El volumen de información generado por todo tipo de sistemas —incluidas las soluciones SAP— aumenta constantemente, y, con él, los costes de almacenar esa información. Sin embargo, es posible controlar este crecimiento: existen soluciones que permiten analizar detallada y minuciosamente los datos para decidir qué información es relevante para el negocio, lo que evita el almacenamiento indiscriminado.

David Arias GarcíaResulta indiscutible que el ritmo al que hoy se genera información es vertiginoso: aunque los datos pueden variar ligeramente en función de las fuentes que se consulten, en ningún caso se alejan de señalar un crecimiento aproximado del 30% anual desde 1999.

Como consecuencia directa de lo anterior, las necesidades de almacenamiento de la información de las empresas continúan aumentando; de hecho, se espera que esta explosión de la información pronto supere la capacidad de almacenamiento instalada.

Una consecuencia práctica de todo esto la encontramos en las medidas que últimamente están tomando los proveedores de muchas de esas cuentas de correo “gratuitas”, que están comenzando a solicitar a los usuarios un pago por el almacenamiento adicional. Y lo mismo ocurre con los diversos proveedores de cloud para entornos domésticos o personales.

Aquellos modelos de almacenamiento gratuitos iniciales, que parecían inagotables, se han revelado insuficientes, por lo que habrá que ampliarlos, borrar información o alojarla en otra ubicación.

Universo SAP

Como no podía ser de otro modo, el universo SAP no es ajeno a este panorama. En este tipo de entornos, al clásico problema relacionado con el tamaño y el crecimiento de los sistemas se une ahora un reto adicional: el cambio de arquitectura de un sistema SAP clásico, en el que todas las funcionalidades residían en el propio SAP ERP, a un landscape de aplicaciones de negocio distribuidas en el cloud. Tanto las propias del fabricante alemán (SAP BTP, SAP SuccessFactors, SAP Concur, etc.) como aquellas que no son SAP, tales como Salesforce, Workday, etc.

data warehouseTodo ello sin olvidar la relevancia que adquiere la ratio sizing/coste de Rise with SAP, que otorga enorme relevancia al dimensionamiento y al crecimiento del sistema a la hora de mantener el control sobre los costes.

En relación con este nuevo paradigma, el landscape de aplicaciones de negocio, es necesario destacar que en esta arquitectura cloud la duplicidad de la información es más cara que en el modelo clásico.

Ya no se trata solamente de la generación y crecimiento de la información en el sistema SAP ERP, sino del efecto que provoca en el resto de las aplicaciones y del impacto que tiene en el tamaño de las soluciones cloud que forman parte de este landscape.

Controlar el crecimiento

Por este motivo, ya no bastará controlar el crecimiento de los sistemas SAP: habrá que hacer lo mismo con las aplicaciones cloud que forman parte de esta nueva arquitectura. Téngase en cuenta que ya no hay un free lunch en el cloud similar al que hubo en el modelo clásico anterior; al contrario, el crecimiento y el coste cada vez estarán más estrechamente vinculados.

En este nuevo escenario es especialmente importante evitar situaciones de redundancia de la información en los datos maestros (clientes, proveedores, materiales, etc.) que se distribuyen de forma diaria a estas aplicaciones cloud. En la mayoría de las ocasiones, esta redundancia reside de manera agregada en los diferentes sistemas de almacenamiento de información (data warehouse).

También cobran especial relevancia las decisiones sobre qué hacer con los sistemas SAP legacy, que, en función del roadmap SAP S/4HANA elegido, ya no formarán parte del ecosistema SAP S/4HANA. Igual atención se ha de prestar a los sistemas antiguos que empiezan a tener problemas por obsolescencias de la base de datos o del propio sistema operativo.

Evitar la información obsoleta

En relación con la información obsoleta, en sistemas SAP ERP es muy frecuente encontrar sociedades o áreas de negocio que —debido a reestructuraciones, ventas, fusiones, etc.— ya no forman parte de la corporación, a pesar de lo cual los datos siguen residiendo en el sistema. Hablamos de un 20% o 30% del volumen total de la base de datos.

Igualmente común es encontrar configuraciones que ya no forman parte de la estructura actual —y que, por tanto, han dejado de ser útiles—, pero que siguen ocupando un valioso espacio (por ejemplo, centros logísticos, canales o sectores de venta obsoletos).

Es necesario controlar el crecimiento de los sistemas SAP y el de las aplicaciones cloud que forman parte de esta nueva arquitectura

Vinculada a la información obsoleta, hay cuestiones interesantes que plantearse en relación con la información histórica: realmente, ¿hasta qué punto necesita una organización la información de los últimos veinte, quince, diez o cinco años, o incluso la del año pasado?

Si bien existen sectores donde pueda ser necesario mantener el dato en stand by, por si “revive” (por ejemplo, garantías de producto o servicio), la mayoría de las veces las necesidades son únicamente legales, reglamentarias o de acceso por motivos de consulta o auditoria, es decir, situaciones que no requieren instalaciones productivas ni los elevados costes que estas acarrean.

Optimizar el dato

Una solución para todas las situaciones consiste en analizar, con precisión y exactitud, la información de los sistemas SAP ERP y la vinculación desde una perspectiva funcional —e incluso geográfica— de cada dato a su unidad funcional correspondiente (centro, sociedad, organización de compras/ventas, etc.).

Además, es importante cuantificar y asignar un tamaño a la información seleccionada, y proporcionar a cada cliente soluciones a medida y adaptadas a cada situación concreta. Se trata, en síntesis, de identificar —en función del uso— qué unidades organizativas de cada sociedad están activas u obsoletas, y de proponer diferentes modelos en función de los requerimientos específicos: carve-out, cloud lift & shift, deletion, merge & acquisitions, SAP S/4HANA move, SAP systems consolidation, etc.

Una vez finalizados los proyectos de optimización del dato, el siguiente paso consiste en mantener el control sobre el crecimiento de los sistemas. Más allá del incremento orgánico que se pueda dar en cada organización, hay actividades que van a facilitar el control sobre la volumetría del sistema, entre las cuales están el housekeeping de tablas de logs de aplicaciones y errores, IDOCS, documentos originales, etc.

Ademas, también resultará muy útil analizar el envejecimiento de los datos, para conocer qué elementos de archivado tenemos y, de ese modo, aplicar en cada caso concreto las medidas adecuadas.