Gobierno del dato

Hoy en día resulta innegable el papel que desempeña el dato para poder obtener unos resultados óptimos en cualquier proyecto de transformación digital. Es indispensable que los datos de la organización estén correctamente ordenados e identificados, que se eviten los silos de información y que se establezcan los mecanismos que garanticen su óptima calidad, independientemente del área en la que sean generados.

Abordar un programa de implantación de un gobierno del dato plantea una serie de beneficios clave en aspectos como el aumento de la confianza y coherencia de la información, reforzando el potencial de este tipo de iniciativas. Al mismo tiempo, permite eliminar o minimizar el trabajo duplicado, así como el riesgo de multas regulatorias, al trabajar apoyándonos en la seguridad de la información.

Evaluar el nivel de madurez es crucial para planificar la implantación de un programa de gobierno del dato

Son muchas las organizaciones que tienen dudas a la hora de implantar un programa de gobierno del dato. A continuación, vamos a describir los principales pasos que se han de seguir, así como las tareas más relevantes que deben ser consideradas.

Aspectos estratégicos

En este primer punto nos referimos al conjunto de actividades e interacciones previas que debemos plantear a la organización antes de poner en marcha un proyecto de este tipo. Los principales aspectos que debemos considerar son:

• Motivación. Básicamente se trata de conocer cuál es el criterio por el que la organización ha decidido incorporar un gobierno del dato. En este ámbito, es importante conocer el escenario y las razones que han provocado esa decisión. Por poner dos ejemplos, el planteamiento se formulará de manera diferente si la decisión proviene de adoptar una nueva tecnología o de la incorporación de un nuevo modelo de gobierno.
• Nivel de madurez respecto al gobierno de los datos existente en la organización. Esta evaluación es crucial para poder planificar de manera adecuada la implantación de un programa de gobierno del dato. Ayuda a describir y entender el estado actual de las capacidades de gestión de la información, su madurez y efectividad. Con estas evaluaciones será posible medir el programa y su eficacia en diferentes aspectos.
  • Madurez en la gestión de los datos.
  • Capacidad de cambio.
  • Disponibilidad para colaborar.
  • Alineamiento con las áreas de negocio.
• Visión compartida. Determinar las expectativas y necesidades reales que la organización pretende cubrir. El enfoque y gestión de una organización basada en datos implica una transformación que, en algunas compañías, requiere un cambio de mentalidad, organización y maneras de trabajar, entre otros aspectos. Disponer de un espacio de diálogo en este punto pretende alinear visiones, establecer de forma clara y transparente qué supone implantar un gobierno del dato, y hasta dónde estamos dispuestos a llegar con dicha transformación.
• Visión del negocio. Se trata de conocer en detalle el escenario donde se desarrollará este gobierno, principales actividades, particularidades, su cadena de valor, la competencia, etc. Es muy importante tener claro todo esto si se pretende ayudar a gestionar su activo más valioso.

Implementación

Las actividades enumeradas en esta sección deberían ser abordadas de manera incremental. Aunque esta decisión pertenece al ámbito interno, es recomendable plantear algunos elementos comunes a la hora de despleguarlas.

• Asignación de roles y responsabilidades. Es importante designar e identificar a los futuros custodios y propietarios de los datos, así como determinar las responsabilidades asociadas a cada rol participante en su gobierno. La correcta designación de roles es fundamental para conseguir un gobierno del dato efectivo y exitoso.
  • Data stewards de negocio. Encargados de la supervisión, estos roles suelen desempeñar actividades clave dentro de los diferentes procesos de negocio de la organización.
  • Data stewards técnicos. Equipos que ofrecen soporte y experiencia técnica a los dominios de negocio y a los data stewards de negocio.
  • Data owners. En muchos casos, poseen no solo los conocimientos, sino también la jerarquía requerida para la aprobación de los temas relacionados con el dominio del dato.
• Identificar los dominios de datos. Los dominios de datos suelen ser un espejo de las áreas funcionales que componen la organización. Es importante conocer el número de dominios de datos existentes, identificar cada uno de ellos y determinar su naturaleza. Sin embargo, este planteamiento puede verse afectado por la información obtenida tras la revisión de la estrategia del programa.
• Creación del glosario de negocio. No se trata de un diccionario de datos. Un glosario empresarial es un punto focal para establecer un correcto gobierno del dato y compartir vocabulario interno unificado dentro de una organización.
• Política de datos corporativa. Una declaración de los principios generales que la empresa se compromete a cumplir en torno a los datos y su gestión. Dentro de ella se establecen una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados, y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos, estándares, etc.) de la organización referentes a los datos.
• Identificación de normativas y aspectos regulatorios. Es importante realizar un inventario, clasificación y sondeo de todas aquellas normativas que se aplican en la organización. Parte de la función del gobierno de datos es supervisar y garantizar el nivel de compliance. El conocimiento de las regulaciones y de los marcos legales es indispensable para no incurrir en ningún tipo de discrepancia. Las áreas que suelen disponer del conocimiento y experiencia en su aplicación son aquellas relacionadas con funciones legales, cumplimiento normativo, seguridad o auditoría.

