Con el auge del teletrabajo a todos se nos han presentado nuevos desafíos. ¿Cómo digitalizamos nuestros comportamientos cotidianos, desde el onboarding de empleados hasta las conversaciones en la máquina de café? Las herramientas tecnológicas nos ayudan a gestionar muchos aspectos de nuestra vida laboral, pero ¿qué hacer cuando queremos cambiar la estrategia comercial, recolectar las ideas de nuestros empleados o comenzar proyectos innovadores que proporcionarán nuevas fuentes de ingresos?.
Nos encontramos en un contexto en el que parte de nuestros equipos se encuentran distribuidos por todo el mundo y, en su gran mayoría, trabajando desde casa. Pero eso no significa que tengamos que dejar en pausa los desafíos empresariales a los que nos enfrentamos, ni tampoco nuestros procesos de creatividad. Al contrario, en la situación actual debemos adaptarnos lo más ágilmente posible a las condiciones cambiantes del entorno. El mundo laboral se está transformando de forma irreversible, pero contamos con un aliado especial: la tecnología; con las herramientas adecuadas y un plan sólido podemos llevar a cabo los talleres de ideación de forma similar a como lo haríamos en un entorno plenamente presencial.
No podemos obviar que celebrar un taller de design thinking a distancia plantea una serie de desafíos, pero pronto nos daremos cuenta de que los beneficios superan con creces a los inconvenientes.
Design thinking a distancia
En muy pocas palabras, el design thinking es un proceso cuyo objetivo es comprender los desafíos a los que se enfrentan las empresas y encontrar soluciones creativas para ellos. Un proceso pensado por personas, para personas, donde se empodera a todos los miembros de la organización y se premia la creatividad, la empatía, la comunicación y el pensamiento divergente. Todos tienen voz y voto. Es altamente colaborativo y está orientado a la acción, con un conjunto de técnicas y herramientas que ayudan a una organización a impulsar el cambio.
Un taller de design thinking a distancia plantea desafíos, pero los beneficios superan a los inconvenientes
A través de actividades como recopilar información sobre los clientes, delimitar y reformular el problema, idear, crear prototipos y efectuar un testing iterativo se obtienen nuevos productos y servicios, o mejoras en los procesos de negocio dirigidas tanto a clientes como a empleados.
El proceso de design thinking ayuda a los equipos a:
- Empatizar y tomar decisiones basadas en una comprensión profunda de las necesidades del cliente.
- Mejorar sus habilidades de colaboración, cocreación y resolución de problemas.
- Romper los silos mediante la colaboración de equipos multidisciplinares.
- Aceptar el fracaso y aprender de los errores para tomar futuras decisiones.
El principal objetivo de un teletaller de design thinking es reunir a un grupo multidisciplinar de personas para que se enfrenten a un problema concreto. Para explicar el funcionamiento vamos a dividir el contenido en dos etapas: fase de planificación y fase de ejecución.
Fase de planificación
Los primeros pasos en el proceso de planificación son delimitar el desafío en el que se va a trabajar y formar el equipo que va a tratar de resolverlo. Es necesario fijar un objetivo claro y conciso para el taller, así como asegurar que todas las personas involucradas lo conozcan con antelación con el fin de garantizar que estén preparadas y motivadas para contribuir a la iniciativa. Dado que el taller se va a celebrar a distancia, recomendamos grupos de, como máximo, entre seis y ocho personas. Así conseguiremos una combinación de diferentes perspectivas y formas de pensar, y, al mismo tiempo, que el grupo sea manejable.
El segundo paso consiste en fijar los detalles. Vamos a contar con un tiempo limitado y, por tanto, es de vital importancia que el taller tenga un desarrollo fluido. Para ello es esencial planificar la agenda al minuto, elaborando un programa detallado para cada actividad, en el que aparezca el tiempo que le vamos a dedicar. Hay que tener en cuenta que, en el formato a distancia, las actividades pueden tomar más tiempo del esperado debido a los imprevistos tecnológicos.
Existen numerosas plantillas que pueden ayudar a definir las actividades, aunque la clave es la eficacia y el compromiso, y también la simplicidad, ya que las actividades que requieren mucha explicación tienden a ralentizar el taller.
En tercer lugar, al igual que en el formato presencial, hay que contar con las herramientas necesarias. Para abordar el taller con garantías es fundamental combinar un sistema de videoconferencias, una pizarra virtual ―como Mural o Miro― y una herramienta colaborativa que permita compartir documentos.
Como cuarto punto, las personas involucradas deben conocer la importancia del taller, y que van a ser invitadas porque se valora su participación. Es aconsejable acompañar la invitación con un resumen de lo que pueden esperar del taller, incluyendo información sobre el design thinking para que puedan familiarizarse con el tipo de actividades que se desarrollarán a lo largo de la sesión.
Por último, una o dos semanas antes de la celebración es recomendable realizar con el equipo una sesión introductoria, tanto del taller como de sus implicaciones. En ella se puede hablar sobre las expectativas que se albergan o sobre el trabajo previo que se ha de realizar.
En este sentido, también es importante incluir una fase de empatía como trabajo previo al workshop. Para ello, habrá que solicitar a los participantes que recopilen toda la información posible acerca de usuarios o clientes: los problemas a los que se enfrentan, las barreras que les impiden progresar o sus emociones y expectativas. Esa información les servirá para completar un mapa de empatía.
