minería de procesos comienza extrayendo datos de eventos de los sistemas de información que gestionan las operaciones empresariales modernas, como las aplicaciones de planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de relaciones con los clientes (CRM) y gestión de la cadena de suministro (SCM). Estos sistemas a menudo contienen diferentes partes, proceden de múltiples proveedores y almacenan datos en docenas, cientos o incluso miles de tablas.

Una vez extraídos, los datos de eventos se utilizan para descubrir cómo funcionan realmente los procesos. Con total transparencia sobre cómo fluye el trabajo a través de la organización, se puede utilizar la comprobación de la conformidad para identificar dónde y cuándo se producen problemas comunes. A continuación, la empresa puede supervisar continuamente los procesos para detectar estas lagunas de ejecución. Con datos suficientes y procesos estables, es posible incluso predecir cuándo es probable que se produzcan problemas.

La OCPM utiliza representaciones de datos y procesos que reflejan la realidad, y no requiere que los datos se aplanen

En este sentido, resulta útil considerar esta disciplina como una radiografía de los procesos empresariales: una forma única de comprender los procesos centrales, localizar las ineficiencias y tomar medidas para eliminarlas. Lo que hace posible el process mining es el hecho de que muchos de los procesos empresariales más frecuentes se llevan a cabo mediante sistemas de información. En sentido general, la minería implica buscar y extraer valor, como se haría con los diamantes de una mina.

Sin embargo, hemos llegado a un punto en el que quienes adoptan la minería de procesos tienen necesidades que su aplicación tradicional no puede satisfacer. La minería de procesos tradicional muestra el proceso solamente desde la perspectiva de un único objeto (por ejemplo, un pedido de cliente o una factura), en lugar de la relación entre todos los objetos implicados. Para que la minería de procesos alcance todo su potencial, debe permitir la exploración de las relaciones entre los distintos tipos de objetos de un proceso.

Reflejar la realidad

El análisis de objetos de forma aislada no tiene en cuenta los diferentes procesos interconectados que se desarrollan en la actividad habitual de las compañías. Es decir, la minería de procesos basada en un objeto aislado (factura, pedido, entrega, etc.) no contempla la multidimensionalidad del funcionamiento de una empresa, en la que muchos procesos se interrelacionan.

Un ejemplo es la satisfacción del cliente. Obtener un alto grado de satisfacción exige coordinar muchos procesos, como ventas, compras, producción, calidad, entrega, garantía o devoluciones. Garantizar una experiencia positiva para el cliente en cada punto de contacto requiere poseer la capacidad de identificar, de forma rápida y eficaz, áreas de mejora entre estos procesos conectados. Los fallos, que suelen producirse en los puntos de intersección, pueden causar averías invisibles en el resultado deseado.

La forma tradicional de analizar estos casos en minería de procesos recurre a lo que llamamos “aplanar” la multidimensionalidad de la empresa para referir todo al objeto deseado, lo cual implica mucho preprocesamiento que añade complejidad y abstracción. La OCPM permite efectuar un análisis más completo y rápido de la empresa para coordinar mejor los procesos.

La OCPM aborda estos retos utilizando representaciones de datos y procesos que reflejan la realidad, con la ventaja de no necesitar que los datos se aplanen, como sucede en la minería de procesos tradicional. Podemos utilizar como ejemplo la parada en boxes de un coche de carreras: la salida se verá retrasada por todos los problemas relacionados con cualquiera de los objetos. Por eso es tan relevante analizarlos en su conjunto para poder solucionarlos en el menor tiempo posible y cumplir así el objetivo principal: continuar con la carrera.

Si nos fijamos en la minería de procesos tradicional, hasta ahora intentábamos hacer seguimiento a un único objeto (por ejemplo, un neumático) y crear un modelo de proceso en torno a él. Esto tiene como consecuencia la imposibilidad de ver con total claridad los múltiples objetos implicados en la parada. Todos los demás objetos y eventos (gasolina, carrocería, personal en boxes…) quedarían “aplanados” de forma inconexa desde el punto de vista de un neumático, el objeto único.

Process Sphere

Con esto en mente, Celonis ha desarrollado Process Sphere, una herramienta de minería de procesos centrada en objetos que proporciona una comprensión multidimensional de los procesos empresariales y amplía el nivel de comprensión de los problemas y oportunidades que estos suponen. La OCPM de Process Sphere permite entender la conexión entre los distintos procesos empresariales; lo hace mostrando la influencia de unos sobre otros y descubriendo ineficiencias antes invisibles.

La OCPM es una disciplina analítica que ayuda a las organizaciones a descubrir, controlar y mejorar los procesos

Con la OCPM, la minería de procesos está experimentando un auge que amplifica sustancialmente el valor transformador que esta metodología tradicional ha aportado a las empresas. Para comprender su importancia hemos de tener en cuenta la hipercomplejidad de los sistemas y procesos empresariales, y el clima económico de nuestro tiempo.

Process Sphere es solo el punto de partida, puesto que la minería de procesos existente, desde la comprobación de la conformidad al análisis predictivo, puede beneficiarse de la minería de procesos centrada en objetos. Poder mapear todos los procesos de una organización y ver cómo interactúan de una forma multidimensional aporta un valor incalculable del que, sin duda alguna, cualquier compañía puede sacar partido.

Por eso, la OCPM, la minería de procesos centrada en objetos, ha venido a revolucionar la industria y a elevarla a un nuevo nivel de eficiencia y sostenibilidad.