Rediseñar la estrategia documental en SAP

Entre las principales razones esgrimidas para justificar el traslado de los sistemas SAP a la nube destacan, por un lado, las cuestiones relacionadas con la agilidad, imprescindible en el mundo digital en el que vivimos, y, por otro, el coste, fruto de la necesidad de dimensionar y escalar correctamente los sistemas.

También son importantes otras motivaciones, como el creciente coste del hardware y las dificultades derivadas de su aprovisionamiento, fruto de las recientes tensiones en las cadenas de suministro, o la cercanía de la fecha límite (31/12/2027) fijada por SAP para la transición desde Business Suite 7 a SAP S/4HANA. Este movimiento está relacionado con una transformación real: la que suponen tanto las nuevas aplicaciones SAP S/4HANA como los numerosos servicios nativos que ofrecen los hyperscalers y que se pueden integrar fácilmente con SAP para generar nuevos conocimientos y ampliar los horizontes.

Dimensionamiento del sistema

En relación con los datos, y desde un punto de vista económico, el sizing o dimensionamiento del sistema que se vaya a alojar en la nube debería ser el driver más relevante para determinar el coste de la plataforma.

Chamaleon permite crear un repositorio común de documentos accesible, por ejemplo, desde SAP y Salesforce

Para valorar adecuadamente esta cuestión es necesario considerar la distinta importancia que —desde el punto de vista organizativo y temporal— pueden tener los datos alojados en el sistema. Esta idea puede resumirse en el juego de palabras move the best, left the rest. Básicamente, se trata de migrar a la nube solo los datos del negocio reales y dejar en el sistema origen toda la información histórica que, desde un punto de vista legal o de negocio, no es relevante para la operativa de la empresa. En cualquier caso, seguirá siendo posible acceder a esos datos para consultarlos.

Algunos ejemplos típicos de este escenario pueden ser las sociedades que ya no forman parte del grupo empresarial debido a procesos de fusiones o adquisiciones, o sistemas SAP con mucha antigüedad que acumulan información histórica que realmente no se emplea en la práctica diaria.

Interfaces y datos

Una vez tomada la decisión de hacer el movimiento a la nube surgen cuestiones operativas muy importantes relacionadas con la estrategia de las interfaces y de los datos. Respecto al primer punto, el movimiento al cloud requerirá una precisa identificación y reconfiguración de las interfaces, de forma que en ningún momento se vea afectada la continuidad del negocio debido a las múltiples integraciones que los sistemas SAP mantienen con otros sistemas o aplicaciones.

En este sentido resulta muy relevante desarrollar previamente el descubrimiento e identificación de interfaces, de forma que, antes de abordar el proyecto de migración al cloud, se disponga de un inventario exacto de las interfaces afectadas, así como de su topología y sizing. De este modo se garantiza que el movimiento a la nube se efectuará de forma transparente para la operativa de la empresa.

Por otro lado, un apartado importante en el proceso de migración es el relativo a la gestión de documentos anexados a los procesos del ERP. Hay que tener en cuenta que SAP utiliza un protocolo propietario llamado ArchiveLink para comunicarse con los repositorios documentales. En el pasado, el hecho de utilizar este protocolo ha restringido mucho el abanico de gestores documentales disponibles para trabajar en este contexto, limitando las opciones disponibles a soluciones con un alto coste de licencia o con funcionalidades muy pobres.

De este modo, la migración a cloud del ERP se puede considerar una oportunidad para mejorar los procesos de gestión documental y reducir costes. La oferta cloud de entornos colaborativos o almacenamiento documental es muy amplia y económica: desde el Sharepoint 365 que normalmente se incluye en las licencias de Office 365 hasta los buckets ofrecidos por los hyperscalers, o incluso las opciones de filesystem cloud ofrecido por Azure (FileShare).

SAP y almacenamiento en la nube

Es evidente que las empresas demandan que la gestión documental SAP se abra al mundo del cloud. La respuesta a esa exigencia llega a través de nuestro conector cloud —Chameleon—, que permite vincular SAP ERP y SAP S/4HANA a estos sistemas de almacenamiento abierto. Chameleon es capaz de traducir el protocolo ArchiveLink en los correspondientes protocolos REST para realizar las operaciones de gestión documental sobre estos sistemas.

A grandes rasgos, Chameleon permite implementar una política de gestión documental multicloud: con un solo componente se pueden almacenar algunos tipos de documentos (por ejemplo, imágenes de productos) en buckets de AWS o Google para que puedan ser consumidos directamente por servidores web, mientras que los documentos que hay que gestionar en un entorno colaborativo (por ejemplo, las facturas) se pueden almacenar en Sharepoint 365.

Teniendo en cuenta que Chameleon se comunica de forma nativa mediante ArchiveLink, soporta todos los procesos documentales de SAP: Generic Object Services, Record Management, Business Document Management y Document Management System (DMS). Además, Chameleon está diseñado para ser extremadamente rápido en los tiempos de respuesta a las peticiones desde SAP y no requiere licencia de digital Access de este fabricante.

Por último, hay que destacar también que Chameleon no se limita a traducir el protocolo Archivelink, sino que lo enriquece con funcionalidades que agilizan la gestión de documentos:

• Metadatos. Mediante una simple parametrización, a cada documento almacenado se pueden vincular metadatos significativos del objeto de negocio correspondiente en SAP. Por ejemplo, se le podría asociar a un documento factura el número de factura, el del cliente o proveedor, o su descripción. Esto posibilita que usuarios externos a SAP accedan a estos documentos mediante una búsqueda de sus datos representativos.
• Estructura jerárquica. Por cada objeto del GOS (generic object services), Chameleon crea una carpeta en la parte documental, en la que almacena los documentos correspondientes. Esto supera la estructura plana de ArchiveLink y permite organizar mejor los documentos.
• Sincronización documental. Si un usuario graba un nuevo fichero en una carpeta del repositorio documental, Chameleon lo detectará y lo enlazará automáticamente al correspondiente objeto SAP.

Estrategia documental: manos a la obra

Otro punto para destacar es la rapidez con la que se puede poner en marcha la solución. Además, dentro del servicio de arranque está prevista la migración de los documentos del repositorio antiguo a su nueva ubicación en la nube.

El servicio de arranque de Chameleon incluye la migración de los documentos a su nueva ubicación en la nube

Por último, teniendo en cuenta el triángulo —cada vez más extendido— que forman SAP como ERP, Salesforce como CRM y Sharepoint como plataforma colaborativa, se ha diseñado un roadmap del producto que busca facilitar que se puedan compartir documentos entre distintas aplicaciones dentro del mismo proceso.

Además, aprovechando las facilidades que ofrece Chamaleon a la hora de comunicar con sistemas cloud, es posible crear un repositorio común de documentos accesible, por ejemplo, desde SAP y Salesforce. Esto permite, en el caso de un lead, compartir esta información con los correspondientes pedidos de ventas. Estas capacidades ayudan a mejorar de forma sensible el intercambio de información entre el departamento comercial y el backoffice.