La crisis del COVID-19 ha puesto al descubierto los diferentes grados de preparación de las empresas para facilitar el teletrabajo de forma ágil y generalizada, y nos ha reafirmado en nuestro convencimiento de que, a mayor grado de digitalización, mejor capacitadas están las organizaciones para que los profesionales desarrollen su actividad con eficiencia, independientemente del lugar desde el que la ejecuten.
En España, en circunstancias normales, únicamente el 22,3% de la población ocupada puede teletrabajar, es decir, solo 4,4 millones de profesionales cuentan con las soluciones tecnológicas adecuadas para desarrollar su trabajo a distancia. No obstante, la crisis del coronavirus y la entrada en vigor del Real Decreto del Estado de Alarma ha exigido a muchas empresas reorganizarse y habilitar esta posibilidad para el conjunto de sus empleados.
Es cierto que el grado de preparación para teletrabajar varía dependiendo del tipo de actividad, pero también lo es que la crisis provocada por el COVID-19 ha demostrado hasta qué punto la digitalización de los procesos, y específicamente la de los relacionados con la gestión del talento, resulta determinante para mantener la productividad en un entorno de teletrabajo.
En este contexto, el objetivo es doble. Primero, salir reforzados de esta compleja situación y, segundo, estar mejor preparados para un potencial nuevo embate. Alcanzar ambas metas exige que el trabajo resulte eficiente y para ello es imprescindible que las organizaciones cuenten con una estrategia en la que se recojan todas las necesidades y requerimientos de la empresa y de sus profesionales, y esto implica, de forma ineludible, el uso de soluciones digitales.
Comunicación y control
En la gestión del trabajo a distancia hay dos cuestiones críticas: la comunicación bidireccional entre empresa y empleados, y, por otra parte, la integración de herramientas para el control horario, la formación continua, el desarrollo profesional, la evaluación del desempeño y, por supuesto, la resolución de incidencias.
En el caso concreto de los usuarios de nuestra herramienta, Corporate Messenger by aggity, la adopción del trabajo en remoto no ha supuesto ningún obstáculo ni riesgo. De hecho, con anterioridad a la crisis, este chat corporativo venía facilitando la comunicación y la colaboración a través de mensajería instantánea o videollamada, posibilitando esa comunicación remota “cara a cara” tan necesaria. Además, se trata de un sistema privado, seguro y completamente confidencial.
La crisis del COVID-19 ha demostrado hasta qué punto la digitalización de la gestión del talento resulta determinante
Además, las organizaciones usuarias de un sistema para el registro de jornada también han podido abordar la nueva situación con mayor resiliencia. Estas herramientos han permitido que cada trabajador pueda registrar, desde el ordenador o el móvil, su localización o contabilizar sus horas de trabajo; todo ello en tiempo real y con datos visibles, tanto para el empleado como para el supervisor. En cuanto a los los gestores y responsables de equipos, les ha permitido, por ejemplo, gestionar los calendarios diarios, mensuales y anuales.
Portal del empleado
En un contexto de teletrabajo, un portal del empleado resulta decisivo, tanto para empleados como para el área de RRHH, y aporta numerosas ventajas en cuanto a la creación y compartición de una cultura común.
El profesional tiene acceso a toda la información sin tener que depender de terceros, lo que incluye sus nóminas y todo tipo de documentos internos. Desde este punto central puede acceder también a herramientas como, por ejemplo, las de control horario, o al calendario, para conocer de forma rápida cualquier modificación relativas a él o a las tareas asignadas.
Por su parte, los profesionales de RRHH pueden poner a disposición de los trabajadores todos los documentos normativos, así como cualquier información que consideren útil o relevante para ellos. Esta herramienta es también un canal de comunicación bidireccional en el que todas las gestiones están centralizadas y unificadas, lo que permite responder ágilmente a cualquier cuestión, ya sea por motivos organizativos, de gestión de tareas o imprevistos.
El portal del empleado también resulta muy útil para la evaluación de competencias y la gestión de la formación; sin olvidar que es una ayuda de primer orden para automatizar las gestiones puramente administrativas.
Habitualmente, los profesionales de RRHH invierten mucho tiempo y esfuerzo en tareas cotidianas, como la gestión de nóminas, de las bajas laborales o de incidencias, o la atención a solicitudes de los trabajadores. Muchas de estas gestiones se pueden automatizar, al menos en cierto grado, aprovechando el portal del empleado, lo que permite conocer, en tiempo real, cualquier modificación de las tareas o gestiones asignadas que deben realizar, y todo ello sin necesidad de ningún trámite complementario. De esta forma, también se fomenta la autogestión de los trabajadores en procesos como, por ejemplo, la planificación de las vacaciones o la gestión de las sustituciones ante imprevistos.
Se trata de que la tecnología ayude a gestionar el activo más valioso de cualquier empresa, las personas
El portal del empleado es también un espacio de conexión y colaboración, que abre la puerta a distintas funcionalidades según cada perfil. Esto permite que los profesionales de RRHH desarrollen una gestión del talento verdaderamente avanzada. En el caso de BesTalent IA by aggity, el portal del empleado facilita el acceso a cualquiera de los módulos de la solución —Registro de Jornada, Planificación, Presupuestos, Nómina y People—, módulos que giran en torno a un núcleo: Gestión del Talento – Talent IA.
Gestión inteligente del talento
La gestión del talento es una de las áreas en las que las tecnologías de inteligencia artificial (IA) tienen más potencial. El módulo Gestión del Talento – Talent IA es un ejemplo claro de ello. Empezando por áreas como el reclutamiento y la selección, la empresa dispone de un sistema de selección dentro de su propia web con la ventaja que supone poder llevar a cabo de forma automatizada una preselección de los CV de los candidatos.
Una vez que los profesionales son parte de la organización, la IA seguirá contribuyendo al éxito en ámbitos tales como la formación y el desarrollo de las carreras profesionales dentro de la organización, al asegurar que los planes formativos se integren con todas las fases y necesidades del empleado y de la empresa; la evaluación del desempeño, al facilitar la medición, control y mejora continua de la actuación de los empleados; y el desarrollo profesional.
Se trata, pues, de que la tecnología ayude a gestionar el activo más valioso de cualquier empresa, las personas; independientemente de la distancia que medie entre profesionales y gestores.
