Cuando hablamos de smart working nos referimos a una realidad que, efectivamente, incluye el teletrabajo, pero que va más allá: implica tecnología e inteligencia. Las mejoras continuas en materia de conectividad y telecomunicaciones, los nuevos dispositivos y las cada vez más avanzadas herramientas de comunicación y colaboración contribuyen desde hace años a la expansión del trabajo a distancia. Además, las limitaciones de contacto físico impuestas para luchar contra la COVID-19 han supuesto el impulso definitivo para su adopción, que ha permitido a muchas empresas mantener la actividad en un contexto de crisis sin precedentes.

Es importante recordar que el teletrabajo no ha nacido con la pandemia. Hace más de una década, en 2010, Microsoft España celebraba el «Día de la Oficina en Casa». Además, en los últimos años ha sido cada vez más habitual en las empresas que, en aras de la conciliación, los trabajadores no estuvieran obligados a acudir a una oficina ni a seguir un horario estricto para cumplir con sus responsabilidades y objetivos.

No obstante, la nueva situación creada por la pandemia ha ampliado de forma notable el número de profesionales que disfrutan de la flexibilidad que supone el teletrabajo. De hecho, muchos de ellos optarán por seguir siendo teletrabajadores en el futuro. Es más, según el análisis de Gartner (The Distributed Workplace of the Future is Now), el80% de los empleados espera seguir desarrollando su trabajo a distancia en el futuro y, en 2023, menos de un tercio seleccionará la oficina como su lugar preferente para trabajar.

Modelos Híbridos

En el caso de España, en 2020 se multiplicó por tres el volumen del teletrabajo, cuya regulación es objeto del real decreto-ley aprobado el pasado septiembre. Es muy probable que esta modalidad de trabajo se prolongue en el tiempo una vez que superemos esta situación excepcional. De acuerdo con una reciente encuesta de InfoJobs, mientras que el 37% de las empresas se muestran indecisas al respecto y un 18% tienen claro que no mantendrán este modelo a largo plazo, casi la mitad, un 45%, prevén mantener el teletrabajo en el futuro.

La tendencia pasa por la consolidación de los modelos híbridos, que combinan el teletrabajo con el trabajo presencial en las instalaciones de la empresa. Se trata de un cambio de paradigma con presente y futuro, que ha llevado a las empresas a profundizar en el concepto, así como a dotarse de herramientas para posibilitar el smart working, una modalidad en la que la tecnología resulta un elemento indispensable. Primero, permite asegurar el adecuado rendimiento profesional y, además, ayuda a garantizar una gestión del talento doblemente alineada con las necesidades del capital humano y con los objetivos de la empresa.

Gestión del talento

Este nuevo escenario, en el que el espacio de trabajo se extiende más allá de las paredes de la oficina, del despacho o de la consulta —en el caso, por ejemplo, de la telemedicina—, también supone un reto y una oportunidad para los responsables de la gestión del talento en las organizaciones, aliados imprescindibles para la adopción del smart working.

Superar el desafío y aprovechar la oportunidad implica dotar a los responsables de la gestión de recursos humanos de soluciones para desarrollar su labor de forma digital y ágil, basándose en datos y contando con la participación proactiva de los propios trabajadores. Estos atributos son fundamentales para identificar, planificar, desarrollar y retener el talento. La tecnología será lo que nos permita potenciar la productividad de los profesionales y, al mismo tiempo, asegurar su satisfacción involucrándolos en la gestión de su trabajo. Metas a nuestro alcance, con independencia de la localización, gracias al marcaje geolocalizado de su actividad.

Para alcanzar estos objetivos, las empresas deben dotarse de plataformas y soluciones tecnológicas como BesTalent IA by aggity, que aseguran su capacidad para compartir conocimiento, llevar a cabo una gestión remota de los equipos de trabajo, medir la productividad de los empleados, elaborar nóminas y realizar trámites laborales a distancia. Todo ello con una gestión documental asociada completamente digital.

Los responsables de la gestión del talento son aliados imprescindibles para la adopción del smart working

Acompañar a los Empleados

Del mismo modo que la digitalización ha alcanzado al ciclo completo de vida de los clientes, para el éxito del smart working también debe abarcar todos los procesos de recursos humanos. Para ello es fundamental definir el viaje digital de los empleados y el trazado visual de los diferentes puntos de contacto a lo largo de todo su recorrido en la organización. Esto permite, entre otros logros, optimizar de forma continua su experiencia e identificar oportunidades de mejora.

Este avance se extiende al ciclo completo de la gestión del talento, empezando por su captación remota y sin intermediarios, una función en la que las tecnologías de big data, analítica e inteligencia artificial (IA) ganan enteros en ámbitos como la detección de los candidatos que mejor se adaptarán a las necesidades y objetivos de la organización, la preselección automatizada a partir de algoritmos y la utilización de chatbots y realidad virtual en los procesos de selección.

Del mismo modo, el onboarding digital es fundamental para la integración de nuevos profesionales, pues les permite asimilar rápidamente la cultura de la organización y ponerse rápidamente al día con el desarrollo de sus funciones. También hay que sumar otras herramientas, como aquellas que garantizan la colaboración entre los miembros del equipo de trabajo, o el uso de apps y redes sociales internas.

Todos estos canales de comunicación y colaboración resultan esenciales para los responsables de la gestión del talento, al posibilitar un feedback permanente de los profesionales, un factor clave para la evaluación del clima laboral y la evaluación continua de su desempeño. El análisis de patrones de comportamiento, la identificación de futuros líderes o la detección de señales que alertan de posibles abandonos resultan también esenciales para la gestión avanzada del talento y la toma de decisiones (por ejemplo, a la hora de diseñar planes de formación y desarrollo, asignaciones temporales o rotación de puestos basándose en un conocimiento detallado, tanto de los perfiles de los profesionales como de la estrategia organizativa de la empresa).

Las herramientas de comunicación y colaboración son igualmente fundamentales para facilitar el trabajo conjunto de las áreas de recursos humanos y marketing, ya sea para elaborar la propuesta de valor de la empresa y comunicársela a los candidatos, o para asegurar la comunicación fluida y bidireccional con los empleados.

El objetivo último consiste en asegurar el compromiso mutuo de empresa y profesionales, elevar la motivación de estos, aumentar su eficiencia y productividad con independencia de la localización en la que desarrollan su trabajo, y garantizar el mejor desarrollo de su carrera profesional. Todo ello redundará en beneficio para ambas partes.