Ajustar las nóminas cuando se producen incidencias en la planificación que afectan a los turnos de trabajo previstos, estar pendientes de enviar la nómina por correo electrónico a quien la pide o revisar de principio a fin cada solicitud de vacaciones para asegurarse de que no existen equivocaciones son algunas de las tareas repetitivas que frustran a no pocos profesionales del área de recursos humanos (RR. HH.) y, además, abren la puerta a que se produzcan errores asociados a los procesos de carácter manual.

Estas actividades rutinarias impiden que los profesionales se dediquen a tareas que aportan verdadero valor, como atraer, potenciar y fidelizar el talento —mejorando, por ejemplo, la estrategia de formación—, o asegurar la eficiencia y mejorar la productividad de los empleados desarrollando el modelo de evaluación del desempeño…; en definitiva, a facilitar el smart working.

Solo con información, conocimiento y tecnología es posible alcanzar la excelencia en la gestión del talento

Claro ejemplo de esta situación es el proceso de onboarding. Contar con una potente plataforma de gestión de recursos humanos permite ejecutar con eficiencia gran parte de las tareas relacionadas con este proceso: los contratos se pueden tramitar de forma ágil en la plataforma utilizando la firma digital cuando sea necesario y gestionando con seguridad datos personales y contractuales.

No obstante, algunas actividades necesitan ir más allá de esa plataforma; sucede, por ejemplo, cuando hay que acceder a un sistema para copiar determinados datos, entrar a una web para activar el seguro médico, enviar un correo al área de TI para que se asigne un PC, enviar otro para activar las aplicaciones que requerirá el nuevo profesional, otros cuantos más para planificar las sesiones de acogida… Todo esto acaba imponiendo un trabajo tedioso y repetitivo.

En un escenario así es donde la automatización robótica de procesos (RPA) adquiere una importancia decisiva. Su objetivo es que la tecnología se encargue de ejecutar todas esas tareas que hasta ahora habían de realizarse de forma manual, repitiendo los mismos pasos una y otra vez. Conseguimos de este modo reducir tiempos y costes mientras ganamos agilidad y calidad; y con un beneficio añadido: los profesionales de RR. HH. se sienten realizados, ya que dedican su tiempo a tareas de verdadero valor añadido.

De la intuición al conocimiento

Además de RPA, los profesionales de RR. HH. y gestión del talento disponen también de otras tecnologías para lograr la excelencia e impactar directamente en la productividad de la organización: hablamos de la analítica y de la inteligencia artificial (IA).

Por un lado, gracias a las capacidades que pone a nuestra disposición la denominada people analytics (si nos ceñimos al área de gestión de personas), los profesionales pueden tomar sus decisiones a partir de datos e informaciones concretas, sin depender de impresiones más o menos subjetivas. Esa subjetividad a la hora de decidir podría acabar minando su credibilidad ante, por ejemplo, un comité de dirección. Ahora ya no hablamos de opiniones, sino de hechos concretos y análisis estructurados.

People analytics permite tomar decisiones a partir de datos, sin depender de impresiones más o menos subjetivas

En relación con esa analítica y su impacto en la fidelización del talento, podemos hablar, por ejemplo, de la importancia de contar con una correcta estrategia de gestión del clima laboral. Ya no basta con realizar una encuesta una vez al año: hoy es necesario, y factible gracias a la tecnología, tomar constantemente el pulso a la organización, a las inquietudes, impresiones y sentimientos de los profesionales. Solo así es posible contribuir de forma sólida a la fidelización del talento, lo que redundará directamente en una mayor productividad y eficiencia y, por ende, en mejores resultados.

Además, gracias a la correcta realización de esas encuestas de clima, y contando con un enfoque de gestión y análisis automático por oleadas, es posible argumentar ante el comité de dirección la necesidad de invertir, por ejemplo, en formación de liderazgo para mandos intermedios, si es que los datos recogidos apuntan con evidencias concretas en esa dirección. Asimismo, lo que no es menos importante, podemos actuar y medir el impacto de las medidas que se tomen y hacer ver a los profesionales que sus opiniones son valoradas y tenidas en cuenta.

También es vital destacar que, gracias a la inteligencia artificial y al big data, es posible desarrollar algoritmos que identifiquen patrones específicos de las características de cada organización, para, incluso, adelantarnos al futuro. Un caso muy representativo de esta capacidad es el de la “identificación de riesgo de fuga de talento”: a partir de situaciones pasadas, consolidando, estructurando y analizando la información disponible, es posible establecer causas raíz para actuar sobre ellas y tomar decisiones para minimizar esa fuga de talento no deseada cuando el sistema nos alerte de que se puede producir.

Mejora continua de la productividad

En un primer nivel, contar con datos fehacientes acerca del cumplimiento de turnos y horarios les facilita a las empresas la tarea de alinearse con la normativa vigente (registro de jornada laboral, convenios, teletrabajo…). Pero esto debería ser solo el primer escalón: lo realmente interesante es ir un paso más allá, analizando cómo trabajan nuestros profesionales y cruzando esa información con su impacto en determinados indicadores de negocio.

De esta forma será posible identificar las mejores formas de trabajar: no se trata de ser “la policía del dato” —un mero vigilante—, sino de ser capaz de ver de qué manera el cómo impacta en el qué. La inteligencia artificial puede ayudarnos a identificar los patrones óptimos de desempeño, a saber por qué algunos profesionales son más productivos que otros y a poner las conclusiones al alcance de toda la organización.

La inteligencia artificial puede ayudarnos a identificar los patrones óptimos de desempeño

Como en casi todos los casos, no se trata de “café para todos”. La definición clara de los objetivos es la clave del éxito de cualquier proyecto de transformación digital relacionado con la gestión del talento, y es igualmente fundamental conocer el estado y el grado de madurez de cada organización.

Talento e Inteligencia artificial

Así, en aggity identificamos cuatro etapas de madurez —Automatización Básica, Digitalización Avanzada, Smart Working y People Analytics— y proporcionamos a las organizaciones conocimiento experto y una plataforma de software (BesTalent IA by aggity) sobre cuyos módulos funcionales se extienden sendas capas transversales de RPA y ciberseguridad para llevar la gestión de los RR. HH. y el talento a un nuevo nivel.

Ese es nuestro objetivo y lo estamos alcanzando con casos de éxito en organizaciones y empresas que desarrollan su actividad en sectores como el sanitario, los servicios, la educación o la industria, y que han conseguido elevar hasta en un 42% la productividad e incrementar al mismo tiempo la satisfacción de los empleados hasta en un 70%.