Los sistemas SAP ERP son complejos y, con el paso del tiempo, proclives a la redundancia, la obsolescencia y la entropía. Además, según van ganando años, se van sumando otros retos igualmente importantes como la existencia de código de mala calidad o el crecimiento, que se torna imparable, del volumen de sus bases de datos. Muchas veces no es fácil dar una respuesta adecuada, y en tiempo, a estos problemas, debido en gran medida a la falta de herramientas capaces de realizar diagnósticos objetivos y precisos sobre estos sistemas.

Ante un proceso de conversión a S/4HANA resulta aconsejable acometer determinadas iniciativas para simplificar, escindir lo necesario de lo contingente

Por otra parte, no deja de resultar paradójico que, en una situación como la actual, en la que la gran mayoría de clientes SAP está planificando o analizando su futura transición hacia un entorno de un nivel tecnológico muy superior, como es S/4HANA, se esté obviando el tratamiento de estos problemas. De hecho, si no se erradican o mitigan, acabarán formando parte del nuevo sistema. Algunos de estos problemas, aunque se aliviarán en parte con la mejora tecnológica de la nueva plataforma, seguirán siendo escollos del pasado que se van a migrar: consumirán tiempo y esfuerzo en el proyecto de conversión y habrá que gestionarlos desde el minuto uno de funcionamiento del nuevo sistema.

Simplificar y reducir el volumen

De este modo, resulta aconsejable acometer determinadas iniciativas que permitan eliminar o minimizar el efecto de estos problemas. En general, se tratará de simplificar, ser capaces de escindir lo necesario (todo aquello a lo que no se pueda renunciar para poder operar en el nuevo sistema) de lo contingente.

Estas actuaciones se pueden establecer en base a distintos dominios: el de los datos, el de la funcionalidad, el del código o el de la infraestructura, entre otros. Centrándonos en el primero de estos ámbitos, se trata de hacer frente al descontrolado crecimiento que muchas veces se produce en este tipo de sistemas, que viene derivado de la falta de implantación de un correcto ciclo de vida de la información. Los datos se crean, se actualizan, se mantienen, pero, una vez que cumplen su misión, no desaparecen del sistema, permanecen en él ocupando espacio y ralentizando los accesos sin ninguna contraprestación.

La solución que plantea el propio fabricante para gestionar esta situación es SAP Archiving, una herramienta que permite extraer la información menos relevante —contingente— de la base de datos y almacenarla en un repositorio secundario. SAP Archiving es una buena solución, pero el problema es que no se suele procedimentar con la explotación de los sistemas. De esta forma, cuando se llega a la conclusión de que es necesario realizar el archivado, normalmente ya es demasiado tarde: en ese momento, la base de datos ya presenta problemas derivados del exceso de volumen. Además, la envergadura de un proyecto de archivado, en esta situación, suele ser difícil de justificar.

Sin embargo, ahora es el mejor momento para afrontar este tipo de proyectos, ya que un mayor volumen de información deriva en un aumento de la necesidad de espacio en la futura base de datos, algo que redunda también en un mayor esfuerzo en el proyecto de conversión, ya sea de upgrade o migración a la suite on HANA, o de conversión a S/4HANA.

Analizar y, después, intervenir

En cualquier caso, más allá de la necesidad o la idoneidad del momento, el problema de la complejidad persiste. Para dar respuesta a este escenario, el planteamiento adecuado se basa siempre en los mismos principios: analizar el sistema con las mejores soluciones y, sobre la base de un diagnóstico objetivo y preciso, plantear las intervenciones necesarias. Para el análisis de los datos de un sistema SAP ERP, en cualquier versión, recomendamos utilizar una combinación de herramientas que darán información exacta acerca de los datos, de su volumen y, más importante aún, de su estructura y organización. Por otro lado, las mismas herramientas de SAP pueden complementar este análisis con información de la complejidad de los distintos objetos y volúmenes asociados.

A través del análisis de los resultados obtenidos se confecciona un reporte de situación, con las conclusiones y las diferentes alternativas de actuación. Este proceso se hace en colaboración con el equipo del cliente, quien, gracias a la visión única y exclusiva proporcionada por el análisis realizado, será capaz de tomar decisiones sobre una base científica y objetiva.

Este servicio, denominado Novis IDR (Investigación, Diagnóstico y Recomendaciones), se realiza en un espacio de tiempo muy reducido y, además de lo relativo a los datos, se puede incluir también el análisis de ámbitos como:

• La depuración de datos maestros, de clientes y proveedores para su posterior conversión a business partners.
• Infraestructura, incluyendo el dimensionamiento, diseño, y alternativas tecnológicas.
• Interfaces, levantamiento y análisis de impacto.
• Custom code. Análisis, impacto, remediación y testing.
• Licenciamiento SAP.