En las organizaciones de TI, el concepto de transformación digital parece haberse traducido como “transformación ágil”. Esto creó la necesidad de adoptar nuevas formas de trabajo, como Agile, DevOps y Lean. El más reciente de esta lista es ITIL4, que habla de “agilizar” el método de trabajo de las organizaciones de servicios. Las compañías vuelven a apostar por desarrollar la formación de sus trabajadores, pero cuidado: tener un certificado en el bolsillo no significa estar preparado para cambiar.
Según Boston Consulting Group, el 70% de los esfuerzos de transformación fracasan porque no se presta suficiente atención a las personas. De hecho, un factor importante para el éxito de la transformación es “implementar talento de alto calibre”. Muchos empleados no tienen las habilidades adecuadas para iniciar, mantener y mejorar una transformación ágil.
A menudo se subestima la necesidad de contar con una serie de conocimientos y experiencias imprescindibles para alcanzar el éxito final de estas transformaciones digitales.
Las siguientes son las cinco habilidades clave que deben tener todos los empleados:
- Capacidad de trabajo en equipo, y también la de colaborar con otros equipos y otras partes interesadas del negocio.
- Capacidad de análisis crítico y habilidad para optimizar el trabajo propio.
- Capacidad de priorizar la carga de trabajo en función del valor comercial.
- Capacidad de resolución de problemas.
- Habilidad para emplear las herramientas necesarias para completar el trabajo de forma rápida y con una elevada calidad.
Estas son habilidades que se pueden aprender, en parte, a través de la formación tradicional. Pero que el efecto de estas skills sea más potente, y también más duradero, se logra cuando estas habilidades se desarrollan en el trabajo. A esto lo llamamos “aprendizaje experiencial”.
En una simulación, los empleados experimentan inmediatamente la recompensa de una experiencia exitosa
Después de todo, las capacidades se pueden poner en práctica en cualquier momento del día a día, y de su aplicación se pueden entresacar muchas lecciones interesantes. Por ejemplo, las simulaciones comerciales son un método muy adecuado para ensayar en un entorno de aprendizaje seguro. Además, dentro de una simulación es posible experimentar, cometer errores y preparar a los empleados para una situación de trabajo real.
Oportunidades de aprendizaje experiencial
La formación en nuevas formas de trabajar como Agile y DevOps no es suficiente. Están surgiendo nuevos términos como “cambio de mentalidad” y “cambio de cultura”. Se está volviendo crucial romper silos y desarrollar habilidades de comunicación y colaboración efectivas (las llamadas soft skills, aunque, de hecho, son las más difíciles de adquirir). Dentro del aprendizaje experiencial, estos aspectos se desarrollan paso a paso y luego se integran gradualmente en el nuevo comportamiento de los empleados.
La forma en que se diseña e imparte la formación implica que no siempre hay un retorno de la inversión. Hay dos posibles escenarios para afrontar estos procesos:
- Por un lado, reunir a todas las personas de la cadena de valor en una capacitación. A menudo capacitamos a las personas en silos. Los desarrolladores de software siguen la formación Agile o DevOps, las operaciones de TI siguen la formación ITIL, los gerentes y el personal de procesos siguen la formación Lean. Luego regresan a la oficina e intentan convencer a los otros silos para que adopten su nueva forma de trabajar. Esto conduce al refuerzo de culturas diferenciadas entre “ellos y nosotros”. Este proceso se ve agravado por la falta de las habilidades de comunicación y colaboración mencionadas anteriormente.
- Por otro, enfocar la capacitación en la resolución de problemas. La obtención de un certificado es fundamental en muchos cursos de formación, pero lo importante es que en la formación de hable acerca del reto que debe resolverse. Este problema y la solución pueden muy bien servir como programa y enfoque de la capacitación. En ese momento entra en juego el primer punto (formar la cadena de valor).
Lo que no funciona es imponer la nueva forma de trabajar desde arriba. Los participantes en una capacitación a menudo carecen de aceptación y compromiso, tienen poca información sobre cuál será el beneficio que obtendrán personalmente y no comprenden lo que los participantes deben “hacer” después de la capacitación. La simulación puede ayudar con este problema, pues consiste en que experimenten juntos el nuevo método de trabajo y, por tanto, investiguen qué valor añadido puede aportar. A continuación, pueden determinar juntos una agenda para la formación. De esta manera, se puede crear una mejor participación.
Transformación o implementación
La transformación es un viaje, generalmente largo, compuesto por una serie de cambios más pequeños a lo largo del tiempo. Después de todo, tenemos que acostumbrarnos a una forma diferente de trabajar, que es nueva y nunca se ha aplicado en “nuestro” contexto.
Agile y DevOps no es suficiente. Están surgiendo nuevos términos como “cambio de mentalidad” y “cambio de cultura”
Por esa razón, todos los marcos se basan en un enfoque de aprendizaje continuo, experimentación, retroalimentación y mejora. Por lo tanto, por definición, estas son competencias básicas, de principio a fin. Sin embargo, se presta muy poca atención a la enseñanza de estas habilidades y conocimientos.
