En los procesos de compra, las empresas tienen que lidiar diariamente con diferentes tipos de proveedores y con cantidades ingentes de pedidos, confirmaciones y avisos de entrega. En muchos casos, incluso en plena era digital, estos documentos todavía se siguen procesando de forma manual y en un volumen que continúa en pleno crecimiento. En concreto, el seguimiento de las confirmaciones de pedidos inexistentes o incorrectas supone importantes cantidades de tiempo y dinero, y a menudo representa serios desafíos para el departamento de compras.

Esta situación no solo da lugar a una menor seguridad en la planificación del proceso operativo de compras, sino que limita la posibilidad de lograr ciertos objetivos, como el de ofrecer un suministro interno fiable, dentro de plazo y en el momento adecuado de los bienes, materiales o recursos.

El email transaccional permite automatizar el intercambio de pedidos y confirmaciones con cualquier proveedor

Además, hay que contar también con los posibles errores de procesamiento, que pueden generar ciertas molestias en las relaciones comerciales con los socios. De esta forma, cada vez se hace más necesario comprobar los procesos de comunicación existentes entre el departamento de compras y los proveedores, y actualizarlos y optimizarlos para garantizar un correcto funcionamiento.

Optimizar la comunicación con los proveedores

Además de lograr unos procesos técnicos más fluidos, la mejor relación con el proveedor también ayuda a garantizar que los procesos de compra se llevan a cabo de manera eficiente. Según un estudio publicado recientemente por McKinsey, las buenas relaciones comerciales y los proyectos de innovación conjuntos tienen un papel muy importante a la hora de desarrollar oportunidades de digitalización y de introducir nuevos y eficientes modelos operativos. Es evidente que trabajar en estrecha colaboración con los proveedores brinda a ambas partes la oportunidad de aumentar las ventas y los beneficios.

De este modo, fortalecer la relación con ellos, integrar los sistemas más allá de las fronteras de la empresa y digitalizar los procesos asociados son pilares muy importantes para el futuro de los departamentos de compras. En este ámbito, una solución óptima de e-procurement (aprovisionamiento electrónico) permite combinar todos estos factores e integrar proveedores de cualquier prioridad y tamaño en una única plataforma. Es más, debería ser posible hacerlo incluso en aquellos casos en los que estos no dispongan de una conexión EDI completa propia; algo que puede suceder, por ejemplo, si no les resulta rentable por el bajo volumen de pedidos que manejan.

Por otro lado, este tipo de soluciones también ayudan a evitar una sobrecarga de la infraestructura de TI de la empresa, pues reducen el nivel de complejidad.

Retos para alcanzar la integración

EDI (intercambio electrónico de datos o, en inglés, electronic data interchange) es un formato estándar electrónico para el intercambio de documentos empresariales entre diferentes compañías. Una solución que hace innecesarios los documentos en papel, lo que reduce el tiempo requerido para gestionar la documentación y elimina los errores inherentes al procesamiento manual.

EDI hace innecesario el uso del papel, lo que reduce el tiempo de gestión y elimina los errores humanos

Hasta la fecha, el EDI tradicional se ha basado en una relación de poder: los grandes compradores, como las empresas de gran distribución o la sanidad, imponían a sus proveedores adherirse a estándares EDI como condición para mantener una relación comercial estratégica. Algunos de estos proveedores invertían en tecnología para mejorar sus procesos; otros simplemente lo hacían para contentar a sus clientes y seguir trabajando con ellos.

No obstante, y a pesar de encontrarse en dicha posición, muchos de estos grandes compradores cuentan con proveedores de los tipos B y C (los siguientes perímetros de compra), para los que no resulta rentable una conexión directa a causa del reducido volumen de pedidos que manejan. Hablamos de pequeñas empresas, con relaciones esporádicas o estacionales, pero que pueden llegar a ocupar un porcentaje alto del aprovisionamiento.

El caso del sector manufacturero es distinto, precisamente porque en él se trabaja con una amplia comunidad de proveedores, muy heterogénea y variopinta. De este modo, el grado de influencia sobre ellos es menor y los proyectos de EDI tradicional no son efectivos en la práctica. Como consecuencia, la integración con estas empresas es muy limitada y se reduce a unos pocos proveedores, o directamente a ninguno.

Lo habitual en este escenario es entablar una comunicación rudimentaria o no estructurada durante el proceso de compra, la cual se traduce, en la mayoría de los casos, en pedidos de compra que salen del ERP a través del correo electrónico, a ciegas. Es decir, no existe la necesaria actualización de pedidos en curso, y, además, se impone una elevada carga de trabajo manual para monitorizar y seguir estos pedidos.

Email transaccional

Una solución a este tipo de escenario es Retarus WebConnect for Suppliers, que aborda esta problemática combinando lo mejor de la integración EDI/B2B con el uso de la tecnología de email transaccional. Esta solución hace posible automatizar el intercambio de pedidos y confirmaciones virtualmente con cualquier proveedor.

El proceso es el siguiente: cada pedido se envía como un correo electrónico interactivo; mediante este mensaje, el proveedor recibe un acceso directo a la sesión WebConnect, desde donde puede confirmar, rechazar o procesar el pedido con un único clic. A partir de aquí, Retarus envía la confirmación del proveedor como un mensaje EDI estándar al sistema ERP del cliente, donde se automatiza el procesamiento del pedido.

Gracias a la supervisión automatizada, el departamento de compras controla que los proveedores responden a tiempo

De esta forma, gracias a la supervisión automatizada, el departamento de compras controla que los proveedores responden a tiempo. De hecho, el uso de esta herramienta ha demostrado un incremento de hasta el 75% en las confirmaciones de pedidos.

Protección de datos y cumplimiento

Otro de los puntos importantes en este escenario es lo que atañe a la seguridad y la protección de los datos, o el cumplimiento de los requisitos legales y de las normativas. En este ámbito, Retarus apuesta por el procesamiento local y procesa todos los datos internamente en centros auditables certificados, entre otras, por la norma ISO 27001.

De igual forma, además de los estándares específicos del sector y las exigencias que marca el RGPD, los servicios de Retarus también cumplen los requisitos más exigentes en cuanto al cumplimiento de normativas, y son examinados según SOC 1 y SOC 2 tipo II.