Transformar la función de compras

SAP Ariba

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La transformación digital es algo transversal a la organización. Las distintas funciones empresariales deben adaptarse al nuevo entorno digital, un reto que afecta tanto a las tecnologías y herramientas empleadas como a las personas y los procesos. Transformar digitalmente la función de compras es un objetivo que se enmarca en la estrategia de la compañía, pero trasciende la mera implantación de una aplicación que soporte el proceso de compras y aprovisionamiento.

Es un error muy común el tratar de definir el actual proceso de transformación digital desde un ámbito puramente tecnológico. A todas luces, se trata de una disrupción en toda regla, a la que hay que responder a través de nuevas herramientas digitales y tecnológicas, pero que también afecta de forma importante a las personas y los procesos implicados.

Esta nueva sociedad digital está afectando a todas las áreas empresariales y también, especialmente, en el ámbito de la función de compras, a través de una serie de serie de desafíos que deben afrontar en un escenario cambiante. Sus objetivos siguen relacionados con ofrecer ahorros anuales en las adquisiciones, pero cada vez más se les demanda una mayor implicación en todos los procesos empresariales relacionados con el aprovisionamiento a todos los niveles.

Sus responsabilidades van más allá de ofrecer una adecuada gestión de precios, los proce­sos de consolidación de proveedores o la aplicación de estrategias de abastecimiento que hagan frente a posibles interrupciones en la cadena de suminis­tro. Además, deben transformar sus procesos para reducir el coste de las transacciones, imponer el cum­plimiento de los controles y políticas que permitan reducir el fraude… En definitiva, hacer de la función de compras una ventaja competitiva y no solo un centro de costes.

SAP Ariba es el habilitador para la transformación del área de compras

Rediseño de la función

Transformar digitalmente la función de compras es un objetivo que se enmarca en la estrategia de la compañía, pero trascien­de la puesta en marcha de una aplicación que soporte el proceso de compras y apro­visionamiento. En este escenario resulta clave abordar una consultoría de rediseño de la función de compras, que permita evolucionar desde la visión actual, como dirección de com­pras y aprovisionamiento, a una fu­tura como dirección de control integral del gasto.

En un primer momento, los objetivos que se buscan están relacionados con la eficiencia de los procesos, a lo que se responde con la automatización de tareas, la definición de flujos de trabajo desatendidos, así como las prevalidaciones y consultas en tiempo real. Esto permitirá una mejora evidente de la productividad, reduciendo los procesos administrativos para potenciar que los responsables puedan dedicar su tiempo a aportar valor a la organización.

Además, estos automatismos ayudan a ga­rantizar el cumplimiento de las políticas internas a partir de la definición de reglas de negocio, redirigiendo la resolución y aprobación de excepcio­nes a los gestores adecua­dos.

Para llevar esto a la práctica, resulta esencial mejorar todo lo relativo al control y la eficiencia, potenciando la estandarización y la visibilidad completa de los procesos, así como una gestión de reglas y políticas de negocio unificadas. Además, es importante facilitar la implementación y gestión de mecanismos de control basados en estas reglas de negocio, así como de los correspondientes flujos de aprobación.

De igual forma, y tal y como ocurre en el resto de las áreas empresariales, es importante contar con una adecuada analítica de datos que facilite la toma de decisiones y ofrezca el adecuado reporting a la dirección acerca de los gastos en los que se ha incurrido y los ahorros que se han conseguido.

Por último, es también vital potenciar la implementación de mejoras orientadas a la experiencia de usuario, homogeneizando conceptos para reducir la necesidad de conocimiento específico, simplificar procesos o desarrollar la gestión colaborativa. Todo ello a través de soluciones accesibles desde múltiples dispositivos, que propongan una interfaz más intuitiva y amigable.

Plataforma tecnológica

Para poder llevar a cabo este proyecto de transformación es necesario hacer un replanteamiento tanto de los procesos y las funciones de los miembros del área como de la idoneidad de las herramientas que hasta ese momento se estaban utilizando. Resulta imprescindible alinear esta redefinición de funciones y procesos con la selección de la plataforma tecnológica, que es la que va a permitir cubrir de principio a fin el ámbito de actuación, incluyendo aspectos como la elaboración del presupuesto y la gestión de las necesidades; la evaluación y homologación de proveedores; la posterior negociación, contratación y aprovisionamiento; hasta el pago de las mercancías y servicios acordados.

En esta necesaria reingeniería de los procesos de compra y aprovisionamiento, la solución tecnológica desempeña un papel vital, ya que sirve como base para la transformación de esta función, poniendo a disposición de clientes y proveedores esta visión end-to-end.
En este contexto, SAP Ariba plantea una serie de ventajas evidentes:

  • Proporciona una visión completa de los proveedores, visión que abarca todo su ciclo de vida. Más allá de la información básica, incluye también la gestión de certificados, homologación, rendimiento y evaluación. Además, permite contar con datos específicos acerca de los riesgos que puede suponer el proveedor, tanto reputacionales como financieros.
  • Dota de capacidad de análisis a los procesos de negociación con los proveedores, recopilando tanto los datos económicos como los de las valoraciones técnicas, para poder ponderarlas de una forma ágil y flexible. Además, permite combinar distintos tipos de procesos de compra, como RFI (request for information), RFP (request for proposal) o subastas.
  • Permite la gestión de todo el proceso de elaboración de  contratos, de tal forma que queda integrada en la cadena de aprovisionamiento, en la compra tanto de servicios como de materiales.
  • Facilita la integración de la plataforma de compras con los sistemas back-end de la compañía en ámbitos como la gestión de presupuestos, la gestión de la necesidad y los procesos de facturación.

Habilitar la transformación

El paso desde una función de compras tradicional hacia una auténtica dirección estratégica de control integral del gasto requiere el rediseño de los procesos y funciones y su inexorable alineamiento con la tecnología.

SAP Ariba es el habilitador de esta transformación al dar una respuesta global a las necesidades relacionadas con el proceso de compras y control del gasto. Sus características más importantes son las siguientes:

  • Permite analizar los retos y beneficios que aportan las estrategias basadas en solución de mercado (COTS) frente a aplicaciones desarrolladas a medida.
  • Su nivel de cumplimiento global con respecto a los requisitos funcionales, tecnológicos y estratégicos del nuevo proceso de compras y control del gasto.
  • Modalidades de licenciamiento y flexibilidad para adecuarse a los requisitos estratégicos y tecnológicos.
  • Escalabilidad y tiempos de implementación muy ajustados.
  • Multicanalidad y user experience.
  • Integridad del dato y auditoría.
  • Seguridad.