La tecnología RPA (robotic process automation) no es nueva. Los robots, entendidos como software capaz de automatizar determinadas tareas, llevan años en el seno de las empresas. Las premisas para poner en práctica un proyecto de RPA podrían resumirse en cuatro: que la tarea que se va a automatizar esté basada en reglas, que se repita a intervalos regulares o bien tenga un activador muy predefinido, que tenga entradas y salidas de datos y, finalmente, que cuente con suficiente volumen.

Desde hace años, este tipo de soluciones se han convertido en auténticas catalizadoras de los procesos de transformación digital. Lejos de esas visiones futuristas y distópicas de un mundo dominado por máquinas asociadas a la robótica y la IA, lo cierto es que la RPA está marcando la diferencia en las empresas que la adoptan. Este mercado vive un momento dulce, de hecho, IDC Research España prevé que se doblará en nuestro país en los próximos años. La tasa de crecimiento interanual que estima para este segmento en el período 2019-2021 es del 50,1%.

IDC destaca los sectores de banca, TI, industria y utilities como los que más están adoptando este tipo de tecnologías. En cuanto a las áreas en las que se aplica, destacan ventas y marketing (21%), RRHH, el departamento legal y de cumplimiento normativo (15%), así como el de atención al cliente (14%).

Al mismo tiempo, y acompañando a esta tendencia hacia la automatización, aparece el low-code, cuya utilización está ganando cada vez más terreno. Los motivos, según expone Forrester, se encuentran en dos de los mayores obstáculos con que se topan las organizaciones cuando encaran sus proyectos de transformación digital: la incapacidad de adaptarse a la velocidad que demanda el mercado (74%) y la falta de conocimiento y habilidades para ello (65%).

El 84% de las empresas ha adoptado ya algún tipo de plataforma de desarrollo o herramienta de low-code

Las plataformas de low-code superan esos problemas. De hecho, el 84% de las empresas ha adoptado ya algún tipo de plataforma de desarrollo o herramienta de low-code y, de ellas, el 91% ha conseguido impulsar la agilidad y la innovación en la organización, un 89% ha podido desarrollar productos o servicios innovadores, un 85% ha mejorado la experiencia del cliente y un 84% declara haber reducido sus costes.

Hacia la segunda generación

En 2008, dos emprendedores españoles fundaban en Sevilla Novayre Solutions, una pequeña startup que con el paso de los años se convertiría en un auténtico referente mundial en el campo de la RPA. Tanto es así que su plataforma, Jidoka RPA, sería el software de RPA mejor valorado por Gartner Peer Insights y llamó la atención de la multinacional Appian, que la adquirió a principios de este año.

Tras la compra, el cofundador de Novayre, Víctor Ayllón, se ha convertido en el vicepresidente del Centro de Excelencia RPA de Appian. Desde la atalaya de sus más de diez años de experiencia en la materia, el directivo español está convencido de que la segunda generación de RPA ya ha llegado y, en ella, tanto el low-code como la inteligencia artificial están representando un papel protagonista. El reto es no limitarse a mover datos, sino completar tareas más complejas incorporando capacidades cognitivas al entorno. Todo ello sumado al cloud, “no únicamente como tecnología de infraestructura para ser capaz de instalar software en la nube”, indica, “sino como enfoque o paradigma de una redefinición del puesto de trabajo”.

Las diferentes consultoras ya han bautizado esta segunda oleada de RPA como IPA (intelligent process automation) o como hiperautomatización. Tanto es así que Gartner ya la incluyó el pasado mes de octubre en el Top 10 de las tendencias tecnológicas para este año. Sitúa este nuevo fenómeno más allá de la automatización tal y como se entendía la RPA tradicional, dando un giro más de tuerca, aumentando el grado de sofisticación con la incorporación de la IA (machine learning, deep learning…) y ampliando el espectro de funciones: descubrir, analizar, diseñar, automatizar, medir, monitorizar y reevaluar.

Al respecto, Ayllón asegura que “ya no se trata solo de automatizar. Primero hay que analizar e identificar qué se va a automatizar; después construir la solución adecuada combinando diferentes herramientas (RPA con IA, BPM, case management…) para, posteriormente, medir cómo se está llevando a cabo; y, finalmente, orquestar el flujo de trabajo de los procesos automatizados”.

