Los departamentos de TI llevan años innovando y aplicando mejoras enfocadas a incrementar la satisfacción de sus usuarios, pero nadie se imaginaba los proyectos que han tenido que implementar durante el último año. La pandemia ha obligado a las empresas a adaptarse y a demostrar su resiliencia ante circunstancias que no estaban en el roadmap de ninguna organización. La cultura empresarial es clave.
En una crisis tras la cual los patrones de trabajo nunca volverán a ser iguales, los empleados nos hemos tenido que adaptar a nuevas metodologías y entornos. Un proceso en el que los departamentos de TI nos han ido acompañando a través de tecnologías y soluciones que han facilitado el tránsito: entornos de colaboración y estrategias de virtualización que nos han permitido trabajar desde cualquier sitio; y nuevas formas de comunicación que han hecho posible que las organizaciones sigan adelante.
Pero ahora, cuando parece que poco a poco se está llegando a una nueva normalidad, la cuestión que empieza a despuntar es cómo ha aceptado el empleado esta situación y si el teletrabajo ha resultado ser o no lo que pensaba. Es el momento de, más allá de las urgencias pasadas, pensar en cómo mejorar el modelo de trabajo, cómo implicar al empleado para definir mejor los nuevos retos y los estándares de productividad, y cambiar la forma de gestionar la fuerza laboral.
Trabajo descentralizado
La colaboración siempre ha estado presente en todo tipo de entornos, aunque sí es cierto que ahora contamos con mecanismos que, optimizando las labores del día a día, ayudan a que sea mucho más efectiva. Por ejemplo, ahora es posible que todos los miembros de un equipo interactúen de forma simultánea en un mismo documento, e incluso construir un cuadro de mando al que todos los implicados pueden acceder.
Las áreas de recursos humanos, comunicación y formación tienen ahora un nuevo papel en las organizaciones
De este modo, las áreas de recursos humanos, comunicación y formación tienen ahora un nuevo papel en las organizaciones. Han tenido que poner en marcha mecanismos innovadores para que todos nos sintamos parte de una organización que lleva ya muchos meses trabajando de forma descentralizada y, en cierto modo, desubicada. Una de las iniciativas que han surgido para responder a este reto es la creación de nuevos roles enfocados a aumentar el sentimiento de empresa: los employee branding, los responsables de transformación digital, de talento, de colaboración… Estos perfiles están cumpliendo un papel muy importante en las organizaciones. Por un lado, se encargan de hacernos saber que no estamos solos; por otro, trabajan para cambiar la cultura de la empresa, pasando de un modelo basado en el presencialismo a otro más centrado en la gestión por objetivos. Las metodologías ágiles están revolucionando las organizaciones en todas las áreas.
Plataformas
Durante este período, la colaboración entre empleados se ha incrementado de forma notable. Durante el año 2020, un 25% de las empresas han tenido que aplicar nuevas soluciones de colaboración, y esto no supone únicamente poner en marcha la plataforma tecnológica que lo permite: también implica emprender acciones de gestión del cambio que van más allá de la formación y, que, sobre todo, buscan potenciar estas nuevas formas de trabajar. Las herramientas tienen que ayudar a cambiar, pero son los empleados los que deben hacer las cosas de una manera diferente.
Las herramientas tienen que ayudar a cambiar, pero son los empleados los que deben hacer las cosas de una manera diferente
Estas plataformas han demostrado que no solo sirven para editar documentos en línea. Dentro de un mismo entorno, hemos podido crear equipos de trabajo, asignar tareas y celebrar reuniones. Aquí, la colaboración entre las áreas de recursos humanos y TI ha sido imprescindible para gobernar la plataforma, definiendo cómo explotar sus capacidades a través de distintos casos de uso, que deben ser implementados desde TI y comunicados y potenciados con el apoyo de ambas áreas.
Una nueva dimensión
Aunque poco a poco los empleados están volviendo a la oficina, nada será igual que antes. Las reuniones en línea ya forman parte de nuestro día a día y, además, se está viendo la necesidad de adecuar los espacios a los nuevos modelos de trabajo. Hay que utilizarlos de otra manera, deben redefinirse y quienes los usamos hemos de cambiar la mentalidad. De hecho, los servicios relativos al puesto de trabajo ya no se basarán en la tríada personas-tecnología-procesos: ahora hay que incluir una nueva dimensión correspondiente a los espacios.
Es el momento de analizar si la configuración actual de las oficinas cumple con las necesidades reales de los usuarios y, en caso de que no sea así, adaptarla a la nueva realidad. “Flexibilidad” es el nuevo mantra de los espacios físicos. Para construir este nuevo contexto de trabajo, adaptado al usuario, es necesario analizar las necesidades de este en ámbitos como los modelos de colaboración y de movilidad, pero también sus requerimientos a la hora de concentrarse o, por ejemplo, mantener la confidencialidad en llamadas o reuniones. El objetivo es que, cuando estén en la oficina, los trabajadores no echen de menos esos entornos que ya poseen en sus propias casas.
Es el momento de analizar si la configuración actual de las oficinas cumple con las necesidades reales de los usuarios
En cualquier caso, los espacios de colaboración e interacción entre personas serán claves en este nuevo escenario. Las oficinas deben empezar a convertirse en esos lugares donde suceden las cosas, que facilitan la conexión entre empleados, pero también con clientes y proveedores. De este modo, la distribución que se elija deberá tener en cuenta todo esto, aplicando además herramientas y tecnologías que incentiven la creatividad y faciliten la colaboración en tiempo real.
De hecho, muchos empleados, especialmente aquellos que desarrollan tareas en un ámbito más individual, harán un uso masivo del teletrabajo y ni siquiera volverán a ocupar un espacio físico en la nueva oficina.
Cultura empresarial
Dicho así, el escenario planteado puede resultar muy atractivo para las empresas: ahora contarán con un alto porcentaje de usuarios cuya productividad puede ser medida sin tener en cuenta la presencialidad, lo que permite reducir el número de metros cuadrados de las oficinas o incluso cambiar de ubicación. En cierto modo, esto es así, pero… ¡cuidado!: es un arma de doble filo. De nuevo, volvemos a poner el foco en la importancia de la cultura de la empresa y en lo que esta haga para conseguir que los nuevos modelos de ocupación tengan éxito.
Para ello resulta imprescindible que las organizaciones inviertan en crear una nueva cultura empresarial que deje de lado el presencialismo y se enfoque en un entorno híbrido, teniendo en cuenta tanto a los empleados que desarrollan su labor en la oficina como a los que trabajan a distancia.
En definitiva, hay que pensar en la productividad, pero también en el bienestar del trabajador. Estamos ante un cambio de paradigma en cuanto a los modelos de trabajo, y las empresas deben adaptarse lo más rápido e inteligentemente posible. Para ello, las áreas de TI han de aportar todas las herramientas necesarias para que los profesionales puedan desarrollar su labor desde cualquier lugar (escritorios más seguros, entornos colaborativos, conexiones remotas, información almacenada en la nube). Por su parte, las áreas de recursos humanos deben colaborar para incentivar el cambio en la cultura empresarial, además de ayudar a los empleados a adaptarse a los nuevos entornos híbridos de trabajo.
