Una de las herencias que la crisis ha dejado ha sido un incremento sustancial de los mecanismos de control en las compañías. Los largos plazos de aprobación generan sensación de desconfianza, y, para el responsable de llevarla a cabo, estos procesos se convierten tareas repetitivas que no aportan sensación de valor. El objetivo del proyecto que desarrollamos en Autoliv es convertir las aprobaciones en una más de esas tareas que realizamos normalmente fuera de la oficina a través de nuestro dispositivo móvil.
Autoliv es la compañía líder en el mercado de la seguridad del automóvil, con una cuota de mercado global de aproximadamente el 37% en lo que respecta a seguridad pasiva, y en constante crecimiento en el mercado de seguridad activa. Desarrolla, fabrica y comercializa airbags, cinturones de seguridad, volantes, electrónica de seguridad pasiva y sistemas de seguridad activa.
En una compañía cuyo principal objetivo es salvar vidas, la calidad es fundamental. Tal y como dice su actual presidente y CEO Jan Carison: “Nuestros productos nunca tienen una segunda oportunidad”. El objetivo de la compañía es salvar 150.000 vidas cada año.
Fundada en 1953, logran expandirse a nivel mundial y realizan adquisiciones o joint ventures con compañías de múltiples continentes.
Actualmente tienen unas ventas de 9.240 millones de dólares, operan en 28 países y tienen más de 60.000 empleados a nivel mundial, con unas expectativas de crecimiento, avaladas por su histórico, de en torno al 5% anual.
Control vs. eficacia
En Autoliv, los sistemas de control resultan imprescindibles para poder gestionar una compañía tan deslocalizada y con tantos empleados con culturas de negocio y de país de origen tan dispares, que tienen que colaborar entre sí.
Hace ya muchos años, Autoliv detectó este reto y puso en marcha una solución para optimizar los procesos de solicitud y aprobación. Para ello se implementó un portal web (SAP Enterprise Portal) de autoservicio del empleado (ESS y MSS), así como el módulo para la gestión de compras (SRM). Este paso logró unificar en un único sitio web estas tareas, además de otras muchas, lo que simplificó el acceso y facilitó los procedimientos.
Pero esto no se consideraba suficiente. Era necesario contar con una solución que permitiera minimizar el tiempo de aprobación, así como el impacto que suponen estos procesos en el trabajo diario de los mánagers. El objetivo era evitar que esas tareas tuvieran que ser acometidas únicamente delante de una pantalla. Tal y como ocurre con la revisión de mensajes de LinkedIn, WhatsApp o correos relacionados con el trabajo, que se puede llevar a cabo fuera de la oficina en momentos no estrictamente laborales, el objetivo era que las aprobaciones pudieran realizarse en cualquier tiempo muerto y de un modo sencillo.
Por esta razón, en 2013 se analizó SAP Fiori, por entonces, una novedosa solución que permitía llevar determinados procesos de SAP a entorno móvil a través de HTML5, adaptando la maquetación al tamaño y forma de la pantalla del dispositivo (responsive design). La principal ventaja era que se trataba de una solución estándar de SAP; el principal inconveniente, su precio de catálogo en aquel momento.
En junio de 2014 SAP anunció que la licencia de SAP Fiori quedaba incluida como parte de la licencia de SAP NetWeaver, lo que suponía eliminar la mayor parte del coste asociado al proyecto, ya que no habría costes de licencia.
Tras unas conversaciones entre Autoliv y SAP, se logró que SAP realizara una prueba de concepto, habilitando el acceso a ciertos servicios en un sistema demo. Aunque se detectaron diferencias entre las soluciones estándar y las necesidades específicas de Autoliv, la prueba fue un éxito y se decidió abordar el proyecto de implantación.
Era necesario contar con una solución que permitiera minimizar el tiempo de aprobación
El Proyecto
Era sin duda un proyecto exigente, ya que se trataba de una solución novedosa, que por aquel entonces estaba todavía poco probada, y en la que aún había poca experiencia. Para el éxito del proyecto resultó clave la magnífica entrega y dedicación del responsable del proyecto por parte de Autoliv, que, entre otras labores, asumió la asistencia a las reuniones presenciales necesarias con los responsables funcionales internacionales.
Inicialmente se seleccionaron dos servicios, que posteriormente se ampliaron a cuatro: los estándares de aprobación de gastos de viaje y la aprobación de solicitud de viaje, que atacan a SAP ECC; el servicio de aprobación de compras (shopping cart) contra el SAP SRM; y por último, un servicio para la aprobación de recepción de mercancías que también enlazaba con SAP SRM, pero que era necesario desarrollarlo a medida ya que no existía en SAP Fiori.
Inicialmente definimos e implantamos la arquitectura necesaria a través de un servidor con SAP NetWeaver Gateway 2.0 accesible desde un WebDispatcher por HTTPS, y la instalación de una serie de paquetes añadidos en SAP ECC, SAP SRM y el propio Gateway para los entornos de desarrollo, test y producción. El siguiente paso fue llevar a cabo las configuraciones básicas necesarias para que los servicios estándar funcionaran contra los flujos de trabajo de Autoliv. Y la primera entrega de la solución estándar se realizó sin más adaptaciones.
Partiendo de los servicios estándar que ya estaban funcionando, en colaboración con los usuarios clave (key-users) se obtuvo el diseño funcional detallado de las adaptaciones que era necesario realizar. Además de aspectos de maquetación, era necesario añadir campos que no aparecían, eliminar otros y cambiar el proceso de aprobación para adaptarlo a las necesidades específicas de Autoliv, así como facilitar y simplificar al máximo su uso.
Adicionalmente se realizó el diseño funcional del nuevo servicio de aprobación de recepción de mercancías siguiendo el mismo objetivo de simplicidad y facilidad de uso. Con los diseños funcionales aprobados, realizamos las adaptaciones solicitadas, así como el nuevo servicio manteniendo la arquitectura de SAP Fiori (SAPUI5).
Tras las correspondientes validaciones, los servicios entraron en fase productiva con sucesivos roll-outs a distintos niveles de dirección y países.
Notificaciones en el móvil
Entre las mejoras que introdujimos en este proyecto con respecto a lo que aportaba esta solución en su formato estándar, la más innovadora fue la integración de SAP Fiori con el sistema de notificaciones estándar de los terminales móviles. De este modo, y al igual que ocurre con las apps de WhatsApp o el correo electrónico, el usuario recibiría notificaciones cuando tuviera aprobaciones pendientes y podría ver cuántas eran sin necesidad de abrir la aplicación.
Para conseguir esta funcionalidad se creó una app similar al cliente gratuito liberado por SAP, pero con esta capacidad añadida. El sistema sigue siendo accesible desde cualquier navegador, pero, además, se puede utilizar este cliente que ofrece el valor añadido de las notificaciones.
De hecho, en la actualidad estamos desarrollando una versión mejorada de esta funcionalidad, que integra las notificaciones de SAP Fiori con los smartwatchs.
Objetivos Alcanzados
Como conclusión podemos decir que el proyecto resultó todo un éxito. Los tiempos de aprobación se redujeron drásticamente y mejoró la percepción general de los empleados de los procedimientos de control.
Por otra parte, los mánagers recuperaron tiempo de valor e incrementaron su eficacia y motivación. Y en lo que afecta al departamento de TIC, se logró una mejora de la percepción general de lo que aporta la solución de gestión empresarial (ERP) al negocio, especialmente en lo que respecta a la alta dirección, que hoy lo considera imprescindible.
