Automatización de procesos administrativos

La automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés), incluidos los administrativos, sigue siendo el segmento del mercado de software de más rápido crecimiento. Gartner prevé que su adopción en las organizaciones pasará del 55% en 2019 al 90% durante este año, y el sector industrial no es ajeno a esta revolución. El objetivo es que sea la tecnología la que ejecute tareas repetitivas que hoy se desarrollan de forma manual en los ordenadores.

La implantación de un sistema RPA tiene múltiples y diversas ventajas: aumento de la velocidad en la ejecución de los procesos; incremento de la fiabilidad, al reducirse el número de errores; mejora de la experiencia de empleados y clientes; reducción de los tiempos y ahorro de costes; y mayor seguridad en el tratamiento de la información.

En el mundo de la producción industrial, la automatización de procesos está en marcha desde antes de la actual revolución industrial. Aunque en las plantas de fabricación la automatización ya está muy extendida, no ocurre así en otros ámbitos. Las oportunidades abarcan desde la administración y la gestión de los recursos humanos hasta la gestión de proveedores, la logística y el suministro, pasando por el control de la calidad, el mantenimiento, la previsión de la demanda y las ventas.

La RPA tiene un alto potencial para acelerar la digitalización y apoyar la automatización de las actividades anexas al ciclo productivo

En todos estos escenarios, la RPA tiene un alto potencial para acelerar la digitalización y apoyar la automatización de todas las actividades operativa anexas al ciclo productivo. Por dar algunas cifras, la implementación de RPA se traduce, de media, en un incremento del 40% en la calidad de los procesos, eleva la eficiencia un 30%, reduce la entrada manual de datos en un 90% y disminuye los tiempos en un 25%.

RPA en los procesos administrativos

La aplicación de RPA tiene un campo muy claro de aplicación en el área de administración y finanzas. Una parte importante del tiempo de trabajo de las personas se dedica a tareas rutinarias, mecánicas y que implican decisiones repetitivas (es lo que sucede, por ejemplo, en la contabilización de facturas).

En el sector industrial, un área olvidada y que genera trabajo repetitivo es la de ventas. Habitualmente nos centramos en las actividades de valor del proceso de venta (identificación y selección de clientes, inicio de la relación, calificación, propuesta, cierre y soporte), pero las ventas implican además una serie de procesos administrativos que no están libres de incidencias y que generan problemas en el área de fabricación.

La aplicación de RPA tiene un campo muy claro de aplicación en el área de administración y finanzas

Por ejemplo, el alta de los prospects significa cargar y validar sus datos, clasificarlos y certificar su crédito; la atención de los vendedores no suele centrarse en este tipo de tareas y los posibles errores suponen problemas en los envíos o en la facturación. Además, el proceso de la venta comporta tareas como la carga de datos de pedido, la revisión (cantidades, precios, plazos) y su confirmación, la apertura y gestión de incidencias, la verificación y seguimiento de las facturas o la redacción, firma y gestión de los contratos.

Cuando todas estas tareas, sumamente repetitivas, se realizan de forma manual, existen diversos riesgos: que se traspapelen y no se ejecuten, con la consiguiente pérdida de negocio; que las realicen los vendedores, lo que reduce su eficiencia; o que se hagan con errores, que se traducen en incidencias que, nuevamente, recaen en los vendedores. Todas estas situaciones impactan directamente en los clientes y en otros departamentos de la empresa, con la consecuente insatisfacción y pérdida de eficiencia.

En este contexto, se ha demostrado que añadir recursos no resuelve el problema, sino que tiende a complicarlo. La incorporación de más personas aumenta la complejidad, se amplía la curva de aprendizaje y, puesto que se trata de entornos cambiantes, no existe estabilidad y hay una necesidad continua de actualizar la información.

Automatización inteligente y vigilada

La buena noticia es que ya es posible la automatización inteligente de las tareas administrativas y de las incidencias. La receta para conseguirlo consiste en combinar soluciones BPM para la automatización de los flujos del proceso, RPA para la robotización de los procesos administrativos y data analytics, e inteligencia artificial para la explotación inteligente y la trasformación en acción de los datos.

Desplegar la potencia RPA implica construir robots —programas que controlan a otros programas—, y para ello resulta fundamental apoyarse en una solución avanzada.

Cabe reseñar, por último, que asegurar el buen funcionamiento de este trío tecnológico requiere un sistema de vigilancia. Para ello, además de contar con la tecnología, el conocimiento y la experiencia, son necesarios servicios de BPO que permitan a las empresas confiar en expertos para asegurar el funcionamiento correcto de la automatización.

Caso de éxito: automatización de planificación de fábrica

Típicamente, en el proceso de planificación de una fábrica se han invertido esfuerzos en soluciones de gestión de la producción (MPS), en planificar los requerimientos de materiales (MRP) o en la capacidad real de producción (CRP). Sin embargo, aun con estos sistemas desplegados suelen aparecer problemas relacionados con los faltantes de stock a los que se dedican muchas horas de trabajo manual con el objetivo de asegurar que el proceso de fabricación sigue su curso.

El proceso es ahora mucho más robusto, se han eliminado errores y descuidos, y se ha reducido el 80% del trabajo repetitivo

Como ejemplo de lo que la RPA puede aportar en estos casos, una empresa de montaje de muebles en Andalucía encontró en esta herramienta la respuesta para eliminar los múltiples procesos que ejecutaba diariamente de forma manual, asegurando que el plan de producción se ejecutara de forma adecuada.

La empresa venía haciendo uso de un Excel, donde descargaba el listado de componentes faltantes, cantidad y fecha de necesidad. Este procedimiento suponía una media de cuatro horas diarias de trabajo sin que esto aportara un valor añadido.

Tras analizar el proceso se planteó la automatización a través de una solución RPA disponible en modelo de pago por servicio (RPA as a service). A través de esta solución, el robot se encarga de generar y descargar el listado de faltantes del planificador, y de recoger del ERP los datos sobre pedidos en curso para los componentes faltantes, así como la información relevante del maestro de Artículos y Proveedores.

Con todos estos datos genera automáticamente una clasificación en función de las acciones que se pueden realizar automáticamente (búsqueda de componentes alternativos, propuesta de pedidos a proveedores alternativos, envío automático de correos a proveedores solicitando anticipos de entregas, etc.) , pero también presenta una lista al planificador con aquellos componentes en los que no se puede tomar una decisión automática, para que pueda concentrarse en este trabajo. Además, otro robot realiza el trabajo de seguimiento de todas estas acciones.

Como resultado de esta automatización, el proceso es ahora mucho más robusto, se han eliminado los errores y descuidos en el seguimiento de faltantes, y se ha reducido en cerca del 80% el trabajo repetitivo de los planificadores en esta tarea.