La crisis sanitaria del coronavirus está afectando a todos los órdenes de la vida de una manera que habría sido impensable apenas hace mes y medio. La salud, la economía, la política, la educación, los transportes o las relaciones sociales han visto cómo sus reglas saltaban por los aires. Es evidente que el teletrabajo responde mejor a las necesidades de flexibilidad y conectividad que imponen los nuevos modelos organizativos.
Una de las consecuencias de esta revolución laboral forzada es la irrupción del teletrabajo como la alternativa real, y casi única, para que las empresas puedan mantener sus actividades en marcha. Con la obligatoriedad de quedarse en casa debido al confinamiento, el trabajo remoto se ha convertido en la tabla de salvación de la productividad de las compañías.
Por supuesto, esta fórmula no es válida para todos los puestos ni en todas las empresas. En muchos casos la opción de teletrabajar es inviable, pero, según las estimaciones más conservadores, aproximadamente el 20% de los trabajadores sí pueden completar sus responsabilidades y tareas desde sus casas. Para ellos ha comenzado el desafío de mantener la productividad de sus empresas.
El falso mito de la productividad se desmonta en cuanto se hace una sencilla operación: medir
Esta transición de lo presencial a lo remoto está siendo problemática en un alto número de casos, y, en su mayoría, las razones que hay detrás no son de carácter técnico. Afortunadamente, la tecnología necesaria para desplegar una red de teletrabajo ya existe, tiene un precio ajustado, es sencilla de implantar y no requiere enormes esfuerzos de formación para los usuarios.
Existen numerosas aplicaciones y dispositivos adecuados para ello y gracias a estas herramientas hay muy pocas cosas de la operativa normal de una compañía que no puedan hacerse de manera remota. No hablamos solo a nivel individual, sino también colectivo: desde videoconferencias con los clientes hasta mantener reuniones virtuales con el equipo, hacer valoraciones sobre dedicación o productividad, o realizar entrevistas de trabajo.
Por tanto, no es una cuestión ni técnica ni de costes, sino que tiene que ver con la excepcionalidad de la situación. Primero porque la adopción de esta medida ha sido repentina y no ha habido tiempo material para planificar o formar a los trabajadores adecuadamente. Incluso ha supuesto un reto importante para las empresas que ya tenían experiencias previas en esta modalidad de trabajo: no es lo mismo tener a un pequeño porcentaje de la plantilla teletrabajando ocasionalmente, o unas pocas horas al día, que pasar —de golpe— al 100% de tus profesionales haciéndolo los cinco días de la semana.
El gran secreto: medir
A eso hay que sumar el reto que suponen las limitantes barreras de mentalidad a la hora de romper con determinadas creencias y mitos muy fuertemente arraigados en la cultura empresarial. Una de esas creencias es la sensación de pérdida de control, por parte de los directivos, sobre su equipo, por el hecho de no tenerlos delante y “ver” lo que están haciendo. Una barrera que procede de estilos de liderazgo jerárquicos, basados en el control y no en la autogestión de los profesionales. La mentalidad del “presencialismo”.
La otra gran barrera psicológica se encuentra en la falsa creencia de que dejar que los trabajadores desarrollen su labor fuera del centro de trabajo hace caer dramáticamente su productividad. Este es un mito que no tiene ningún fundamento científico y que se desmonta fácilmente en cuanto se hace una sencilla operación: medir.
Contar con sistemas de medición fiables y rigurosos acerca de los niveles de desempeño de los trabajadores es, de hecho, una de las grandes claves del éxito de los sistemas de teletrabajo. Se necesitan métricas objetivas, que proporcionen un feedback actualizado y riguroso tanto a los trabajadores como a sus directivos, con datos sobre los tiempos de trabajo efectivo, pero que, además, faciliten información objetiva acerca de en qué tareas los trabajadores son más productivos y en cuáles es necesario introducir mejoras.
Contar con sistemas de medición fiables y rigurosos acerca de los niveles de desempeño de los trabajadores es una de las grandes claves del éxito del teletrabajo
Con este tipo de datos, las empresas obtienen valiosa información para tomar mejores decisiones, por ejemplo, a la hora de repartir más equitativamente la carga de trabajo o diseñar modelos que combinen lo remoto con lo presencial. Además, los propios trabajadores son los primeros en apreciar las ventajas del teletrabajo, ya que pueden conocer de forma objetiva cuál es su productividad y en qué tareas o aplicaciones concretas están obteniendo mejores resultados, algo fundamental para ayudarles a gestionar mejor su tiempo.
Con este tipo de métricas se demuestra que el teletrabajo no solo no ofrece menores niveles de productividad a las empresas, sino que muchas veces los supera. Esto no debería extrañar a nadie si pensamos en las ventajas que ofrece esta modalidad en términos de satisfacción del empleado (que puede conciliar y autogestionar sus tiempos de trabajo sin depender de un horario prefijado), reducción de distracciones o eliminación de tiempos dedicados a desplazamientos. De hecho, un 90% de las empresas que han empezado a utilizar nuestras métricas han ido aumentando paulatinamente el porcentaje de tiempo dedicado a estas actividades remotas, así como el de trabajadores ocupados en ellas.
Hoja de ruta
Para implantar un sistema de teletrabajo de una manera eficaz y lo más rápida posible, es necesario conocer de forma previa en qué punto se encuentra la empresa. Aquellas organizaciones que ya contaban con experiencias previas tendrán, obviamente, algunas ventajas sobre aquellas que lo han tenido que incorporar por primera vez. En cualquier caso, es necesario realizar un análisis pormenorizado de los puestos de trabajo y de los propios perfiles de los empleados y sus circunstancias, para poder establecer qué personas dentro de la organización pueden o no acogerse al teletrabajo.
El siguiente paso es crear un marco de actuación que permita sentar las bases de una cultura de teletrabajo en la empresa. Hay que definir aspectos como la seguridad, el acceso, los equipos, los procedimientos o los sistemas de comunicaciones, estableciendo protocolos que garanticen el cumplimiento de estas premisas, por ejemplo, en cuanto a medición de la jornada laboral o derecho a la desconexión digital.
Finalmente, hay que consensuar unos objetivos individuales y colectivos, y establecer la forma de medirlos y supervisarlos, tanto en lo que se refiere a esfuerzos como a objetivos.
