La digitalización y el cloud computing han convertido la gestión de activos de software (SAM, software asset management) en un campo apasionante. Esta disciplina no solo permite controlar los costes en el ámbito de TI de forma eficaz, sino que también transforma la tecnología en un pilar clave del crecimiento y la competitividad.
La tecnología es, sin duda, el catalizador de los negocios, pues obliga a las empresas a adaptar continuamente sus procesos a las nuevas propuestas tecnológicas para seguir siendo competitivas. En estos momentos, muchas organizaciones trabajan con una combinación de soluciones on-premise y en la nube, por lo que la gestión del software y de los servicios cloud, a través de toda la infraestructura TI, se ha vuelto más compleja.
Por otra parte, es importante tener en cuenta que la innovación tecnológica ya no afecta solo a los perfiles más técnicos, sino que diferentes figuras de distintos departamentos están involucradas en la adquisición y uso de las soluciones existentes. De hecho, en lo tocante a tecnología, el responsable de compras ya no atiende solo las demandas del departamento de TI: las peticiones llegan ahora de todas las divisiones de la empresa.
Además, uno de los mayores retos que enfrentan todas las organizaciones es el relacionado con optimizar costes, lo que comprende el gasto en tecnología. Según un informe propio, el 89% de las compañías españolas considera que la optimización de los costes TI es una prioridad para su negocio, pero solo el 51% de los directivos afirman conocer con exactitud cuánto gastan en tecnología.
SAM supone una excelente oportunidad para reducir significativamente los costes y mejorar el ROI de los activos TI
En realidad, el gran reto no se limita a comprender lo que están gastando: se extiende también a conocer mejor sus propias organizaciones y a garantizar que las inversiones generan valor para el negocio.
En este escenario, adquirir software puede resultar una tarea desalentadora. Según Gartner, la ampliación constante de la oferta de software y servicios cloud ha provocado que en la última década muchas organizaciones hayan llegado a duplicar el número de proveedores tecnológicos con los que trabajan. Semejante abundancia ha llevado al límite a los recursos internos, incapaces de analizar eficazmente las condiciones contractuales o gestionar las renovaciones.
La buena noticia es que, en estos momentos, cada organización puede optimizar la compra de software de acuerdo con sus necesidades específicas. La implantación de una estrategia de gestión de activos de software (SAM) supone una excelente oportunidad para reducir en gran medida sus costes y mejorar drásticamente el retorno de la inversión de sus activos TI.
SAM, eficiencia en la gestión de activos
En este escenario, SAM (software asset management) es un enfoque integral dirigido a gestionar los activos de software de una organización a lo largo de su ciclo de vida. Implica los procesos y tecnologías para gestionar y optimizar la compra, implementación, mantenimiento, utilización y eliminación de aplicaciones de software.
Se trata de garantizar que las tecnologías y la infraestructura de las organizaciones sean lo suficientemente flexibles para, por un lado, optimizar sus operaciones actuales, y, por otro, permitir el crecimiento futuro.
En definitiva, el objetivo de SAM es garantizar que los activos de software se utilizan de manera eficaz, cumplen con los acuerdos de licencia y respaldan los objetivos de negocio de la organización.
Los beneficios de SAM pueden resumirse en:
- Reducción de gastos innecesarios mediante la eliminación de licencias infrautilizadas y la consolidación de las compras de software.
- Garantía de cumplimiento de los acuerdos de licencia de software y prevención de costosas sanciones por incumplimiento.
- Optimización de las operaciones de TI y mejora de la eficiencia en la implementación y el uso del software.
- Minimización de los riesgos asociados con las auditorías de software y las violaciones de seguridad de los datos.
Estrategia de SAM
Antes de comenzar con el despliegue de herramientas SAP es necesario abordar unos pasos previos, como llevar a cabo una evaluación y un inventario exhaustivos de todos los activos de software existentes en la organización. Esto permitirá determinar su situación con respecto al compliance y cuán conveniente es renovarlos, en función de las necesidades reales de la organización.
También sería necesario proporcionar información a los empleados sobre las políticas y las mejores prácticas de SAM, así como establecer procesos de monitorización y llevar a cabo revisiones regulares destinadas a controlar que la estrategia mantiene su relevancia y eficacia en el tiempo.
Además, una estrategia SAM eficaz requiere la colaboración entre diferentes figuras de la organización para garantizar que los procesos de gestión de activos de software se implementen, mantengan y optimicen correctamente. Los directores del proyecto SAM son los encargados de supervisar todo el programa, coordinar las actividades de las distintas figuras involucradas, desarrollar políticas y procedimientos y asegurarse de que la organización los respete. Los directores de TI, los responsables de adquisiciones, del área financiera y los líderes de las distintas unidades de negocio deberían también formar parte activa del proyecto.
Casos de uso
Hay cientos de historias de éxito relacionadas con proyectos de gestión de activos de software en los que hemos participado, aunque me gustaría destacar tres ejemplos en los que muchas organizaciones pueden verse reflejadas:
- El primero tiene como protagonista a Vestas, un fabricante líder de turbinas eólicas que ha conseguido ahorrar tres millones de euros gracias a la optimización SAM.
- La segunda historia se desarrolla en Bodø Kommune, un municipio del norte de Noruega que consiguió reducir un 50% sus costes en Azure.
- De manera similar, LGI Group, una multinacional logística, ha logrado un ahorro de cien millones de euros en tres años, lo que representa un 20% de los costes de licencias de Microsoft.
Estos ejemplos demuestran los beneficios tangibles de una estrategia SAM bien ejecutada y confirman que cualquier compañía puede ahorrar, por término medio, entre el 20% y el 30% de sus costes en activos de software.
La rápida evolución de las soluciones tecnológicas y de la nube hace que el asesoramiento sobre el software y el entorno cloud se haya convertido en una especialidad crítica para el negocio. Si se aprovecha al máximo, permite ahorrar ingentes sumas de dinero a organizaciones de todo tipo, además de dotar de mayor flexibilidad a sus operaciones.