«Donde realmente se destila mayor valor es en la automatización de procesos que ni siquiera existen»

Es en este tipo de proyectos en los que realmente se encuentra el mayor valor, tal y como apunta Luis González Gugel, socio responsable de Robotics de Deloitte. Esta firma ya era partner —por separado— tanto de Jidoka como de Appian y, tras la adquisición, ha visto cómo las sinergias se multiplicaban. En palabras de González Gugel, “se pueden automatizar procesos que ya existían, y eso traerá beneficios, pero donde realmente se destila mayor valor es en la automatización de procesos que ni siquiera existen; es más complejo, pero tiene mucho más impacto porque se trata de crear”. Una tarea que, como ambos partners apuntan, requiere un análisis de la organización pero que, gracias a la incorporación de la IA y el low-code, hoy ya es posible.

Alas a la innovación

La incorporación de la IA al mundo de la RPA ha sido crucial. Víctor Ayllón puntualiza que “aunque históricamente siempre se ha hablado de automatización de procesos, no era así: lo que se automatizaba eran más bien tareas, porque los robots por sí solos no eran capaces de cubrir un proceso completo de principio a fin”.Ahora no solo es posible —combinándose con tecnologías IA, low-code o BPM—, sino que además se resuelven algunas de las limitaciones técnicas que presentaban los robots.

Combinando RPA con tecnologías IA, low-code o BPM, se resuelven algunas de las limitaciones técnicas que presentaban los robots

Un ejemplo de ello es la ingesta de datos, que debían estar perfectamente estructurados para que el software cumpliera con su cometido. En la actualidad, y gracias a la aplicación de IA, una solución de RPA es capaz de manejar datos no estructurados, resolviendo la problemática en la puerta de entrada, “pero también en la de salida”, explica Ayllón, “en los casos en los que la automatización no se basa ya en simples reglas, sino que es necesario un razonamiento humano”.

Al mismo tiempo, y completando la terna, el low-code ha supuesto una auténtica revolución, “disparando la creatividad y la innovación”, asegura González Gugel. Gracias a su llegada, “se ha descargado extraordinariamente a la plantilla del departamento de TI, que se puede especializar más en el core del negocio”. El low-code dota a la organización de herramientas para resolver los problemas con tecnología; o, como asegura el socio de Deloitte, “da alas a la innovación”, al tiempo que simplifica la orquestación de los diferentes bots en la organización.

El low-code da alas a la innovación, al tiempo que simplifica la orquestación de los diferentes bots

En este contexto, la adquisición de Jidoka por parte de Appian ha dado lugar a una plataforma de automatización y de orquestación integral; además, y según destaca Ayllón, “en un tiempo récord, porque la adquisición se realizó en enero, en marzo teníamos la plataforma y ya estamos en el mercado con ella”.

Esta plataforma marca la diferencia “entre tener que recurrir a diez proveedores diferentes o acudir a lo que hemos llamado una ‘ventanilla única para la automatización’, en la que puedes encontrar todo lo necesario tanto para la hiperautomatización como para la orquestación de todo el conjunto, es decir, humanos, robots e IA”. Algo cuyos beneficios han sabido ver analistas como Forrester, que da la bienvenida a esta ventanilla única, dada “la necesidad creciente a medida que las empresas comienzan a escalar las iniciativas de automatización”.

Ambición de crecer

Desde el punto de vista de Ayllón, el salto a la hiperautomatización podría resumirse en “pasar de un enfoque táctico a uno estratégico” o, lo que es lo mismo, “automatizar para mantenerse o para crecer”. En este sentido, González Gugel señala que “si en 2018 el 80% de las empresas españolas se lanzó a realizar pruebas de concepto de RPA, el año pasado ya hubo un porcentaje muy elevado que se embarcó en proyectos de diferente ambición”. Esas son, según indica, las que tendrán más sencilla la transición hacia la hiperautomatización, y los resultados de sus proyectos responderán mejor a sus expectativas, no solo porque la implantación de la tecnología estará más madura, sino también por el cambio cultural.

Ayllón considera que un proyecto de estas características “ha de estar empujado desde la alta dirección, involucrando a todos los actores implicados, incluidos el departamento de recursos humanos, el jurídico, etc., porque se trata de alinear los intereses de todos los departamentos hacia un mismo objetivo”. En esta misma línea, el socio responsable de Robotics en Deloitte subraya la importancia de realizar una correcta gestión del cambio, dado que la hiperautomatización “traslada la capacidad de innovar a las funciones y eso cambia las ortodoxias de las empresas”.

