Al hablar de espacios de trabajo me remito a mi infancia, aquella época en la que producía proyectos, maquetas, y hojas y hojas con ejercicios matemáticos resueltos, y en la que las preguntas sobre historia me obligaban a utilizar como único recurso mi memoria. En ese momento todo dependía de mí y de las herramientas que tuviera a mi disposición: calculadoras, libros, materiales de escritorio, etc.

Esa situación cambió un poco cuando tuve mis primeros empleos, aunque ya estaba habituada a las herramientas de trabajo. Mi mochila diaria contenía cuadernos de notas, libros de consulta, el periódico y, por supuesto, una agenda.

Con todo eso llegaba a la oficina, me reunía con algunas personas, preparaba otros temas y, de repente, cuando me acordaba de consultar el reloj, tenía que salir corriendo a otra reunión.

La transformación digital la vivimos todos y somos coprotagonistas del salto acelerado de estos últimos dos años

La constante era mi equipaje, al que en algunas ocasiones debía añadir el ordenador. Recuerdo que en esos tiempos esto podía significar, dependiendo del equipo, ¡hasta un kilo! Hoy, después de poco más de una década, la historia es diferente: mi oficina está en la nube y mi gestión la puedo hacer incluso desde un móvil. En la actualidad, al igual que otras muchas personas, he tenido que reaprender a desarrollar mi trabajo en un espacio digital.

Un salto hacia el futuro

Aunque los más jóvenes quizá desconozcan algunas de las herramientas a las que he hecho referencia, seguramente, al igual que yo, muchos otros lectores habrán vivido esta transición o incluso conocido otras formas de trabajo. Lo que es seguro es que hace dos años el mundo era diferente; y aunque el cambio es la única constante, la mayoría de los trabajadores no esperábamos un salto tan abrupto hacia el futuro digital, que se preveía como un viaje a medio o largo plazo.

Por ejemplo, según Randstad Research, antes de la pandemia, aproximadamente solo el 16% de los empleados en España disfrutaban de un modelo de teletrabajo. Es decir, aunque las compañías sabían que debían experimentar ese modelo de trabajo y facilitar a sus trabajadores las condiciones para ponerlo en práctica, todavía era un aspecto exótico y voluntario. No obstante, tras la pandemia, el teletrabajo o trabajo remoto, como lo llaman en algunas culturas corporativas, es ya la principal modalidad a la que se acogen los empleados.

En ese sentido, y aunque es algo bien sabido, es importante mencionar que el 2020 fue un año que marcó a la humanidad, no solo por la carga emocional o la incertidumbre acerca de lo que nos pasaría a título individual, de lo que les sucedería a nuestras familias…, sino también por la complejidad que implicaba continuar con la vida diaria. No había certezas, solo la necesidad de adaptarnos y encontrar un camino que facilitara obtener resultados.

El rol de las empresas

En medio de la complejidad del momento fuimos testigos de la transformación de un entorno VUCA (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity; volátil, incierto, complejo y ambiguo) hacia un entorno BANI (brittle, anxious, no-linear, incomprehensible; quebradizo, ansioso, no lineal e incomprensible), en el que las organizaciones han empezado a fortalecer sus culturas a través de modelos de trabajo en los que se busca una capacidad ágil de respuesta con un margen mínimo de error.

Las personas fueron el puente para elegir las herramientas que más valor generaban

La principal herramienta para lograr estas transformaciones ha sido la tecnología. De esta manera, tanto operativa como estratégicamente, las personas que forman parte de las organizaciones —y que deben migrar a esas nuevas culturas— han experimentado el impacto de los cambios en sus formas y espacios de trabajo.

En etapas iniciales de este proceso fue necesario acudir a herramientas o aplicaciones que, además de responder a las necesidades de conectividad, mitigaran los problemas del trabajo virtual: confiabilidad de la información, seguridad virtual, trabajo colaborativo, compromiso de las personas y cumplimiento de las metas, entre otros.

Precisamente, las personas fueron el puente para elegir las herramientas que más valor generaban a las necesidades de la compañía. De hecho, algunas de estas aplicaciones estaban todavía en versiones muy iniciales, como por ejemplo Teams, que, gracias a las opiniones e ideas de los usuarios, fue aumentando su catálogo de características y beneficios.

A través de estas exploraciones, las personas vivieron un mayor acercamiento a lo digital. Algunos incluso comprobaron que tenían mayor talento tecnológico del que creían tener y se convirtieron en embajadores de estas nuevas formas de trabajo.

Las transformaciones se sintieron en todos los sectores económicos. Especialmente durante los primeros meses, las compañías que mayor sobredemanda experimentaron fueron las tecnológicas, que en plazos extremadamente breves asumieron el reto y trabajaron para generar una solución a las repentinas necesidades del mercado.

Los fabricantes de software tuvieron que acelerar desarrollos, incluso ofertando aplicaciones o programas en versiones beta, utilizando después la retroalimentación de los usuarios para, sobre la marcha, ir ajustando sus funcionalidades. Su objetivo fue generar valor, solucionar la necesidad conexión y fortalecer los nuevos espacios de trabajo.

Espacios de trabajo: el puesto digital

Al pensar en estos avances vuelvo la vista hacia mi mochila (o mi maletín), que ahora solo contiene un ordenador portátil, una fuente de energía y… ya; no hay nada más, ni siquiera la agenda.

Ahora puedo desarrollar mi labor utilizando únicamente mi ordenador, móvil o tablet

Ahora puedo desarrollar mi labor utilizando únicamente mi ordenador, móvil o tablet; incluso offline puedo adelantar trabajo, que, tan pronto como me conecte de nuevo a Internet, se sincronizará para que el resto del equipo pueda consultar, compartir o modificar la información.

Son muchos los beneficios derivados de esta forma de trabajo digital:

• La eliminación del “equipaje” que debíamos llevar siempre encima.
• La generación de valor a través de la experiencia del colaborador y del equipo de trabajo al que pertenece.
• El foco en dar respuesta a las necesidades del mercado.
• La oportunidad de compartir buenas prácticas y aprendizajes con el equipo de trabajo, fortaleciendo lazos y haciéndolos más integrales.
• La celeridad en la consulta de información para tomar decisiones.
• La mejora del ritmo de trabajo. Al tener un espacio digital, cada colaborador puede adaptar sus tiempos de producción individual.
• La capacidad de ajustar las acciones según los resultados que se van percibiendo en tiempo real.

Seguramente, si releemos este artículo dentro de cinco o diez años la realidad será diferente: podríamos encontrarnos modelos metavérsicos de trabajo; conocer nuevos entornos en los que la humanidad esté aún más expuesta, o más acostumbrada, a transformarse; escenarios en los que los contextos políticos o sociales —ya no solo sanitarios— nos obliguen a volver a modificar nuestra perspectiva…

En cualquier caso, lo importante siempre debe ser el bienestar de las personas, facilitarles en lo posible el desarrollo de su día a día en cualquier escenario. Finalmente, una vez más, la única constante es el cambio.