Elegir la herramienta de RPA adecuada

Workfusion, Blue Prism, Automation Anywhere y UiPath

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Aunque podría considerarse emergente, la RPA tiene un nivel de madurez óptimo para que pueda estudiarse la implantación en cualquier empresa y liberar a los empleados de tareas repetitivas. La elección de la tecnología adecuada es un paso muy importante a la hora de poner en marcha la automatización de procesos, ya que puede condicionar el resultado de una implementación.

A modo de resumen, la RPA es una forma de procesar automáticamente tareas repetitivas y basadas en reglas mediante un software al que se le llama robot o bot, que imita las acciones de un usuario para realizar una tarea utilizando una o más aplicaciones.

Las funcionalidades básicas que debería tener cualquier herramienta comienzan con la disponibilidad para programar un robot, que debería tener capacidad para interactuar con varios sistemas —por capturas de pantalla, vía API o webservices— y realizar acciones predefinidas en función de los inputs que recibe de otros sistemas.

Además de ello, una característica importante es la posibilidad de contar con una aplicación que planifique, controle y monitorice de for­ma unificada el despliegue y la ejecución de robots.

Aunque existe una amplia variedad de proveedores de RPA que han desarrollado sus propias herramientas para automatizar procesos de negocio, vamos a analizar las cuatro que, según el último informe Forrester Wave sobre Robotic Process Automation (Q2 2018), se posicionan como líderes por su propuesta de valor actual, estrategia y presencia destacada en el mercado: Workfusion, Blue Prism, Automation Anywhere y UiPath.

Es importante contar con una aplicación que planifique, controle y monitorice el despliegue y la ejecución de robots

WorkFusion

Con sede Nueva York, y fundada en 2010, es la compañía más joven de las cuatro. Su plataforma está basada en Groovy, un lenguaje de programación orientado a objetos sobre Java. Dispone de tres componentes: Studio, para diseñar y programar los robots; Control Tower, para orquestar su ejecución; y los propios robots.

Pros

  • En su web proporciona una versión de prueba gratuita que incluye el software Control Tower, lo que permite, con algunas limitaciones (número de robots concurrentes, OCR…), tener una plataforma completa de RPA desde el inicio.
  • Academia de formación online y material de aprendizaje gratuito. Para un programador, es relativamente sencillo empezar a adoptar la tecnología.
  • La integración y el funcionamiento de su OCR son muy buenos.
  • Cuenta con tecnología propia de machine learning en su plataforma SPA (smart process automation), por lo que, en aquellos procesos que requieran aprendizaje automático, obtendremos mejores resultados.

Contras

  • Al estar basada en Java, la forma de diseñar y programar los robots está más orientada a un programador que a un usuario de negocio. 
  • En nuestras pruebas hemos tenido algunos problemas de rendimiento por el alto consumo de recursos de la plataforma.

blueprism

Fundada en 2001 por un grupo de expertos en automatización de procesos, es una de las compañías con más años de experiencia en el campo de la RPA. Su plataforma dispone de varios componentes: Process Studio para diseñar el flujo de los procesos, Object Studio para realizar las acciones e interactuar con las aplicaciones, y Control Room para monitorizar y ejecutar los robots.

Basada en cliente-servidor, Blue Prism destaca en la automatización de complejos procesos de back-office. Está construida sobre Microsoft .NET Framework. Automatiza cualquier aplicación y soporta cualquier plataforma (mainframe, Windows, WPF, Java, web, etc.) presentada en una variedad de formas (emulador de terminal, cliente pesado o ligero, navegador web, Citrix y web services). Es compatible con contextos regulatorios —como PCI-DSS, HIPAA y SOX— para proporcionar la seguridad y el gobierno necesarios.

Pros

  • Plataforma estable, con un nivel de madurez óptimo.
  • Incluye una interfaz de administración de versiones centralizada y un modelo de distribución de cambio de proceso que proporciona altos niveles de visibilidad y control.
  • Permite un desarrollo visual de los procesos, es posible incrustar código .Net y crear librerías reutilizables.
  • En cuanto al desarrollo, el proceso de debugging para encontrar errores es uno de los mejores.
  • Permite reutilizar código .NET entre diferentes bots.
  • Se adapta bien tanto en la Web como en aplicaciones de escritorio, Citrix y terminales AS/400.

Contras

  • No dispone de una versión de pruebas y el acceso se tiene que hacer a través de un proveedor de servicios certificado.
  • Las certificaciones están externalizándolas a un tercero.
  • Solo admite robots de back-office y no ofrece robots asistidos de front-office.
  • Un alto porcentaje del coste de un proyecto está en la adquisición de licencias.

Automation Anywhere

Fundada en 2003, y con sede en San José (Estados Unidos), es también una compañía con amplia experiencia en RPA. Su plataforma es adecuada tanto para procesos de front-office como de back-office.

El escenario donde destaca Automation Anywhere sobre el resto de las propuestas es aquel en el que el proceso que se va a automatizar exige la ingesta de datos no estructurados o semiestructurados.