La hiperautomatización traslada la capacidad de innovar a las funciones y eso cambia las ortodoxias de las empresas

Al mismo tiempo, ambos expertos llaman a desterrar la percepción de que automatización es sinónimo de eliminación de puestos de trabajo. “No es solo que en los estudios esté demostrado que la automatización genera más oportunidades de empleo de las que resta”, añade Ayllón, “sino que aquellas empresas en las que hemos desarrollado proyectos nos trasladan su satisfacción porque antes de nuestra llegada ellos eran los robots y eso era lo que frenaba su crecimiento”.

La importancia del partner

El papel de los partners es básico en el ámbito de la RPA, más aún en un mercado como el español. Buen ejemplo de ello es Deloitte, de la que Erik de Haas, VP EMEA & APAC Partners de Appian, indica que, además de partner, es también cliente, lo que “ha contribuido a madurar la relación”.

De Haas explica que “los partners trabajan con nosotros desde diferentes ópticas”. En primer lugar, con una aproximación de formación y certificación en la plataforma de Appian. En este sentido, el directivo destaca que “es posible conocer esta tecnología antes incluso de ser partner, accediendo de manera gratuita a todo el material que tenemos on-line”. El siguiente paso sería formarse de manera más específica, acudiendo físicamente a los centros en los que se imparten estas clases y, en casos muy específicos, incluso realizando la formación en las oficinas del cliente, trasladando hasta allí a un instructor.

Es posible conocer esta tecnología antes incluso de ser partner, accediendo de manera gratuita a todo el material que tenemos on-line

El segundo frente se encuadra en la construcción de soluciones empleando la plataforma de Appian. De Haas pone de manifiesto dos perfiles diferenciados de partners en este punto: aquellos que desarrollan soluciones más generalistas, que habitualmente cubren casos de uso muy horizontales, y aquellos otros que crean soluciones más verticales. En ambos casos, no es un proceso del que se desmarque Appian, que presta toda su colaboración a través de su Partner Solutions Consultancy Team, lo que incluye desde soporte de preventas a la realización de demos en el cliente, explica el directivo.

Desde la experiencia de Deloitte, González Gugel no solo sitúa a los sectores de finanzas, utilities y telecomunicaciones como los que se encuentran en punta de lanza en la aplicación de estas tecnologías en España, sino que pone el foco en el sector retail, “que tras haber estado muy pendiente de cómo mejorar el engagement digital de sus clientes, más que de mirar en su back-office, ahora está capturando el potencial de la hiperautomatización”.

Finalmente, la tercera área de actuación es la referida al desarrollo de un pipeline de clientes conjuntos, algo que es posible realizar bajo dos fórmulas, señala de Haas. “Por un lado, como co-selling, es decir, trabajando conjuntamente”. Appian se ocuparía fundamentalmente de la parte de consultoría, mientras que el partner se volcaría en el desarrollo de la solución. “El otro modelo sería el de re-selling”, aclara el directivo, lo que significa que el partner cubre todo el ciclo de principio a fin.

En el caso del mercado español, de Haas afirma que “es el lugar del mundo con más co-selling”, hasta el punto de que asegura que “en España, no hay ninguna operación que cerremos de otra manera”. El VP EMEA & APAC Partners de Appian destaca la buena relación existente entre el equipo de preventas y ventas de Appian con su canal, algo que ha simplificado mucho la digestión de la adquisición de Novayre, la cual, si bien compartía parte del canal, incorporaba partners nuevos.

Futuro prometedor

Más allá de las previsiones optimistas del mercado de RPA por parte de las principales consultoras del sector, Ayllón indica que “si antes la automatización era una cuestión de ventaja competitiva, con la llegada del COVID-19 se trata de una cuestión de necesidad, bien para reducir costes o para atender a picos de demanda”. La robótica ha permitido la continuidad del negocio en aquellas empresas que habían implementado soluciones de RPA, al tiempo que ha sido posible, con el tándem IA y low-code, construir soluciones para responder a una auténtica situación de contingencia.

Si antes la automatización era una cuestión de ventaja competitiva, con la llegada del COVID-19 se trata de una cuestión de necesidad

González Gugel, por su parte, subraya que “una de las lecciones positivas de esta pandemia ha sido observar la cantidad de innovación que hemos sido capaces de generar con herramientas robóticas, con casos de uso para facilitar a la ciudadanía el acceso a ayudas económicas, soluciones para las empresas de vuelta segura al trabajo o para ayudar a la formación a distancia, etc.”.

Esta es una visión que también es compartida por su colega Erik De Haas, que insiste en que la digitalización cobrará aún mayor peso en el clima de recesión que se avecina, y, dentro de ese proceso, la automatización ocupará un lugar de especial importancia.