Generar sinergias entre negocios de la compañía, monitorizar los riesgos de la cadena de valor, homogeneizar procesos, agilizar y dar transparencia a las licitaciones y facilitar las gestiones contractuales con los proveedores; estos fueron los ambiciosos objetivos que desde ACCIONA nos planteamos hace ya cinco años, cuando apostamos por liderar una transformación digital en el departamento de compras que redundara en mejoras operativas para toda la compañía.

Necesitábamos ampliar la visibilidad, la trazabilidad, el seguimiento y el control de todos los procesos de negociación. Además, nos propusimos optimizar la operativa y aportar mayor valor automatizando tareas administrativas.

Ese esfuerzo ya está dando sus frutos: ACCIONA, a través de la herramienta PROCUR-e desarrollada por JAGGAER, gestiona 48 000 proveedores, un 91% de ellos monitorizados de manera continua y autónoma. De esta manera, gracias a un sistema de algoritmos basado en las nuevas tecnologías de tratamiento de datos, la compañía puede trazar el mapa de riesgo de su cadena de suministro teniendo en cuenta variables sociales, medioambientales, regulatorias, de compliance, etc.

En 2025, los procesos de compras empezarán a ser autónomos, tanto para el comprador como para el proveedor

Estas cifras avalan el éxito de nuestra transformación digital. Son, además, el resultado de un camino complejo que exigió un esfuerzo interdepartamental en el que se implicó toda la organización.

Recorrido de la transformación

En 2015, el departamento de compras comenzó la implantación de PROCUR-e, iniciando la incorporación de herramientas tecnológicas para las licitaciones, la gestión de contratos y de proveedores. El reto implicaba cambiar la cultura de compras de una multinacional heterogénea, que en ese momento contaba con múltiples criterios de homologación, diversos procedimientos de licitación y escasas sinergias en compras entre las distintas unidades de negocio.

El primer paso fue la creación de un portal de proveedores, que consistía en un formulario de registro a medida y un mapa de riesgo confeccionado con los datos introducidos por cada proveedor. La herramienta tenía una base de datos común y visible para todas las unidades de negocio, lo que suponía un hito en términos de generación de sinergias para la compañía.

Con la herramienta de licitaciones empezamos a gestionar todos los tipos de RFx y procesos de licitación

Otro gran avance ese mismo año fue la herramienta de licitaciones, con la que empezamos a gestionar todos los tipos de RFx y procesos de licitación. A ello se añadieron una serie de unidades técnicas con las que configuramos diferentes escenarios de análisis. Así surgieron las nuevas funcionalidades de negociación, en particular la subasta electrónica, para el lanzamiento y recepción de ofertas de bienes y servicios.

En 2018 dimos un paso más con la gestión de contratos, iniciando la creación y el mantenimiento de estos en un repositorio digital (eContracts). La tecnología permitía ya el intercambio en tiempo real de documentos para la revisión con interlocutores internos y externos —hacia el departamento jurídico o hacia el proveedor—, así como una firma electrónica (DocuSign) para habilitar un proceso auditable y que permite la trazabilidad end-to-end. Además, el software incluía también un cuadro de mando e informes de análisis sobre el uso y monitorización de las cláusulas.

En 2018 iniciamos la creación y el mantenimiento de los contratos en un repositorio digital (eContracts)

En este mismo año también surgieron los catálogos electrónicos o e-catalogues, y empezamos a tener estos soportes agrupados y accesibles en un solo lugar, con información en tiempo real sobre precios, stock, imágenes, vídeos, fichas técnicas, etc.). Este formato redirige el tail spend (gastos de poco importe y múltiples referencias) y el spot buy (compras puntuales o de emergencia), e incrementa la adherencia a dichos acuerdos.

La integración del catálogo electrónico de productos y servicios de los proveedores en los sistemas del grupo ha acelerado la gestión de las adquisiciones de bajo importe. En algunas categorías, las compras realizadas con este procedimiento se han incrementado en más de un 300% en un año, lo que da idea de la agilidad y eficiencia del procedimiento.

Este 2020 el reto de la COVID-19 nos ha encontrado con la tarea hecha. No solo se ha mantenido la operativa funcionando a pleno rendimiento, sino que ha proseguido el avance de nuestro proceso de transformación digital. El principal hito del año ha sido la gestión de categorías dentro de la plataforma, creando un portfolio estratégico de proveedores, junto con un plan de acción operativo derivado de la estrategia de compras, que permite un seguimiento y una gestión estratégicos del gasto y la demanda.

Reducir riesgos, aumentar la visibilidad

La plataforma PROCUR-e permite a los equipos de compras conseguir una visibilidad, comprensión y transparencia sin precedentes en relación con su base de proveedores. Esto facilita impulsar iniciativas de contratación con confianza, tomar decisiones mejor informadas y reducir los riesgos y la incertidumbre.

PROCUR-e permite a los equipos de compras una visibilidad, comprensión y transparencia sin precedentes en relación con su base de proveedores

Como dato significativo, el año pasado gestionamos más de 9800 solicitudes de oferta (RFQ) para la contratación de productos y servicios. Asimismo, mediante un proceso viable y auditable, se han almacenado más de 250 contratos digitalizados y categorizados, de los cuales además se ha realizado su seguimiento.

De este modo, hemos demostrado que la digitalización de las compras tiene cabida a lo largo de todo el proceso: desde el plan de compra hasta la recepción y el pago, pasando por la gestión de proveedores, la solicitud de compra, la gestión de categorías y la negociación.

Hoy en día, la herramienta que hemos desarrollado de la mano de JAGGAER cuenta ya con 2700 usuarios en 16 países, con especial crecimiento en EE.UU., Canadá, Brasil y Australia. Estos datos son el resultado de nuestra apuesta por la transformación digital, un camino de no retorno que emprendimos en 2015.

De aquí a cinco años

Como apuntó Carlos Tur, country manager de JAGGAER para España y Portugal en una conferencia conjunta en el evento de CPONET, en los próximos cinco años asistiremos a una progresiva automatización de las compras gracias a tecnologías como el asistente inteligente o las redes neuronales artificiales.

Nuestro socio anticipa que, en 2025, los procesos de compras empezarán a ser autónomos, la herramienta realizará las funciones de aprovisionamiento y negociación de manera totalmente autónoma, tanto para el comprador como para el proveedor. De hecho, se estima que la habilitación de proveedores estará basada en la inteligencia artificial.

Estas son las previsiones, pero para hacerlas realidad es necesario seguir apostando por la I+D+i aplicada a todos los departamentos

Estas son las previsiones, pero para hacerlas realidad es necesario seguir apostando por la I+D+i aplicada a todos los departamentos y, por supuesto, también a Compras, en línea con nuestra filosofía de transformación permanente. En ACCIONA apostaremos por esta evolución que no conoce fronteras y que, sobre todo en tiempos como los que vivimos, tiene una trascendencia crítica para la supervivencia de cualquier compañía multinacional.