A pesar de que es uno de los temas más candentes durante los últimos tiempos entre los profesionales del sector TI, el mercado que abarca actualmente la automatización de procesos es relativamente pequeño. Eso sí, plantea una clara tendencia de crecimiento para los próximos años. De acuerdo con el analista Gartner, el gasto que las empresas dedicarán a automatizar sus procesos de negocios en 2020 alcanzará la cifra de un billón de dólares. Además, el porcentaje de grandes empresas que habrá adoptado algún tipo de automatización en sus procesos llegará ya al 40%.

Existen multitud de razones por las cuales las empresas deben implementar la automatización de procesos en sus organizaciones. En cualquier caso, por encima de todas me gustaría destacar cinco.

• En primer lugar, lo más evidente es la posibilidad de disminuir la carga de trabajo que originan las actividades consideradas rutinarias. Esto permite que los empleados puedan centrarse en las tareas que realmente aportan valor para la organización.
• Además, gracias a que se reducen los tiempos dedicados a actividades rutinarias o repetitivas, los equipos de trabajo aumentan tanto la eficacia como la eficiencia en los procesos en los que concentran ahora todos sus esfuerzos. Por otra parte, es posible llevar un control mucho más certero —mediante la aplicación de métricas— de las tareas que han sido automatizadas, lo que mejora su implementación y evita cuellos de botella, compensando otras posibles cargas de trabajo.
• En tercer término, se produce una mejora en la velocidad de procesamiento y, especialmente importante, en la precisión con la que se desarrollan los procesos de negocio empresariales. Esto no solo hará que la organización ahorre en costes, sino que aumentará la reputación entre sus clientes al evitar fallos o errores manuales. Con la implementación efectiva de la automatización en los procesos de negocio, la empresa verá cómo los ciclos temporales de proyecto disminuyen sensiblemente.
• Por otro lado, la automatización de procesos plantea un modo muy apropiado de ahorrar costes sin que esto derive en forma alguna en una disminución en los niveles de productividad en sus actividades. De hecho, lo que ocurrirá será una reducción en los tiempos necesarios para ejecutar cada una de estas tareas, así como un incremento en la capacidad para escalar las operaciones. Los ahorros en costes no solo vienen en esta línea, sino que también provienen de la reducción de las horas necesarias para la formación, así como de los gastos de gestión de las tareas que anteriormente no estaban automatizadas.
• Por último, la empresa tomará el control real de su negocio y tendrá una completa visibilidad. Este es el único modo para que pueda desempeñar sus operaciones correctamente. Cuando la empresa aplica automatismos, gana en transparencia y esto hace que sea mucho más sencillo conocer qué dirección debe tomar y, de esta forma, solucionar aquellos problemas que vayan apareciendo de manera que no afecte al crecimiento de la empresa.

Se mejora la velocidad de los procesos y también la precisión con la que se desarrollan

Manos a la obra

Una vez la empresa ha visto las ventajas de la automatización de sus procesos de negocio, es importante diseñar la mejor manera de llevarla a cabo. Existen varios caminos, pero —a partir de nuestra experiencia— vamos a concretar uno de ellos, comentando algunas de las mejores prácticas.

La primero sería elegir correctamente aquello sobre lo que queremos actuar, ya que una automatización de todos los procesos empresariales a la vez no sería efectiva. Es importante seleccionar dónde deben concentrarse los esfuerzos y hacerlo por etapas, automatizando procesos de manera continua y equilibrada.

El siguiente paso sería elegir la herramienta correcta de entre todas las que existen en el mercado. Esta decisión es vital para el resultado final del proyecto y resulta especialmente importante pensar en ella en términos de escalabilidad, nivel de competencias y tipo de usuarios implicados.

En tercer lugar, la empresa definirá los objetivos específicos de la automatización en función del ROI. En este punto es crítica la selección de objetivos, dado el cuantioso montante de la inversión. Sin objetivos no hay dirección y sin dirección no hay gestión ni control efectivo de las actividades. El siguiente paso tras la fijación de objetivos es dejar claro el establecimiento de roles y la jerarquía de cada uno de los partners implicados en el proyecto. Para definir estos roles habrá que tener en cuenta aspectos como la solución elegida, el modo en el que afectará al empleado y, por supuesto, el nivel profesional de los perfiles implicados.

También resulta especialmente importante la involucración de cada persona en el proceso, ya que la automatización implica un cambio drástico en la organización. Esto deriva en la necesidad de gestionar las posibles resistencias que los empleados puedan presentar al cambio, así como motivar a los que creen en él para que actúen como evangelistas.

Una vez en este camino, la empresa tiene que asegurar el correcto entrenamiento de todos los usuarios que van a interactuar con el nuevo sistema. Es importante que lo conozcan cuanto antes y que saquen el máximo rendimiento en las tareas en las que ahora se van a centrar. A pesar de que la enseñanza es un importante paso, no es el único, ya que esta tiene que ser extendida en el tiempo para promover la mejora continua. La persistencia y la transformación cultural activa de cada empleado es una ventaja evidente.

Por último, siempre se tiene que contar con un plan de apoyo que sostenga todo lo anterior y que, además, contenga provisiones.

Sin objetivos no hay dirección, y sin ella no hay gestión ni control efectivo de las actividades

Conclusión

La automatización de los procesos de negocio en las empresas traerá consigo la mejora colectiva de los flujos de trabajo en términos de eficiencia, adaptabilidad a las necesidades reales del negocio, reducciones de errores humanos y clarificación de los roles y responsabilidades de los empleados. Tal automatización mantendrá y optimizará la gestión de los componentes core de las organizaciones, tales como los procesos, los equipos y los datos.