Fase de ejecución
Después de la sesión inicial es probable que dentro del equipo haya algún integrante que albergue dudas sobre el proceso. Para solventarlo se puede empezar explicando un caso de éxito en el que se pongan en valor los resultados obtenidos, de forma que podamos entusiasmar y motivar al equipo. Es buen momento para recordar los objetivos que se persiguen y establecer las “reglas del juego” antes de dar comienzo al proceso de ideación. De esta forma cada integrante del equipo conocerá el objetivo final y el porqué de los pasos que se van a ir dando.
Es esencial planificar la agenda al minuto, elaborando un programa detallado para cada actividad
También es muy recomendable comenzar la sesión con un ice-breaker, es decir, una actividad divertida, para reducir la tensión inicial y ayudar a que los participantes se sientan cómodos trabajando juntos, especialmente si no lo habían hecho con anterioridad. Las plataformas de pizarra virtual proporcionan muchas plantillas que pueden ayudarnos a elegir este tipo de actividades para el taller.
Ahora sí, comenzamos con el proceso de design thinking, en el que iremos recorriendo las diferentes etapas, aunque no tiene por qué ser un proceso lineal. Los integrantes del equipo deben haber trabajado previamente la fase de empatía y es momento para que presenten sus hallazgos y el mapa de empatía que han elaborado. Utilizando la pizarra virtual generaremos un mapa de empatía final, en el que incorporaremos los temas que ha determinado el equipo. Como resultado, se obtendrá un conocimiento mucho más amplio del usuario —o cliente— y de los desafíos a los que se enfrenta.
En la siguiente etapa, la de definición, profundizaremos en el verdadero problema a partir del mapa de empatía generado, y lo haremos tangible mediante dos actividades. Primero, definir con claridad el punto de vista del usuario o cliente. Esta definición debe estar centrada en el ser humano y ser, por un lado, lo suficientemente amplia como para dejar espacio a soluciones creativas, y, por otro, lo suficientemente acotada como para garantizar que tenga un enfoque específico y dé pie a la acción.
A partir de la definición del punto de vista, articularemos preguntas que replanteen el desafío de una forma que invite a la acción (cómo), se centre en las posibilidades y el potencial (podría) y fomente el trabajo en equipo (nosotros). Se trata de resolver cada desafío formulando la pregunta HMW (How might we…? o “¿Cómo podríamos nosotros…?”). La técnica consiste en reformular las preguntas con la intención de convertir esos desafíos en oportunidades. La forma de hacer la pregunta sugiere que es posible una solución y que el problema se podría resolver de varias maneras. Cada palabra de esa pregunta está pensada para estimular la resolución creativa de problemas, facilitando que las personas no sufran bloqueo o sientan miedo de proponer cosas erróneas.
Ideación y prototipado
La siguiente etapa del taller vamos a dedicarla a proponer ideas y posibles soluciones para solventar el problema del usuario o cliente. Aquí el equipo va a tener la oportunidad de ser creativo, práctico, de interactuar con el resto del grupo. Es una de las fases más motivadoras.
Habrá que iterar pasando desde espacios personales de ideación a espacios en grupo, en los que iremos construyendo las diferentes ideas gracias a la visión personal de cada participante. Esta es la clave de la innovación. La pizarra virtual ayudará a registrar esta etapa y a esquematizar cada una de las ideas, pues cada participante expresará las suyas de forma diferente: desde la más visual a la más esquemática. Estas herramientas ya cuentan con plantillas preestablecidas que ayudarán a simplificar el proceso.
En la etapa de definición profundizaremos en el verdadero problema a partir del mapa de empatía previamente generado
Por último, llega la fase de prototipado y testing de las ideas, que podrán materializarse en elementos físicos o digitales. Es importante aclarar que, en un taller de design thinking, un prototipo no tiene que ser bonito o perfecto. Es, esencialmente, cualquier cosa que haga tangible la idea y permita que se pueda probar con usuarios de forma sencilla: desde simples bocetos en papel subidos a la pizarra virtual con una foto hasta historias de usuario, flujos de actividad o wireframes creados con herramientas de abocetado.
Como consejo, proponemos que se les dé a los participantes una semana para que puedan trabajar en los prototipos y probarlos con usuarios o clientes. Después de este paso, finalizaremos con una sesión de seguimiento para tratar los resultados. Aquí es donde realmente entra en juego la naturaleza iterativa del design thinking. Es probable que descubramos que una solución funcionó muy bien, pero también puede que necesitemos volver atrás y redefinir el problema, o dedicar un poco más de tiempo a conocer a los usuarios o clientes. Debemos estar preparados para retroceder, iterar y desafiar las hipótesis iniciales.
Conclusión
Cada vez más empresas cuentan con equipos distribuidos en diferentes localizaciones o trabajando a distancia y ven el valor de la creatividad colaborativa como clave para el éxito empresarial. Los teletalleres de design thinking bien ejecutados son un activo estratégico para la innovación, pues están diseñados para que nos equivoquemos lo más rápido posible e iteremos al ritmo frenético que hoy nos marca el mercado.
Contar con un amplio abanico de ideas aumenta las posibilidades de que algunas de ellas sean magníficas. Las grandes ideas, bien ejecutadas, son las que nos brindarán el éxito empresarial.