Durante una simulación, los participantes tienen la oportunidad de experimentar una transición completa del “viejo hacer y pensar” al “nuevo hacer y pensar”. Esto les permite experimentar lo que les sucede a los empleados en una organización y cómo lidiar con ello.
Los gerentes a menudo luchan con el rol de liderazgo en las transformaciones. Por ejemplo, los líderes piensan que la capacitación no es necesaria para ellos. Eso puede ser cierto (a veces), pero no significa que no puedan desempeñar un papel relacionado con el valor de “aprender juntos”, practicar el propio (nuevo) rol, ejemplarizar con el comportamiento y aprender a liderar una organización que está en constante cambio. Todo esto se promueve dando a los gerentes —y a los líderes de equipo— un papel protagonista a la hora de armar los equipos que se enfrentarán a las simulaciones. De este modo forman parte de la solución y pueden ejercer su propio papel en la transformación. Además, esto envía una señal directa a la organización: la dirección también lo está haciendo.
Aprendizaje sobre una base real
Una simulación empresarial es un taller dinámico e interactivo que se desarrolla en formato presencial o en línea. Los participantes desempeñan funciones comerciales y de TI en un entorno simulado. Se enfrentan a una carga de trabajo realista que incluye planes modificados, nuevas prioridades, requisitos de seguridad y mucha más información que ejerce presión sobre el equipo. Los equipos tienen el desafío de resolver los problemas con el conocimiento y las habilidades disponibles. El poder de la simulación es que las dinámicas son realistas y se parecen mucho al día a día que viven los participantes.
Una simulación no es el remedio para todo, pero sí es una parte muy importante de la solución
A diferencia de lo que ocurre en un entrenamiento tradicional, en el que la teoría se aplica a una simulación, en un ejercicio realista es la teoría adquirida la que se emplea en un contexto real. Esto hace que la formación teórica sea más divertida y educativa. Los participantes pueden experimentar con el efecto derivado de aplicar la teoría. De esta manera, se sacan una serie de conclusiones de las elecciones que se toman, porque el efecto es inmediatamente visible. Todos los participantes se van a casa llenos de conocimientos e ideas para aplicar lo aprendido en su propia situación laboral.
Debido a que la transformación es un viaje largo, de muchos pasos (y, en ocasiones, pequeños), el aprendizaje y la mejora continuos son una base importante en cualquier transformación. Este ciclo de mejora continua es fundamental para las simulaciones. De hecho, en ocasiones, las cosas tampoco van bien en el ensayo y se necesitan varias vueltas para aprender. Al reflejar e identificar áreas de mejora después de cada ronda, la colaboración continúa y va mejorando el proceso, lo que incide positivamente en el resultado del entrenamiento.
Una simulación siempre debe ir precedida de un contenido, en el que se examinen los objetivos de aprendizaje, los problemas y los puntos de atención. Esto permite que los participantes se concentren en estos aspectos durante la simulación. Además, este método se puede utilizar en diferentes situaciones y para diversos grupos.
Eso sí, es importante que el objetivo sobre el que se va a experimentar se centre en aquello que la organización necesita. De esta manera, pueden entrelazarse estrechamente la trayectoria de aprendizaje con la práctica laboral diaria. Los participantes reciben retroalimentación inmediata sobre los resultados del aprendizaje en un entorno que se asemeja a su propia situación laboral, lo que les permite probar y aplicar nuevas habilidades y conocimientos de inmediato.
Confianza y cultura
Además, con este tipo de simulaciones las personas tienen la oportunidad de convertir inmediatamente las nuevas habilidades en experiencias exitosas. Si los participantes aplican lo que han aprendido, y son recompensados con buenas experiencias, también emplearán todos estos conocimientos y habilidades recién adquiridos de manera consistente. Por esta razón, es importante sacar una conclusión clara sobre el proceso de simulación, hablar sobre lo que se ha descubierto y lo que se puede aplicar de inmediato, tanto a nivel personal como de la organización, y qué se debe hacer para poder ponerlo en práctica. Los participantes deben pensar tanto en los aspectos con mayor nivel de dificultad (como la aplicación de los marcos y la teoría) como en las denominadas “habilidades blandas”, como la comunicación y colaboración (es decir, qué hacer para crear seguridad, confianza o una cultura de retroalimentación abierta). De hecho, las acciones personales pueden convertirse en parte de un plan de aprendizaje y desarrollo personal.
Lógicamente, una simulación no es el remedio para todo, pero sí es una parte muy importante de la solución, que debe integrarse en un enfoque de aprendizaje. Los gerentes deben asegurarse de que el tiempo y el esfuerzo, así como el apoyo, la práctica, la retroalimentación y el entrenamiento se utilicen para aplicar lo aprendido en el trabajo diario. Eso es esencial: sin este enfoque consciente habría sido un día divertido de juegos, pero nada más.
