Rediseñar el puesto de trabajo

La pandemia a la que nos hemos enfrentado en el último año, además de provocar una crisis sanitaria global, ha desencadenado una disrupción tecnológica, social y cultural sin precedentes en el último siglo.

Hace ahora más de un año desde que se decretó el estado de alarma y tuvimos que, prácticamente de un día para otro, adaptar nuestra manera de trabajar. Como consecuencia, ha emergido la necesidad de definir un nuevo modelo de relación con la empresa, más flexible y, sobre todo, híbrido. Una clase de relación que permite a las organizaciones cumplir con su propósito y, al mismo tiempo, empoderar a los empleados para que estos puedan llegar a determinar su modelo de trabajo: hacerlo a distancia, regresar a la oficina en un modelo presencial, o adoptar un formato híbrido que combine ambas opciones.

En este contexto, es importante destacar las conclusiones que se pueden extraer de un reciente estudio publicado por Capgemini Research Institute, en el que se ha contado con la participación de quinientas organizaciones y alrededor de cinco mil empleados a escala global y multisectorial. Las respuestas obtenidas destacan de forma clara algunos de los retos y tendencias a los que se están enfrentando las empresas y sus empleados:

• Trabajo a distancia. Por un lado, tres de cada diez compañías esperan que el 70% de sus empleados trabaje de forma remota en los próximos dos o tres años. Para poner el dato en contexto debemos considerar que antes de la pandemia era solo una de cada diez organizaciones. Es evidente que las empresas tuvieron que invertir en herramientas tecnológicas y formación, y, además, en un tiempo récord. En cualquier caso, esto es lo que ha permitido que sus empleados fuesen productivos sin tener que acudir a la oficina. Algunas organizaciones, además, llevaron a cabo una serie de iniciativas para no perder la cultura y las formas de trabajo establecidas.
• Mantener el rendimiento. El 70% de las organizaciones considera que la productividad obtenida con el teletrabajo permanecerá cuando la pandemia termine. Este dato tiene una doble lectura: la tecnología ha permitido que empresas y empleados estén conectados, y que estos últimos sean productivos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Al mismo tiempo, los trabajadores manifiestan preocupación, ya que ha aumentado la presión por tener que estar conectados en todo momento, además del miedo a perder su trabajo, ya sea por una falta de productividad puntual o por verse sustituidos por talento global.
• Reducción de gastos. Las organizaciones esperan ahorrar alrededor de un tercio de sus costes de oficina en los próximos dos o tres años. Este nuevo escenario está permitiendo que las empresas optimicen partidas presupuestarias de inversión en infraestructura, gastos administrativos o costes en viajes, entre otros.

Afrontar el trabajo híbrido

La pandemia ha abierto nuevas posibilidades a la hora de redefinir el futuro del trabajo en todo tipo de organizaciones. A tenor de la experiencia adquirida, vemos que no basta con dotar a los empleados de herramientas digitales que les permitan trabajar a distancia, o con asignar una partida presupuestaria para la compra de mesas y sillas.

No basta con dotar a los empleados de herramientas digitales que les permitan trabajar a distancia

Por el contrario, las empresas necesitan ser capaces de crear una nueva visión que redefina la propuesta de valor de la compañía, revisando para ello aspectos esenciales tales como el rol que deben desarrollar los líderes en este nuevo contexto, y buscando el modo de mantener el compromiso y la pasión de los trabajadores, lo que atañe también a todo lo relacionado con la gestión del ciclo de vida del empleado. Además, hay que poner el foco en cómo fomentar una nueva cultura organizativa o cómo transmitir todos esos valores a los empleados, independiente del formato de trabajo que se determine. Por último, es también importante invertir en infraestructura y tecnologías y optimizar costes en esas áreas, tanto en las oficinas como en el propio puesto de trabajo digital.
A continuación, describo algunos ejemplos:

• Experiencia del empleado híbrido. Según un estudio realizado por HBS, el 70% de los encuestados consideran el compromiso y el reconocimiento como factores muy importantes para que una organización sea exitosa. Cada vez más, las organizaciones están impulsando iniciativas para volver a diseñar el ciclo de vida de los empleados, con el objetivo de adaptarlo a los nuevos modelos y formas de trabajo. Esto implica revisar todas interacciones que se establecen en los procesos clave, que van desde la atracción, el reclutamiento o el desarrollo hasta, entre otras, la gestión del desempeño.
• Liderazgo en este nuevo contexto. Según otros estudios, como el que ha realizado Forbes, el 90% de los ejecutivos considera que la COVID-19 cambiará los fundamentos de sus negocios en los próximos cinco años. Además, solo un bajo porcentaje de estos directivos se siente preparado para asumirlos. En este contexto, las organizaciones están considerando los nuevos modelos de trabajo en sus planes de negocio para hacer frente a estos retos, además de planificando acciones formativas y comunicacionales dirigidas a fortalecer a sus líderes.
• Nueva cultura corporativa. Las organizaciones están buscando nuevas formas para fomentar que los equipos interactúen con mayor frecuencia y se sientan más seguros. Las metodologías ágiles promueven una forma de trabajo en la que se fomentan el trabajo en equipo y la interacción, así como el enfoque en aportar valor al negocio. También están trabajando para identificar y promover las nuevas formas de colaboración y de comunicación física y digital. El objetivo es fomentar la autonomía, la empatía y la transparencia de los equipos en los nuevos entornos.
• Optimización de costes. Por otra parte, hay que destacar igualmente que las organizaciones han abierto también una línea de trabajo específica que busca identificar las eficiencias y sinergias que existen tras la adquisición acelerada de infraestructura y herramientas tecnológicas para solventar la conectividad de los empleados. El objetivo final es detectar los solapamientos funcionales que puedan darse, para crear eficiencias a nivel contractual con proveedores, pero también en el ámbito funcional, técnico o de adopción.
• Infraestructura y herramientas. A lo largo de este año las organizaciones han estado haciendo evolucionar las infraestructuras que soportan el puesto de trabajo para que estas sean más seguras, flexibles y escalables. El objetivo que se persigue es que las oficinas y los espacios de trabajo digitales puedan cubrir las nuevas necesidades que los nuevos modelos de trabajo híbrido plantean. Para ello se está invirtiendo, al mismo tiempo, en herramientas que permitan mejorar las experiencias digitales de los empleados.