Aunque la seguridad está acaparando un mayor nivel de protagonismo en todo tipo de ámbitos, es evidente que la percepción de los riesgos asociados al uso de todo tipo de dispositivos debe todavía mejorar. Este es el caso de los sistemas de impresión y de gestión de imagen digital, implantados de forma masiva en todo tipo de corporaciones.
Recientemente, Sharp ha realizado un estudio en el que han participado más de 5.500 empleados de pequeñas y medianas empresas europeas. Una de sus conclusiones es que la mayoría de ellas subestiman la importancia de contar con herramientas de seguridad de impresión, así como de formar a sus recursos humanos en buenas prácticas de uso. De hecho, solo el 10% de los trabajadores considera que los equipos de impresión multifunción pueden suponer un riesgo para la seguridad de su empresa y ser objeto de un ataque al mismo nivel que otros dispositivos profesionales como los PC o los portátiles.
Solo el 10% de los trabajadores considera que los equipos multifunción pueden suponer un riesgo para la seguridad de su empresa
En opinión de Juan Marco, director comercial de Sharp España, “los riesgos de no controlar el uso de los equipos multifunción van desde la carga de malware, intencionadamente o no, a la fuga de los datos confidenciales de los documentos abandonados por un descuido en la bandeja de salida”.
Otro dato importante que desvela esta investigación es que el 62% de los trabajadores de empresas con menos de 49 empleados declara no precisar de ninguna autenticación para usar estos equipos, cifra que baja al 43%, en el caso de empresas con entre 151 y 250 empleados. Además, el 40% declara no haber recibido formación sobre su uso seguro, mientras el 55% dice desconocer que los hackers puedan interceptar un documento escaneado.
El estudio de Sharp señala también que el 25% de los trabajadores ha encontrado información confidencial o personal no destinada a ellos en la bandeja de salida del equipo multifunción. Asimismo, un 28% ha impreso documentos personales creados fuera del lugar de trabajo y un 14% documentos descargados a pesar de la advertencia de su peligrosidad.
Seguridad integral sobre cuatro ejes
Según apunta Juan Marco, la solución comienza con la formación de los trabajadores, pero es importante que se acompañe de la tecnología que permita configurar una estrategia integral de seguridad en base a cuatro ejes principales: la red corporativa, las actividades relacionadas con la salida de documentos, la gestión de los archivos electrónicos y en papel, y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Sharp responde a este escenario a través de una amplia gama de equipos de impresión que incorpora, de serie, una serie de funciones avanzadas de seguridad que proponen una respuesta adecuada a todas estas cuestiones:
- Sobreescritura de los datos del disco tras cada tarea.
- Cifrado del almacenamiento y protección con contraseña.
- Certificación SSL-Security Socket Layer (capa de conexión segura) que verifica automáticamente la seguridad de todos los servidores externos que se comunican con el multifunción.
- Sistema de gestión de las salidas de documentos que incluye el control de acceso mediante la autenticación del usuario, la aplicación de reglas de impresión, la restricción de funcionalidades en función del perfil del empleado, y el seguimiento y disposición de información precisa de todos los documentos gestionados.
- Trazabilidad del ciclo de vida de los documentos, desde su captura (digitalización, indexación y direccionamiento), su almacenamiento, su gestión, incluido el establecimiento de derechos de acceso y el seguimiento de las distintas versiones, su conservación por motivos legales, su eliminación de forma segura o su integración con, por ejemplo, sistemas de contabilidad o ERP.
