Con el fin de las restricciones sanitarias el pasado abril, muchas empresas les han pedido a sus empleados que vuelvan a las oficinas. En GFT España, en cambio, hemos pisado el acelerador para completar nuestro cambio a un modelo completamente híbrido y ultraflexible, en el que los empleados pueden trabajar indistintamente y con total libertad en nuestras oficinas, a distancia desde sus casas o segundas residencias y, en algunos casos, desde las oficinas de nuestros clientes.

Las claves para que este modelo de smart working funcione son principalmente dos. La primera es la adopción de un modelo cultural y metodológico que otorgue plena confianza a las personas pero que, a la vez, sea exigente con sus responsabilidades y objetivos. Esta es la piedra angular que puede sostener el modelo o hacer que se tambalee. La segunda clave es una adaptación tecnológica y de la infraestructura, igualmente esencial pero a la que no siempre se le da la importancia debida.

Un puesto de trabajo ubicuo

Para que un modelo híbrido funcione, el puesto de trabajo debe ser ubicuo. Esto no significa que de repente nos volvamos todos seres omnipotentes y omnipresentes, pero sí debe ser imperceptible —para nosotros mismos y nuestros interlocutores— el lugar desde donde estemos trabajando. Es decir, hay que evitar los retrasos por problemas con la conexión, las interrupciones en una conversación por problemas técnicos o los errores por no manejar la misma versión de un archivo.

Las claves son el cambio cultural y metodológico, junto a la adaptación tecnológica y de la infraestructura

Nuestra experiencia nos ha demostrado que invertir en mejorar la infraestructura es todo un acierto. Cada empleado de GFT tiene un portátil, unos auriculares con micrófono, un teclado y un ratón, que pueden usar tanto en casa como en la oficina. Por otra parte, garantizamos la seguridad mediante VPN, que nos conecta sin ningún riesgo tanto a las herramientas corporativas como a los sistemas de nuestros clientes, estemos donde estemos.

Además, para que en las oficinas podamos trabajar del mismo modo en un puesto estándar (escritorio con dos monitores y dock station), en una sala de reunión cerrada o en un espacio colaborativo abierto, los equipos de IT y Logística hicieron una gran labor durante la pandemia: rediseñando nuestras sedes, cableando, cambiando configuraciones, instalando puestos de trabajo, incrementando la señal de la wifi en todas las instalaciones, etc.

Todo este esfuerzo es el que ha permitido que los empleados puedan ocupar cualquier puesto en las oficinas y desarrollar su labor —del mismo modo y con fluidez— en cada uno de ellos. Es decir, tu ubicación no importa.

Ubicuo y compartido

Las oficinas smart ofrecen una gran ventaja adicional: poder compartir los puestos de trabajo. El hot desking arrastra una inmerecida mala prensa, nacida de experiencias en las que se implantó sin contar con herramientas adecuadas que lo acompañaran, permitieran una buena planificación y evitaran el overbooking.

Compartir los puestos para que cada día los pueda ocupar una persona distinta tiene todo el sentido cuando nuestro hogar pasa a ser el lugar de trabajo principal. Esto permite reducir el número de escritorios y liberar metros cuadrados que se pueden destinar a espacios más necesarios para el trabajo presencial en grupo: ideación, cocreación, planificación conjunta, retrospectivas…

Una herramienta de smart office que permita reservar el puesto preferido por el tiempo deseado

¿Cómo compartir entonces los puestos de trabajo sin crear estrés por la incertidumbre de no saber si encontrarás una mesa disponible? Una excelente forma de hacerlo es recurrir a una herramienta de smart office que permita reservar el puesto preferido por el tiempo deseado, y que ofrezca la posibilidad de hacerlo de forma recurrente.

Además, para evitar que los puestos se reserven y que finalmente, por imprevistos o mala planificación, no se utilicen, un sistema de check-in posibilita certificar que realmente se han ocupado (y en caso contrario, la mesa se liberará automáticamente).

En nuestra compañía utilizamos este sistema tanto para los escritorios como para las plazas de aparcamiento. Para otros entornos, como los espacios de trabajo colaborativos (salas abiertas, ágoras, mesas de videoconferencia…), es preferible permitir un uso libre para no limitar las reuniones improvisadas y creativas.

Trabajar en el cambio de mentalidad

Invertir en infraestructura tecnológica y física es una apuesta segura y necesaria. Y esto es válido tanto para las oficinas como para el hogar. Tener una buena conexión a internet en casa, un buen monitor (¡o dos!), una webcam de calidad o una buena iluminación incrementa tu productividad y la de tu equipo. Se trata de eliminar, en la medida de lo posible, la barrera de la distancia e incrementar el ancho de banda de la comunicación. Al mismo tiempo, la piedra angular para el éxito de un modelo híbrido es un cambio cultural y metodológico.

Se trata de eliminar la barrera de la distancia e incrementar el ancho de banda de la comunicación

Trabajar con objetivos claros y orientados a resultados es el primer cambio que se ha de implantar. El centro de interés ha de ser el valor que se vaya a añadir, por delante del tiempo o los procesos. También es necesario definir las reglas de trabajo para la unidad más pequeña posible: el equipo. A ese nivel, los empleados deben tener autonomía para definir cuándo estarán o no disponibles, en qué momento se encontrarán todos, para qué tareas es mejor utilizar la comunicación asíncrona… Es decir, empoderamiento y responsabilidad al nivel adecuado.

Para que funcione, los equipos han de disponer de las herramientas adecuadas que les permitan trabajar colaborativamente y online en el mismo documento: código, pizarra virtual, etc. Todo debe estar en la nube, para que se pueda acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo; todo ello de un modo seguro y que, además, facilite tanto la comunicación síncrona como la asíncrona. No podemos asumir que todo el mundo estará disponible cuando nosotros lo estemos, ni que nos responderán inmediatamente. Ya antes era una mala práctica, pero ahora es sencillamente inviable y solo generará frustración. Por suerte, hoy contamos con herramientas que facilitan el trabajo colaborativo y a distancia.

El líder del equipo tendrá un papel fundamental. En este nuevo entorno, para guiar a un equipo geográficamente disperso, junto a las cualidades de mando tradicionales, son necesarias, además, habilidades digitales y personales que permitan mantener la coherencia y dar a cada persona lo que necesita. Para ello, el líder deberá confiar en el equipo y, a la vez, exigirle formalidad y disciplina, sin olvidarse de que la persona está en el centro y de que el mejor líder es aquel que se pone al servicio del equipo.

En GFT ya llevábamos años trabajando en diferentes ciudades de manera distribuida y sabemos que el modelo funciona. Ahora hemos evolucionado, añadiendo el trabajo a distancia (parcial o total) y unas oficinas más flexibles, pensadas para las personas. Escépticos, no lo dudéis: se trata de un modelo que ha venido para quedarse.