Control y gobierno

Debemos asegurar y garantizar que las “reglas del juego” se están cumpliendo en todas y cada una de las áreas de la organización, por lo que debemos establecer algún tipo de estructura encargada de ejecutar y soportar de manera continuada las diferentes actividades relacionadas con la gestión de los datos. Las siguientes son las principales tareas que debemos llevar a cabo para cumplir con este objetivo.

• Modelo de gobierno. Plantear y detallar el modelo de gobierno, así como los mecanismos de gestión que mejor encajan con la estructura de la organización. Existen diferentes modelos:
  • Centralizado. Gestión del gobierno del dato y de sus dominios desde una única área de la organización.
  • Replicado. Reproducir el gobierno del dato seccionado por áreas de negocio o geografías a fin de generar un menor impacto. Dividir el control de las áreas dependientes puede resultar ventajoso en aquellas organizaciones que provienen de un pasado con un fuerte componente monolítico y centralizado.
  • Federado. Asignar funciones y responsabilidades asociadas con el gobierno del dato entre áreas.
• Estructura de comité. Es importante determinar los espacios, agendas y órganos de decisión responsables del gobierno del dato, además de los diferentes foros y espacios de debate que deberían incorporarse en la organización para poder asegurar el control que se establece sobre los datos.
• Establecer un portfolio. Debemos determinar los diferentes mecanismos que vamos a emplear para incorporar cualquier iniciativa relacionada con la gestión de datos por desarrollar, así como la gestión del portfolio de proyectos de datos.
• KPI de seguimiento. Definición de indicadores que permitan determinar el avance de la implantación del programa de gobierno a través de un enfoque basado en el “cómo”, indicando el nivel de efectividad de los procesos que vertebran el gobierno del dato planteado, y cómo están contribuyendo a alcanzar los objetivos fijados. El impacto y el valor deben ser financieramente cuantificables, por lo que la medición de la eficiencia y las mejoras de efectividad sobre el estado actual de los datos son un punto de partida desde el que comenzar la actividad de medición del avance e informe de resultados.
• Servicios de datos. Publicar el catálogo de servicios ofrecidos por el área de datos permite que la organización conozca los diferentes servicios que se articulan en torno al gobierno de los datos, con información precisa y actualizada sobre los aspectos operacionales que se ofrecen, así como sobre su estatus actual.
• Resolución de incidencias. Se trata de definir un procedimiento para determinar, anotar, priorizar, analizar y resolver todos los temas relacionados con los datos y su gobierno. Es necesario que el equipo responsable se plantee cómo afrontar y resolver cualquier conflicto que pueda generar una incidencia, y que se comunique a la organización cómo va a ser gestionado y resuelto.

Gestión del cambio

Por último, cualquier organización que se plantee emprender un programa de gobierno del dato a menudo va a requerir transformar su actual visión, aplicando todo tipo de cambios en los procesos, en los roles de trabajo, en las estructuras organizacionales y también en los tipos y usos de la tecnología.

En la gestión del cambio es importante dedicar una especial atención al rol de las personas

Además, en la gestión de este cambio no debemos olvidar el rol de las personas. Es importante dedicarle una especial atención a este aspecto, centrando el esfuerzo en dos áreas principales: los planes de formación y capacitación, y la puesta en marcha de un adecuado plan de comunicación que dé respuesta a cuestiones tales como qué es el gobierno del dato y cómo nos va a afectar a título individual.