Nuestro camino hacia el smart working

El grupo GFT está inmerso en un proyecto de transformación holística. Uno de los cambios más importantes se está produciendo a nivel interno, para implantar un eje disruptivo que hemos denominado Smart Working.

Durante los últimos meses, muchas compañías han tenido que cambiar debido a la pandemia, pero el hecho diferencial de GFT es que el proyecto de transformación ya estaba en marcha antes; la COVID-19 solo ha acelerado ese cambio que ya buscábamos. ¿Qué tiene de especial nuestra evolución respecto a la emprendida por otras compañías? Por un lado, queremos ser capaces de adaptarnos y responder a un mundo externo caótico y cambiante, pero, además, buscamos ser relevantes en nuestro entorno y contribuir a su mejora. En este complicado contexto, GFT tiene como propósito ser una empresa puntera no solo en su oferta y servicios, sino también en la manera en la que trabajamos.

Colaborativo, eficiente y moderno

Para nosotros, el cambio de paradigma no es si el teletrabajo ha llegado o no para quedarse. Esta transición ya la habíamos superado antes de la pandemia. La verdadera transformación tiene un alcance muy superior: pasa por fomentar el smart working. Nuestro objetivo es trabajar de una forma mucho más colaborativa, eficiente y moderna, tanto en las oficinas como a distancia, desde casa o desde nuestra segunda residencia.

En esta línea, GFT en España ha desarrollado tres grandes proyectos gracias a la implicación de equipos multidisciplinares.

Modern Workplace. Este proyecto, que terminamos de implementar justo antes de la pandemia, fue un elemento clave para mantener la comunicación y poder trabajar colaborativamente usando herramientas modernas e integradas. Nuestro objetivo era implantar una suite de aplicaciones para el día a día de nuestro negocio que cumplieran los siguientes requisitos:

• Potenciar el trabajo colaborativo y online.
• Facilitar la comunicación.
• Aumentar la productividad.
• Ser accesibles desde cualquier dispositivo.
• Estar basadas en la nube.
• Garantizar la seguridad con una fácil gestión de usuarios.
• Facilitar la migración desde las herramientas actuales.

Finalmente decidimos que la suite que mejor encajaba con nosotros era Office 365. La iniciativa no trataba solo de migrar a la última versión de Office o de sustituir Skype por Teams como audio y chat. La clave del éxito ha sido realmente explotar toda la potencia que ofrece la suite: poder organizar los grupos de trabajo en equipos y canales, elaborar colaborativamente un documento, lanzar encuestas y formularios de manera muy sencilla, contar con un repositorio común de vídeos, automatizar flujos de procesos, facilitar el autoservicio de analítica para usuarios finales, enviar comunicaciones de forma simultánea a miles de empleados o disponer de un portal de noticias ágil y personalizado.

El objetivo es trabajar de una forma mucho más colaborativa, eficiente y moderna, tanto en las oficinas como a distancia

El despliegue fue global, con formaciones online y self-service, así como con un repositorio centralizado de información. Las cifras nos han demostrado que apostar por este cambio ha sido todo un éxito. En el mes de mayo ya teníamos más de 5000 usuarios activos en Teams y 2633 canales creados. Solo durante el último trimestre de 2020, superamos las 60 000 reuniones y las 110 000 llamadas, con más de 55 000 horas de vídeo y 172 000 de audio.

BackToTheFuture. Resuelto el tema de las herramientas de trabajo, teníamos muy claro que después de la pandemia volveríamos a las oficinas; pero no a un modelo conocido, sino al futuro del trabajo en GFT. Por eso bautizamos nuestro proyecto de transformación de oficinas como la fantástica trilogía del director de cine Robert Zemeckis.

El proyecto #BackToTheFuture tiene dos vertientes: el WFH (working from home o teletrabajo) y el nuevo uso de las oficinas. El primero de ellos ya lo iniciamos en 2018, algo tímidos, con un máximo de dos días de teletrabajo y un despliegue progresivo. Antes de la pandemia ya teníamos al 75% de los empleados enrolados, con la VPN y el Modern Workplace totalmente desplegados. El confinamiento nos dio el último empujón, pasando al 100% en tan solo un día. Desde entonces, el 96% de los empleados se siente igual o más productivo que antes de la pandemia, el 94% concilia con éxito, el 90% interactúa con su equipo igual o más que antes y los clientes han reconocido que la productividad no ha disminuido sino todo lo contrario.

Pero ahora ¿qué modelo de WFH prefieren los empleados? Les preguntamos y las conclusiones fueron las siguientes:

• El 93% de las personas quieren teletrabajar en el futuro. Sin embargo, siempre será voluntario, por lo que tenemos que contemplar que hay un 7% que quiere desarrollar su jornada completa en la oficina.
• El número de días que los empleados quieren teletrabajar varía, pero la media es de 3,5 por semana.
• Tenemos la opción de 100% WFH (o full-remote), que permite incluso trabajar desde una provincia donde GFT no tenga oficina física. Esto ya nos ha permitido efectuar contrataciones que hasta ahora eran imposibles, o que algunos empleados hayan vuelto a sus lugares de origen.

Este modelo de WFH nos hace replantearnos también el modelo de espacio de trabajo. La mayoría de los empleados ven ahora las nuevas oficinas como lugares de encuentro y socialización, orientadas a actividades de colaboración, y no tanto como “un escritorio para trabajar”. Para ello estamos rediseñando y optimizando los espacios, reduciendo el número de puestos tradicionales e incrementando los lugares de encuentro. Cambiamos el modelo para adoptar uno en el que los espacios se reservan. Con el soporte de una herramienta de desk sharing que ya estamos configurando, reservaremos el escritorio y el aparcamiento cuando queramos ir a trabajar presencialmente. La herramienta que hemos escogido nos permite sectorizar y flexibilizar espacios, para individuos o grupos.

Este proyecto, que hemos desarrollado siguiendo una metodología ágil, supone un cambio de paradigma que crea una gran oportunidad al flexibilizar el trabajo. Pero al mismo tiempo supone una amenaza, pues nos enfrentamos a más competidores por el talento, dentro y fuera de nuestras fronteras.

Digital First. Digitalizando el puesto de trabajo, potenciando el teletrabajo y haciendo oficinas más colaborativas, conseguimos grandes beneficios. Sin embargo, la digitalización va más allá de un elemento concreto: es transversal.

Con el proyecto Digital First —cuyo objetivo es digitalizar los procesos corporativos o de interacción con los clientes— perseguimos ser más eficientes y sostenibles. En la experiencia de empleado, con Success Factors tenemos una solución central de recursos humanos que cubre tanto la adquisición de talento (que complementamos con robotic process automation) como su gestión (información del empleado, desarrollo y aprendizaje). Además, adoptamos soluciones 100% paperless con la firma digital, el registro de la jornada móvil o la unificación del sistema de tickets restaurant en tarjeta.

Otro ejemplo son las visitas virtuales al Laboratorio de Innovación Digital, con cámaras estáticas, de 360 grados de cobertura, y móviles, retransmisiones en directo y producción con Wirecast. En definitiva, ¡seguimos digitalizando!