La inteligencia artificial (IA) y la automatización robótica de procesos (RPA) han alcanzado un nivel de madurez tal que es posible aplicarlas de forma cada vez más intensa en la digitalización y optimización de todo el ciclo de vida de los procesos documentales, un avance imprescindible para no desperdiciar talento y mantener la competitividad.
El desarrollo manual de numerosas tareas administrativas —entre ellas la búsqueda, lectura, validación y clasificación de documentos— continúa lastrando la eficiencia de muchas organizaciones. De hecho, buena parte del valor de la información que esos documentos contienen se pierde o no contribuye a la mejora del negocio debido, justamente, a la falta de agilidad a la hora de procesarlos y gestionarlos.
Según Gartner, el 46% de los empleados de las empresas de pequeño y mediano tamaño malgastan parte de su jornada laboral por culpa de flujos de trabajo ineficientes relacionados con el papel. Cada semana destinan a la resolución de problemas de esta clase una media de once horas, de las que seis se consideran tiempo perdido. Todo esto en un entorno empresarial en el que el 80% de los datos no están estructurados.
La situación no solo es muy mejorable, sino que exige una transformación urgente, especialmente a tenor de los cambios que ha traído la crisis provocada por la COVID-19, en la que las relaciones virtuales de las empresas con sus clientes, socios, proveedores y otros colaboradores han alcanzado una escala sin precedentes.
Obtener verdadero valor del capital humano, así como mantener la competitividad de la empresa en este nuevo entorno, exige digitalizar y optimizar el ciclo de vida completo de estos procesos. La buena noticia es que las tecnologías relacionadas con IA y RPA han alcanzado ya un punto de madurez que invita a aplicarlas sin restricción para alcanzar este objetivo.
Gartner prevé que, en 2022, el 90% de las organizaciones habrán adoptado RPA en alguna de sus posibles formas, y un 67% ya contempla implementar procesos de automatización. Por su parte, IDC Research España vislumbra un futuro muy halagüeño para estas tecnologías. Sus previsiones indican que, en 2022, el 45% de las tareas repetitivas en las grandes empresas se habrán automatizado, y un año más tarde, en 2023, el 50% de los trabajadores interactuará de forma regular con un asistente virtual con IA. Todo ello contribuye directamente a la adopción del smart working, un modelo que incluye el teletrabajo, específicamente en un formato híbrido, pero que va mucho más allá gracias a la automatización y la IA.
Amplio territorio para la optimización
Si bien varían en función de la actividad, los procesos documentales optimizables son muchos y diversos. A modo de ejemplo: en el sector de los servicios financieros incluyen desde la apertura de cuentas bancarias y la concesión de créditos e hipotecas hasta la gestión y las confirmaciones de carácter comercial, de contratos de renting o leasing; en el ámbito asegurador abarcan desde los procesos de verificación y alta de clientes hasta la gestión de pólizas y siniestros, o de reclamaciones; en el caso de la logística, podemos señalar las declaraciones aduaneras y la recepción y gestión de documentos e informes, incluyendo facturas de embarque y comprobantes de entrega.
Así mismo, existen varios procesos financieros y contables comunes a la práctica totalidad de las organizaciones que claramente deberían ser objeto de una optimización inteligente. Entre estos se puede citar la gestión de información fiscal, financiera y laboral de la empresa, la de documentación de proveedores para su homologación, o la de albaranes, facturas emitidas y recibidas, pedidos y órdenes de compra, entre otros.
Cognitive Legal Advisor interviene de forma inteligente en cualquier proceso administrativo documental
Asistente legal cognitivo
En este escenario, Cognitive Legal Advisor se convierte en un aliado de primer orden. Se trata de un servicio, integral y modular, capaz de intervenir de forma inteligente en cualquier proceso administrativo y de manejar, con entrenamiento previo, tanto documentos oficiales como no oficiales.
Disponible en modelo SaaS, nuestro Asistente Legal emplea técnicas de IA cognitivas semánticas (NLP) para gestionar de forma inmediata y optimizada este tipo de procesos. Actúa a partir del tratamiento electrónico con OCR de los textos, su lectura inteligente y la selección de los elementos clave de cualquier documento —oficial y no oficial— para cotejar y validar la información.
Una vez analizada esta, también es capaz de emitir una recomendación de aprobación o denegación tras comprobar si se cumplen en forma y plazo todas las reglas de negocio prefijadas. En el primer caso, se encarga de llamar al sistema de autenticación, firma digital y notificaciones electrónicas certificadas (SMS o email) que proporciona nuestra plataforma O2.Digital, para garantizar la autenticación tanto de los documentos como de las identidades de los intervinientes, además de para generar y registrar las evidencias electrónicas correspondientes.
A partir de aquí, gracias al uso de RPA, el sistema incorpora de forma automática la información pertinente a los procesos operativos de la empresa en sus sistemas de gestión. A lo largo de todo este flujo, los profesionales cuentan con un asistente virtual bajo la forma de un chatbot con inteligencia artificial que presta su ayuda en las diferentes fases.
El servicio Cognitive Legal Advisor también incluye un metabuscador inteligente que permite localizar en tiempo real los documentos, así como la información completa relacionada con cada uno de los procesos. En cualquier momento es posible comprobar, utilizando por ejemplo el DNI del cliente o el nombre del notario que dio fe, cuáles son las cláusulas existentes en los contratos que la empresa mantiene con este, si firmó o no y cuáles fueron las recomendaciones del sistema en aquel momento. De esta forma se gana agilidad en el acceso al conjunto de la información almacenada, lo que redunda directamente en una mejor toma de decisiones.
Un rápido retorno
El enorme interés que existe en las empresas por la digitalización y la automatización de procesos, con un foco especial en aquellos que implican gestión documental y tareas repetitivas y de escaso valor, es patente. El motivo es bien sencillo: los beneficios que aporta son enormes y el retorno de la inversión se consigue en muy poco tiempo.
De acuerdo con PwC, el 54% de las organizaciones que incorporan IA en sus procesos logran incrementar su productividad. Por otra parte, los datos que maneja UiPath, compañía experta en RPA, señalan que, con este avance, el 80% de las empresas reducen sus costes y obtienen el retorno de la inversión en un plazo inferior a un año.