Pros

  • La interfaz de usuario es muy intuitiva y facilita al aprendizaje de cualquier programador.
  • Como característica diferenciadora debemos destacar la lectura de datos desestructurados y el procesado de lenguaje natural de forma nativa.
  • Dispone de metabots, un componente que facilita la obtención de objetos de webs y formularios.
  • Dispone de un market place desde donde se pueden descargar funcionalidades y desarrollos hechos por la comunidad.
  • Permite encapsular miniprocesos de negocio, que se pueden utilizar en otros bots y compartir en su market place.
  • Incorpora herramientas y toolkits para hacer testing.

Contras

  • El programa de control está por debajo, en cuanto a personalización, con respecto a otras soluciones. Tiene problemas para la gestión de las ejecuciones fallidas.
  • No funciona tan bien como otras soluciones en la automatización de entornos remotos (Citrix).
  • Está muy orientado a desarrolladores. Tanto la configuración como el diseño de los bots están basados en scripts (no visual).
  • Aunque dispone de grabadores para generar los bots, un alto porcentaje del coste está en el desarrollo.

UiPath

Fundada en Rumanía en 2005 por los emprendedores Daniel Dines y Marius Tirca, cambió su sede a Nueva York en 2017. Su plataforma se compone del Studio, para diseñar los flujos de los robots, el robot y el orquestador. UiPath destaca sobre el resto cuando se trata de escenarios en entornos remotos (Citrix) y automatizaciones sobre aplicaciones del paquete Microsoft Office.

Pros

  • Permite comprar licencias de forma separada (Studio y Robot), lo que aporta flexibilidad y un menor coste de adopción para los usuarios.
  • Tiene una interfaz de usuario muy sencilla e intuitiva, que facilita el aprendizaje y uso de la herramienta.
  • Dispone de una versión gratuita Community para el Studio y los robots atendidos, lo que facilita las pruebas de concepto de la herramienta.
  • Tiene integración nativa con servicios OCR, BPM y ML de terceros, que permiten complementar la automatización.
  • El orquestador convierte el manejo y monitorización de los robots en una tarea fácil. A su vez, gracias a su API, permite realizar las integraciones más complejas.
  • La comunidad es de las más activas, por lo que resulta sencillo encontrar información sobre cómo resolver un determinado problema.
  • Se adapta bien tanto a aplicaciones applets, Web en todos los navegadores, escritorio de Windows, entornos virtuales y terminales AS/400.
  • Dispone de una store donde existen componentes que se pueden comprar e incluir en nuestros robots.

Contras

  • En cuanto al desarrollo, el proceso de debugging se aleja de aquello a lo que están acostumbrados los programadores.
  • Aunque, para procesos medianos o pequeños, su interfaz visual permite que el proceso se vea muy intuitivo, para procesos medianos o grandes puede llegar a ser un problema.
  • Su política de licenciamiento presenta cierta complejidad y puede llegar a ser difícil saber qué es lo que se necesita.

A la hora de poner en marcha procesos de automatización con RPA, es muy importante tener un plan para desacoplar al máximo la tecnología

Conclusiones

Todas las tecnologías anteriores permiten automatizar con garantías la mayoría de los escenarios que puedan surgir. A la hora de decidirnos por una u otra deberíamos tener en cuenta aspectos como:

  • Grado de madurez. En el caso de que la empresa se esté iniciando en el RPA y necesite probar la tecnología, es aconsejable utilizar herramientas —como es el caso de UiPath— sencillas en cuanto arquitectura, y que ofrezcan rapidez y simplicidad a la hora de realizar pilotos.
  • Integración con el ecosistema de aplicaciones y arquitectura. En este punto todas están al mismo nivel; la diferencia puede ser la agilidad con la que se implementan las robotizaciones.
  • Tecnología que lo soporta. Es importante tener en cuenta en qué tecnología se desenvuelve mejor la empresa (Java, .NET, Groovy, etc. )a la hora de realizar tareas avanzadas, ya que simplificará el proceso de entender los robots y hacer pequeños ajustes sobre ellos.
  • Mantenimiento. Los procesos de negocio están vivos, por tanto, hay que tener en cuenta que los robots necesitarán adaptaciones con cierta frecuencia. Aspectos como el grado de dependencia de los perfiles técnicos o la agilidad que ofrecen ante cualquier modificación serán muy relevantes a la hora de adaptar los procesos. UiPath es quien gana la carrera en este punto.
  • Documentación y comunidad. En lo que tiene que ver con el soporte, UiPath y WorkFusion, en este orden, disponen de foros abiertos con una amplia comunidad donde encontrar solución a muchos problemas.

En resumen, los cuatro fabricantes compiten por desarrollar sus plataformas, añadiendo nuevas funcionalidades y mejorando su posicionamiento para seguir ganando cuota de mercado. De esta forma, a la hora de poner en marcha procesos de automatización con RPA, es muy importante tener un plan para desacoplar al máximo la tecnología.